Abnahmeprotokoll Vorlage kostenlos
Die Abnahme ist der wichtigste Moment des Auftrags: Erst ab hier wird Dein Geld fällig, das Risiko geht auf den Kunden über und die Gewährleistungsfrist beginnt. Wer nur per Handschlag abnimmt, verschenkt im Streitfall bares Geld. Ein sauberes, beidseitig unterschriebenes Protokoll ist Dein wichtigster Beweis.
Lade die kostenlose Vorlage herunter und nimm Deine Gewerke so ab, dass Fälligkeit, Fristen und Vorbehalte sauber geregelt sind.
Das gehört rein
Damit Deine Vorlage rechtssicher und vollständig ist — hier die wichtigsten Angaben.
Vertragsparteien und Bauvorhaben
Auftraggeber und Auftragnehmer mit Anschrift, das Bauvorhaben sowie der zugrunde liegende Vertrag (Datum, ob BGB oder VOB/B). Dazu Abnahmedatum, Ort und die anwesenden Personen.
Festgestellte Mängel und Restarbeiten
Jeder Mangel einzeln mit Beschreibung, Ort und Frist; Restarbeiten gesondert auflisten. Wegen unwesentlicher Mängel darf der Kunde die Abnahme nicht verweigern, wegen wesentlicher schon (§640 BGB).
Vorbehalte ausdrücklich erklären
Bekannte Mängel und eine Vertragsstrafe musst Du Dir bei der Abnahme vorbehalten, sonst gehen die Rechte verloren (§640 Abs. 3 BGB, §341 Abs. 3 BGB / §11 VOB/B). Dafür gehören Ankreuzfelder ins Protokoll.
Ergebnis, Frist und Unterschriften
Ergebnis (Abnahme erfolgt / nicht / unter Vorbehalt), Beginn und Dauer der Gewährleistungsfrist (i. d. R. 5 Jahre nach BGB, 4 Jahre nach VOB/B) sowie die Unterschriften beider Parteien mit Ort und Datum.
Praktische Tipps
- Nimm immer förmlich und schriftlich ab — das ist das beste Beweismittel und dreht die Beweislast zu Deinen Gunsten.
- Protokolliere Mängel konkret, jeden einzeln mit Frist; liste Restarbeiten gesondert auf.
- Sichere eine Vertragsstrafe nur durch ausdrücklichen Vorbehalt im Protokoll.
- Mach Fotos und denke bei Verbrauchern an den Textform-Hinweis zur fiktiven Abnahme.
So nutzt Du die Vorlage
- 1Lade die kostenlose Abnahmeprotokoll-Vorlage als PDF herunter.
- 2Trage Parteien, Bauvorhaben, Datum und die festgestellten Mängel mit Fristen ein.
- 3Halte Vorbehalte und das Ergebnis fest und lass das Protokoll von beiden Seiten unterschreiben.
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Mit craftivo hängen Abnahme, Fotos und Mängel am Projekt — und aus dem abgenommenen Auftrag wird mit einem Klick die Schlussrechnung mit dem richtigen Fälligkeitsdatum.
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Häufige Fragen: Abnahmeprotokoll Vorlage
- Wann wird mein Werklohn fällig?
- Grundsätzlich erst mit der Abnahme (§641 Abs. 1 BGB). Ohne Abnahme gibt es in der Regel keinen durchsetzbaren Zahlungsanspruch. Eine konkludente Abnahme kann auch in der vorbehaltlosen vollständigen Bezahlung der Schlussrechnung liegen.
- Was passiert mit der Gewährleistung nach der Abnahme?
- Die Frist beginnt taggenau mit der Abnahme: in der Regel 5 Jahre nach BGB (§634a) bzw. 4 Jahre, wenn die VOB/B vereinbart ist (§13). Gleichzeitig kehrt sich die Beweislast um — ab jetzt muss der Kunde einen Mangel beweisen.
- Muss der Kunde trotz Mängeln abnehmen?
- Wegen unwesentlicher Mängel ja — die Abnahme darf er dann nicht verweigern (§640 Abs. 1 BGB). Wegen wesentlicher Mängel darf er verweigern. Bekannte Mängel muss er sich bei der Abnahme vorbehalten, sonst verliert er die Rechte daraus.
- Was ist eine fiktive Abnahme?
- Das Werk gilt als abgenommen, ohne dass es ausdrücklich erklärt wird: nach §640 Abs. 2 BGB, wenn Du eine angemessene Frist gesetzt hast und der Kunde nicht unter Angabe mindestens eines Mangels verweigert (bei Verbrauchern nur mit Textform-Hinweis), oder nach VOB/B §12 Abs. 5. Die förmliche Abnahme ist trotzdem sicherer.
Stand 2026. Dieser Inhalt ist eine allgemeine Information und keine Rechts- oder Steuerberatung — im Zweifel frag Deinen Anwalt oder Steuerberater. Fristen und Grenzen können sich ändern.