Was ist ZUGFeRD? Das Hybrid-Format für E-Rechnungen einfach erklärt

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Das Besondere: Es ist ein Hybrid-Format. Du bekommst eine ganz normale PDF-Rechnung, die Du wie gewohnt öffnen und lesen kannst — und in dieser PDF sind die Rechnungsdaten zusätzlich als strukturiertes XML eingebettet.

Damit ist eine ZUGFeRD-Rechnung beides zugleich: ein Dokument für Deinen Kunden zum Anschauen und ein Datensatz, den die Buchhaltungssoftware automatisch einliest. ZUGFeRD ist technisch identisch mit dem französischen Format Factur-X.

Nicht jede ZUGFeRD-Datei erfüllt die deutsche E-Rechnungspflicht. Das Bundesfinanzministerium erkennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 an — mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL, die nicht ausreichen.

Auf der sicheren Seite bist Du mit dem Profil EN 16931 (früher „COMFORT“ genannt): Es enthält alle Pflichtangaben und ist EU-konform. Ein gutes Rechnungsprogramm wählt das passende Profil automatisch, sodass Du Dich darum nicht kümmern musst.

Der Unterschied liegt in der Lesbarkeit: ZUGFeRD ist ein Hybrid (PDF + XML in einer Datei), die XRechnung ist reines XML ohne sichtbares Dokument. Für die meisten Handwerksbetriebe ist ZUGFeRD im Alltag angenehmer, weil der Kunde die Rechnung wie eine gewohnte PDF sieht und trotzdem alles rechtskonform ist.

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Behörden) ist dagegen meist die XRechnung gefragt. Die gute Nachricht: Mit der richtigen Software ist beides nur eine Einstellung — der Inhalt der Rechnung bleibt derselbe.