Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen und Buchungsbelege sind seit der Verkürzung durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz 8 Jahre aufzubewahren (vorher 10 Jahre). Für Bücher, Bilanzen und Inventare gelten weiterhin 10 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres.

Gibt es eine offizielle GoBD-Zertifizierung?

Nein. Das Finanzamt erteilt keine verbindlichen Bescheinigungen zur GoBD-Konformität einer Software. Entscheidend ist das tatsächliche Systemverhalten und Deine Verfahrensdokumentation — nicht ein Werbe-Siegel.

Muss auch ein kleiner Handwerksbetrieb die GoBD beachten?

Ja. Sobald Du Rechnungen, Belege oder Stunden digital erfasst, gelten die GoBD-Grundsätze. Eine angemessene, einfache Verfahrensdokumentation wird auch von Kleinbetrieben erwartet.

GoBD einfach erklärt: Was Handwerker zur digitalen Buchführung wissen müssen

GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Es ist eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums (BMF), die regelt, wie Du steuerrelevante Daten und Belege digital führen und aufbewahren musst.

Stand: 24. Juni 2026 · Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung.

Was bedeuten die GoBD?

Die GoBD sind kein eigenes Gesetz, sondern eine Verwaltungsanweisung des BMF (zuletzt geändert 2024 und 2025). Sie konkretisieren, was die Abgabenordnung und das Handelsgesetzbuch von einer ordnungsmäßigen Buchführung verlangen — übertragen auf die digitale Welt.

Für Dich als Handwerksbetrieb heißt das: Sobald Du Rechnungen, Belege oder Stunden digital erfasst, müssen diese Daten bestimmte Grundsätze erfüllen, damit das Finanzamt sie bei einer Betriebsprüfung akzeptiert.

Die wichtigsten Anforderungen

Im Kern geht es um diese Grundsätze:

Unveränderbarkeit: Einmal erfasste Buchungen und Belege dürfen nicht spurlos geändert oder gelöscht werden. Änderungen müssen über eine Historie nachvollziehbar bleiben (§ 146 Abs. 4 AO).
Nachvollziehbarkeit: Ein sachverständiger Dritter muss jeden Geschäftsvorfall vom Beleg bis zur Buchung und zurück nachvollziehen können.
Vollständigkeit und zeitgerechte Erfassung: Alle Vorfälle lückenlos und zeitnah erfassen.
Maschinelle Auswertbarkeit: Die Daten müssen dem Prüfer in auswertbarer Form zur Verfügung gestellt werden können.

Aufbewahrungsfristen und Verfahrensdokumentation

Rechnungen und Buchungsbelege musst Du seit der Verkürzung durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz 8 Jahre aufbewahren (vorher 10 Jahre). Für Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare gelten weiterhin 10 Jahre. Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres der letzten Eintragung bzw. Ausstellung.

Dazu kommt die Verfahrensdokumentation: eine schriftliche Beschreibung, wie steuerrelevante Belege in Deinem Betrieb entstehen, erfasst, verarbeitet, archiviert und gegen Verlust geschützt werden. Ihr Umfang richtet sich nach der Betriebsgröße — auch ein kleiner Betrieb sollte sie haben.

Gibt es eine „GoBD-Zertifizierung“?

Nein. Die GoBD selbst stellen klar (Rz. 179–181): Die Finanzverwaltung gibt keine Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit einer Software ab — weder im Rahmen einer Außenprüfung noch als verbindliche Auskunft. Wirbt ein Anbieter mit „GoBD-zertifiziert“, ist das also kein behördliches Siegel.

Der Grund: Ob Deine Buchführung ordnungsmäßig ist, hängt nicht allein von der Software ab, sondern auch davon, wie Du sie nutzt. Was zählt, ist das tatsächliche Systemverhalten — Festschreibung, Korrektur per Gegeneintrag, lückenloser Nummernnachweis und revisionssichere Aufbewahrung. Genau das findest Du auf unserer GoBD-Produktseite im Detail.

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Häufige Fragen

Wofür steht die Abkürzung GoBD?: GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ — eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?: Rechnungen und Buchungsbelege sind seit der Verkürzung durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz 8 Jahre aufzubewahren (vorher 10 Jahre). Für Bücher, Bilanzen und Inventare gelten weiterhin 10 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres.
Gibt es eine offizielle GoBD-Zertifizierung?: Nein. Das Finanzamt erteilt keine verbindlichen Bescheinigungen zur GoBD-Konformität einer Software. Entscheidend ist das tatsächliche Systemverhalten und Deine Verfahrensdokumentation — nicht ein Werbe-Siegel.
Muss auch ein kleiner Handwerksbetrieb die GoBD beachten?: Ja. Sobald Du Rechnungen, Belege oder Stunden digital erfasst, gelten die GoBD-Grundsätze. Eine angemessene, einfache Verfahrensdokumentation wird auch von Kleinbetrieben erwartet.