Handwerker Software kostenlos: 10 Tools für deinen Betrieb

Dein Schreibtisch ist voll mit Zetteln, auf dem Handy hängen offene Fotos vom letzten Einsatz, und das Angebot für das Mehrfamilienhaus liegt immer noch halbfertig herum. Genau da fängt das Problem mit Handwerker Software kostenlos an, denn „kostenlos“ klingt gut, hilft aber nur dann wirklich, wenn Du im Alltag damit auch sauber arbeiten kannst. Entscheidend ist nicht der Null-Euro-Preis allein, sondern ob die Gratis-Version Dir bei Angeboten, Rechnungen, Dokumentation und mobilen Baustellenprozessen wirklich den Rücken freihält.

Inhaltsverzeichnis

• 1. QuoteKit
  • Für Solo-Betriebe mit wenig Schreibarbeit
• 2. Kervo
  • Wenn Du einfach nur sauber Angebote und Rechnungen brauchst
• 3. b:work Community Edition
  • Der kostenlose Einstieg mit Handwerksfokus
• 4. XRechnungs.de
  • Wenn E-Rechnung wichtiger ist als Plantafel
• 5. plancraft
  • Testen, dann im Gratis-Modus weitermachen
• 6. baumemo Basic
  • Saubere Doku für Baustelle und Mängel
• 7. HERO Doku
  • Wenn Baustellenbilder nicht im Chat versanden sollen
• 8. Repolog
  • Fotoberichte ohne große Büroarbeit
• 9. TC Rechnung
  • Maximal schlicht für Rechnungen unterwegs
• 10. HandwerkManager
  • Kostenlos starten, unterwegs weiterarbeiten
• Der richtige nächste Schritt für Dein digitales Büro
• Kurzvergleich: 10 kostenlose Handwerker‑Softwarelösungen
• FAQ
  • Ist kostenlose Handwerker-Software wirklich dauerhaft kostenlos?
  • Reicht eine Gratis-Version für E-Rechnung und GoBD?
  • Welche kostenlose Software eignet sich für Solo-Selbstständige?
  • Was ist für Baustellen wichtiger als reine Rechnungssoftware?
  • Wann lohnt sich der Wechsel von kostenlos auf bezahlt?

1. QuoteKit

Ein Angebot für den Anbau, die Rechnung für den Kundendienst und dazu noch Notizen aus dem Telefonat, das landet bei kleinen Betrieben schnell im Chaos. QuoteKit setzt genau dort an, wo Solo-Selbstständige und kleine Teams am meisten Zeit verlieren, nämlich beim schnellen Erstellen, Wiederfinden und Wiederverwenden von Angeboten und Rechnungen. Die Software bewirbt einen dauerhaft kostenlosen Free-Plan, was sie für den ersten sauberen digitalen Einstieg interessant macht, wenn Du ohne großen Aufbau starten willst. Auf der Website von QuoteKit findest Du den direkten Einstieg unter quotekit.de.

Für Solo-Betriebe mit wenig Schreibarbeit

Praktisch ist vor allem der Fokus auf den Kern. Die KI-gestützte Angebotserstellung aus Text oder Notizen passt gut, wenn Du nach dem Kundentermin direkt aus Stichpunkten ein Angebot bauen willst. Dazu kommt die GoBD-konforme Ablage auf Servern in Deutschland, was für die spätere Nachvollziehbarkeit im Büroalltag wichtig bleibt.

Praktische Regel: Wenn Du mit Angebot und Rechnung schon 80 Prozent Deiner Büroarbeit abdeckst, reicht so ein schlankes Tool oft eher als ein großes System mit Funktionen, die Du nie anfasst.

Der Haken ist klar. QuoteKit ist stark auf Angebot und Rechnung fokussiert, aber eben nicht auf Plantafel, Zeiterfassung oder große Baustellensteuerung. Für einen Malermeister mit einem Laptop im Büro kann das reichen. Für einen Betrieb mit mehreren Kolonnen wird es schnell eng.

2. Kervo

Manche brauchen keine dicke Software, sondern einfach einen ordentlichen Weg, Angebote und Rechnungen mit eigenem Branding rauszuschicken. Kervo geht genau diesen Weg. Die browserbasierte Lösung setzt auf wenig Hürde, keinen Installationsstress und einen dauerhaft kostenlosen Starter-Plan, was für Gründer und sehr kleine Betriebe angenehm ist. Direkt reinkommen kannst Du über kervo.at.

Wenn Du einfach nur sauber Angebote und Rechnungen brauchst

Kervo eignet sich gut, wenn Du zwischen Büro, Handy und Tablet wechseln willst, ohne erst ein System aufzusetzen. Die PWA-Nutzung macht das Ganze auf mobilen Geräten praktisch, gerade wenn Du auf der Baustelle kurz etwas nachsehen oder eine Rechnung vorbereiten willst. Die Oberfläche bleibt bewusst schlank.

Das ist der Vorteil und die Grenze zugleich. Kervo löst keine komplexe Einsatzplanung und ersetzt auch keine Plantafel. Wer nur saubere PDFs mit eigenem Look, Kundenverwaltung und ein paar Projektdaten braucht, bekommt hier einen schnellen Einstieg. Wer Teams, Nachkalkulation und Baustellenkoordination verbinden will, braucht später mehr.

3. b:work Community Edition

b:work ist für viele Handwerksbetriebe der klarste Null-Euro-Einstieg, weil die Community-Edition dauerhaft kostenlos nutzbar ist und einen direkten Funktionskern mitbringt. Laut Anbieter kannst Du ohne Kreditkarte starten, Dich in weniger als 10 Minuten registrieren und später bei Bedarf in die Pro-Version wechseln. Die Lösung findest Du unter bwork-software.de.

Der kostenlose Einstieg mit Handwerksfokus

Für Angebote, Rechnungen und Auftragsbestätigungen ist das ein brauchbarer Startpunkt. Gerade wenn Du als Gründer nicht erst Budget freimachen willst, ist so ein kostenloser Einstieg deutlich entspannter als ein sofortiges Abo. Die kostenlose Community-Edition richtet sich an kleine Betriebe und an Leute, die erstmal Ordnung ins Büro bringen müssen.

Merke: Kostenlos ist nur dann wirklich kostenlos, wenn Du den Funktionsumfang im Alltag nicht dauernd mit Zusatzwegen flicken musst.

Der Nachteil liegt wie so oft in den Grenzen. In der Community-Edition sind Funktionsumfang und Support begrenzt, und für tiefere Integrationen oder mehrere Nutzer brauchst Du die Pro-Version. Für einen Einzelbetrieb kann das reichen, für wachsende Teams eher nicht. Gerade wenn Du später mehrere Personen im System brauchst, solltest Du früh prüfen, ob der Sprung in die Bezahlstufe für Dich sauber passt.

4. XRechnungs.de

Bei der E-Rechnung entscheidet nicht mehr das Layout, sondern das richtige Format. XRechnungs.de passt deshalb für Betriebe, die elektronische Rechnungen sauber und regelkonform ausgeben müssen. Wer dazu mehr Praxis braucht, findet bei craftivo zusätzlich einen Leitfaden zu E-Rechnungspflichten unter craftivo.app/ratgeber/xrechnung.

Wenn E-Rechnung wichtiger ist als Plantafel

Das Tool unterstützt XRechnung und ZUGFeRD nach EN16931 und konzentriert sich klar auf Rechnungen. Genau das macht es für viele Betriebe interessant. Wenn Du für einen Kundendienstauftrag oder eine Schlussrechnung vor allem eine rechtssichere Ausgabe brauchst, ist ein Spezialtool oft passender als eine große All-in-One-Lösung, die im Gratisbereich an anderer Stelle Abstriche macht.

Laut den verfügbaren Infos gibt es ein Freikontingent. Für kleine Volumen ist das attraktiv, aber die kostenlose Version hat klare Grenzen, zum Beispiel ein Freikontingent für wenige Rechnungen und ein Wasserzeichen auf den Ausgaben. Eine Projektplanung oder Baustellensteuerung bekommst Du damit nicht. Das ist ein Rechnungswerkzeug, kein Bürozentrum.

Für Betriebe, die den ersten Umgang mit E-Rechnung suchen, ist genau diese Trennung ein Vorteil. Du bekommst die Kernaufgabe ordentlich gelöst. Alles andere bleibt bewusst außen vor.

5. plancraft

plancraft ist bekannt als Handwerkersoftware für Angebote, Rechnungen, Kalkulation und Baustellenprozesse. Entscheidend für diese Liste ist die Test- und Gratislogik. Nach der Testphase kann ein dauerhaft nutzbarer 0-€-Tarif folgen, allerdings mit eingeschränkten Funktionen. Mehr dazu findest Du direkt unter plancraft.com/de-de/preise und im Vergleich unter craftivo.app/vergleich/plancraft.

Testen, dann im Gratis-Modus weitermachen

Das ist für viele Betriebe fair gelöst. Du kannst die Software erst in Ruhe anfassen und dann sehen, ob der kostenlose Modus für Deinen Alltag reicht. Für Einzelunternehmer ist das oft der sinnvollere Weg als ein sofortiger Kauf.

Der Haken ist bekannt. Teamfunktionen und eine Plantafel liegen nicht im Gratisbereich, und auch beim Funktionsumfang bleibt der 0-€-Tarif begrenzt. Genau deshalb taugt plancraft eher als Testfeld und Einstieg als als vollwertiger Dauerersatz für ein wachsendes Büro. Wer nur seinen ersten digitalen Workflow braucht, kann damit gut starten. Wer mehrere Leute einplanen muss, merkt die Grenzen schnell.

6. baumemo Basic

Wenn auf der Baustelle etwas schiefgeht, hilft kein schönes Angebot, sondern saubere Dokumentation. baumemo Basic ist für genau diesen Zweck stark, nämlich Bautagebuch, Mängelmanagement und Fotodoku. Die Lösung läuft auf Web, iOS und Android. Der kostenlose Basic-Tarif ist zeitlich unbegrenzt, aber klar begrenzt. Zum Anbieter geht's über baumemo.de.

Saubere Doku für Baustelle und Mängel

Gerade bei kleineren Vorhaben ist das nützlich. Ein Projekt, tägliche Einträge, Fotos und Fristen bei Mängeln, das deckt schon viel Alltag ab. Die automatische Wetterübernahme ist dabei kein Spielzeug, sondern hilft, Bauverläufe plausibel zu dokumentieren.

Das Tool passt gut, wenn Du Baustellendokumentation getrennt von Angebot und Rechnung lösen willst. Es ist kein Ersatz für eine komplette Handwerkersoftware, aber als Baustein sehr ordentlich. Der Basic-Tarif bleibt auf ein Projekt und begrenzte Bildmengen beschränkt. Für kleine Bauvorhaben ist das brauchbar. Für parallele Baustellen oder Teamarbeit wird es eng.

7. HERO Doku

HERO Doku ist keine komplette ERP-Welt, sondern ein kostenlos nutzbares Werkzeug für Baustellendokumentation aus dem HERO-Umfeld. Das passt, wenn Du nicht sofort das ganze Büro umstellen willst, aber Belege, Fotos und Abläufe sauber festhalten musst. Das Angebot liegt bei sonepar.de/hero.

Wenn Baustellenbilder nicht im Chat versanden sollen

Statt eines weiteren WhatsApp-Chats mit Bildern und Sprachnachrichten bietet HERO Doku eine chronologische Projektübersicht. Projektfeeds, Foto- und Dateiablage sowie eine klare Reihenfolge helfen Dir, aus losem Material eine brauchbare Doku zu machen. Wer HERO Doku mit anderen Lösungen vergleichen will, findet eine Gegenüberstellung unter Craftivo HERO Vergleich. Im Alltag ist das oft hilfreicher als ein unübersichtlicher Nachrichtenverlauf.

Für Rechnungen und Angebote brauchst Du trotzdem eine andere Lösung. HERO Doku ersetzt keine vollumfängliche Handwerkersoftware. Es ist ein nützliches Zusatzwerkzeug, wenn Du Baustellenbelege schnell und ordentlich sammeln willst. Für Betriebe, die im Büro schon mit einem anderen System arbeiten, kann genau so ein Baustein sinnvoll sein. Wer alles aus einer Hand will, stößt hier an Grenzen.

8. Repolog

Ein Fotobericht ist oft schneller geschrieben als erklärt, was auf der Baustelle wirklich passiert ist. Repolog setzt genau da an. Die App strukturiert Fotodokumentation und baut daraus PDF-Berichte. Gerade für kleine Teams ist das ein sinnvoller Free-Plan, weil die Daten lokal auf dem Gerät bleiben. Du findest die App im Play Store unter Repolog für Android.

Fotoberichte ohne große Büroarbeit

Die lokale Speicherung ist für viele Betriebe ein Plus, weil nicht sofort alles in einer externen Cloud liegen muss. Offline-Nutzung hilft zusätzlich, wenn auf der Baustelle der Empfang wieder mal schwächelt. Für Tagesberichte und einfache Projektberichte reicht das oft schon.

Der Gratis-Teil hat aber klare Limits bei Fotos und PDFs. Außerdem gibt es keine Angebots- oder Rechnungsfunktionen. Repolog ist also kein Büroersatz, sondern ein Doku-Werkzeug. Für Bauleiter oder kleine Montageteams kann das genau richtig sein, wenn die Priorität auf Nachweisen liegt.

9. TC Rechnung

TC Rechnung ist so schlicht, dass es fast schon angenehm ist. Keine Registrierung, keine Cloud, keine langen Einstellwege. Dafür bekommst Du eine kostenlose Rechnungs-Web-App mit Angebotsfunktion, Kundenverwaltung, Spracheingabe und XRechnungs-Export. Den Einstieg findest Du unter tc-rechnung.de.

Maximal schlicht für Rechnungen unterwegs

Wenn Du auf der Baustelle direkt eine Rechnung oder ein Angebot anlegen willst, ist die Spracheingabe praktisch. Gerade bei Positionen spart das Tippen Zeit. Dazu kommt, dass die App offlinefähig ist, weil sie als PWA arbeitet. Das ist für mobile Einsätze ein echter Vorteil.

Die Kehrseite ist genauso klar. Buchhaltung und DATEV-Schnittstelle sind nicht drin. Du musst Deine Daten also selbst sauber sichern und verwalten. Für Gründer und Kleinunternehmer ist das ein sehr direkter Start. Für Betriebe mit Steuerberater-Anbindung und mehr Büroprozessen ist es zu schmal.

10. HandwerkManager

HandwerkManager geht in Richtung Auftragsabwicklung, Zeiterfassung, Material und Rechnungen. Der kostenlose Starter-Plan ist vor allem für Einzelnutzer interessant, weil Du damit ohne Einstiegshürde anfangen kannst. Die Lösung findest Du unter handwerkmanager.com.

Kostenlos starten, unterwegs weiterarbeiten

Spannend ist hier der Offline-Modus mit späterer Synchronisation. Genau das brauchst Du auf Baustellen, wenn das Netz nicht stabil ist und der Zeiteintrag trotzdem sofort erfasst werden soll. Eine mobile Zeiterfassung direkt im Einsatz ist für die spätere Abrechnung Gold wert.

Der Free-Plan ist aber stark limitiert, unter anderem bei Nutzerzahl und Rechnungsvolumen. Außerdem solltest Du als Betrieb prüfen, wie reif Support und Funktionsumfang für Deinen Alltag sind. Für den ersten Start kann das passen. Für einen laufenden Betrieb mit mehreren Leuten musst Du schnell genauer hinschauen.

Der richtige nächste Schritt für Dein digitales Büro

Kostenlose Handwerker-Software ist ein guter Start, aber nur dann sinnvoll, wenn sie zu Deinem echten Alltag passt. Prüfe zuerst, was Du wirklich brauchst. Reichen Dir Angebote und Rechnungen? Oder brauchst Du auch mobile Zeiterfassung, Baustellendokumentation, Projektverwaltung und Teamzugang? Genau an dieser Stelle trennt sich der echte Mehrwert vom Schein-Gratis-Angebot.

Achte dann auf die Grenzen. Bei vielen kostenlosen Tarifen sind Nutzerzahl, Dokumentenmenge oder Funktionen begrenzt. Das ist nicht automatisch schlecht, solange Du diese Limits kennst, bevor Du umstellst. Für kleine Betriebe kann ein schlankes Tool genau richtig sein. Sobald Du aber mehrere Prozesse verbinden willst, merkst Du schnell, wie teuer Medienbrüche in Zeit und Nerven werden.

Für Deutschland kommt noch ein Punkt dazu, der nicht wegdiskutiert werden kann. E-Rechnung, GoBD und Exportfähigkeit sind keine Nebensachen. Wenn eine Gratis-Version die Pflichten im Alltag nicht sauber abdeckt, ist sie für einen Betrieb nur scheinbar kostenlos. Dann zahlst Du später mit Zusatzarbeit, Notlösungen oder einem erneuten Systemwechsel.

Wenn Du heute nur einen klaren ersten Schritt machen willst, nimm Dir drei Fragen vor. Was muss die Software in Deinem Betrieb sofort lösen? Wo darf sie am Anfang noch klein sein? Und ab wann wirst Du durch Limits ausgebremst? Wer das ehrlich beantwortet, trifft eine bessere Entscheidung als mit jedem Werbeversprechen.

Für viele kleine und mittlere Betriebe ist genau da der Punkt, an dem ein System wie craftivo interessant wird. Wenn Du von Anfang an Angebote, Rechnungen, Zeiterfassung, Baustellendokumentation und Projektkommunikation in einem System halten willst, sparst Du Dir später viele Insellösungen. Teste es 14 Tage kostenlos und prüf selbst, wie viel Büroarbeit wirklich wegfällt.

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Kurzvergleich: 10 kostenlose Handwerker‑Softwarelösungen

Produkt	Kernfunktionen	✨ Einzigartiges Verkaufsargument	👥 Zielgruppe	★ Bewertung	💰 Preis / Value
QuoteKit	KI‑Angebote, Angebotsarchiv, GoBD‑Ablage, Rechnung	✨ KI‑Fokus + GoBD‑Hosting, schneller Einstieg	👥 Solo & kleine Betriebe	★★★★☆	💰 Dauerhaft Free‑Plan, Paid für mehr Volumen
Kervo	PDF‑Angebote/Rechnungen, PWA (mobil), Kundenverwaltung	✨ Eigenes Branding, PWA‑Nutzung ohne Installation	👥 Einsteiger & kleine Teams	★★★★☆	💰 Starter gratis, Pro für Teams/Erweiterungen
b:work (Community)	Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, einfache Doku	✨ 100% Community‑Edition dauerhaft kostenlos	👥 Kleine Betriebe & Gründer	★★★☆☆	💰 Kostenlos (Community) – Pro für Integrationen
XRechnungs.de	XRechnung & ZUGFeRD, Abschlags-/Schlussrechnungen, GoBD	✨ Rechtssichere E‑Rechnungsformate (EN16931)	👥 Betriebe mit E‑Rechnungs‑Pflicht	★★★★☆	💰 Gratis bis 50 Rechn./Monat, dann kostenpflichtig
plancraft	Angebote, Rechnungen, Kalkulation, Mobile App	✨ 0‑€‑Tarif möglich nach Testphase	👥 KMU & Einsteiger	★★★★☆	💰 Testphase → 0‑€‑Modus (funktional limitiert)
baumemo (Basic)	Bautagebuch, Mängelmanagement, Fotos, PDF‑Export	✨ Unbegrenztes Basic‑Nutzungsmodell für 1 Projekt	👥 Kleine Bauvorhaben, Einzelnutzer	★★★★☆	💰 Basic gratis mit Limits (1 Projekt, Bildkontingent)
HERO Doku	Projektfeeds, Foto‑/Dateiablage, Export, Wetterinfos	✨ Kostenfreie Dokumentationstools aus Sonepar	👥 Monteure & Baustellen‑Dokumentation	★★★☆☆	💰 Kostenfrei (abhängig vom HERO‑Ecosystem)
Repolog	Foto‑Berichte, PDF‑Export, lokale Speicherung, Offline	✨ DSGVO‑freundlich: Daten lokal auf Gerät	👥 Kleine Teams, datenschutzbewusst	★★★★☆	💰 Free‑Plan mit Limits (Fotos/PDFs)
TC Rechnung	PDF‑Rechnungen/Angebote, Diktat für Positionen, XRechnung, PWA	✨ Vollständig kostenlos, keine Registrierung nötig	👥 Existenzgründer & Kleinunternehmer	★★★★☆	💰 Komplett kostenlos (Spendenfinanziert)
HandwerkManager	Auftragsabwicklung, Zeit/Material, Rechnungen, Offline‑Sync	✨ Offline‑Modus mit späterer Synchronisation	👥 Einzelnutzer & kleine Betriebe	★★★☆☆	💰 Starter gratis (limitiert), Paid für Teamfunktionen

FAQ

Ist kostenlose Handwerker-Software wirklich dauerhaft kostenlos?

Manchmal ja, manchmal nur im Testzeitraum. Bei vielen Lösungen ist „kostenlos“ ein Freemium-Modell mit eingeschränktem Funktionsumfang oder einer begrenzten Nutzerzahl.

Reicht eine Gratis-Version für E-Rechnung und GoBD?

Nicht automatisch. Genau das musst Du vor dem Start prüfen, weil manche Gratis-Tarife nur einen Teil der Anforderungen abdecken oder Exporte einschränken.

Welche kostenlose Software eignet sich für Solo-Selbstständige?

Für Solo-Betriebe passen vor allem schlanke Tools mit Fokus auf Angebote, Rechnungen und einfache Dokumentation. Je weniger Team- und Planungsbedarf Du hast, desto eher reicht ein kostenloser Einstieg.

Was ist für Baustellen wichtiger als reine Rechnungssoftware?

Mobile Zeiterfassung, Fotodokumentation, Projektübersicht und Offline-Nutzung. Wenn Du auf der Baustelle arbeitest, bringen Dir diese Funktionen oft mehr als ein schönes Rechnungsformular.

Wann lohnt sich der Wechsel von kostenlos auf bezahlt?

Sobald Du mehrere Nutzer, mehr Projekte oder saubere Verknüpfungen zwischen Büro und Baustelle brauchst. Dann sind Limits meist nicht mehr nur ein Detail, sondern ein echter Bremsklotz.