XRechnung erstellen: Pflicht für Behörden-Rechnungen einfach erklärt

Die XRechnung ist ein strukturiertes, rein maschinenlesbares Rechnungsformat. Anders als bei ZUGFeRD gibt es kein eingebettetes Sicht-PDF — die Rechnung besteht nur aus einer XML-Datei. Wer sie lesen will, braucht einen Viewer oder eine Software, die das XML aufbereitet.

Gepflegt wird der Standard von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) im Auftrag des IT-Planungsrats. Damit ist die XRechnung der offizielle deutsche Standard zur Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU.

Wenn Du als Handwerksbetrieb für die öffentliche Hand arbeitest, kommst Du an der XRechnung kaum vorbei. Für Rechnungen an Bundesbehörden sind Lieferanten seit dem 27. November 2020 verpflichtet, elektronische Rechnungen (in der Regel als XRechnung) einzureichen — Papier und PDF werden dort nicht mehr akzeptiert. Länder und Kommunen haben teils eigene Fristen und Schwellenwerte.

Eine Besonderheit im Behördengeschäft ist die Leitweg-ID: Sie adressiert die empfangende Stelle eindeutig und gehört zwingend in die Rechnung. Im normalen Geschäft zwischen Unternehmen (B2B) brauchst Du keine Leitweg-ID.

Eine XRechnung von Hand zu schreiben, ist nichts für den Alltag — das XML ist technisch und fehleranfällig. In der Praxis erzeugt Deine Rechnungssoftware die Datei: Du erfasst die Rechnung wie gewohnt mit Positionen, Mengen und Preisen, und das Programm exportiert daraus die gültige XRechnung inklusive Leitweg-ID.

Mit craftivo erstellst Du sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD aus derselben Rechnung — Du entscheidest pro Kunde, welches Format verschickt wird.