Wie verrechne ich Abschläge in der Schlussrechnung richtig?

Am saubersten über die Netto-Verrechnung: Gesamtleistung netto ausweisen, alle Abschläge netto abziehen und die Umsatzsteuer nur auf die verbleibende Netto-Restforderung berechnen. So fällt die Umsatzsteuer insgesamt genau einmal auf die Gesamtleistung an.

Warum darf die Umsatzsteuer nicht doppelt anfallen?

Weil die Abschläge bereits versteuert wurden. Werden Netto- und Brutto-Ebene in der Schlussrechnung vermischt, entsteht ein zu hoher Steuerausweis (§ 14c UStG). Die Umsatzsteuer darf insgesamt nur einmal auf die Gesamtleistung anfallen.

Muss ich jede Abschlagsrechnung einzeln auflisten?

Ja. Jede Abschlagsrechnung gehört mit Rechnungsnummer, Datum und Betrag einzeln in die Schlussrechnung. Eine pauschale Zeile „abzüglich Abschläge“ ist nicht prüfbar und kann bei VOB/B die Fälligkeit der Schlusszahlung verzögern.

Schlussrechnung im Handwerk: Abschläge richtig verrechnen

Eine Schlussrechnung ist die endgültige Gesamtabrechnung nach Fertigstellung und Abnahme eines Auftrags. Sie weist die volle Leistung aus, verrechnet alle zuvor gestellten Abschlagsrechnungen und fordert den verbleibenden Restbetrag.

Stand: 24. Juni 2026 · Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung.

Was ist eine Schlussrechnung?

Mit der Schlussrechnung rechnest Du den Auftrag endgültig ab — nach Fertigstellung und Abnahme. Sie weist die gesamte Leistung aus, zieht alle bereits gestellten Abschläge ab und fordert den Rest. Danach sind keine weiteren Abschläge mehr möglich, und in der Regel beginnt die Gewährleistungsfrist.

Wie jede Rechnung muss die Schlussrechnung die Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten und klar als Schlussrechnung gekennzeichnet sein.

Abschläge korrekt verrechnen

Der saubere Weg ist die Netto-Verrechnung: Du weist die Gesamtleistung netto aus, ziehst alle Abschläge auf Netto-Ebene ab und berechnest die Umsatzsteuer nur auf die verbleibende Netto-Restforderung. So fällt die Umsatzsteuer insgesamt genau einmal auf die Gesamtleistung an.

Ein vereinfachtes Beispiel: Gesamtleistung 95.000 € netto, abzüglich drei Abschläge (38.000 + 28.500 + 19.000 = 85.500 € netto) ergibt 9.500 € Netto-Restforderung. Darauf 19 % Umsatzsteuer (1.805 €) = 11.305 € Brutto-Restforderung.

Wichtig ist, jede Abschlagsrechnung einzeln aufzulisten — mit Rechnungsnummer, Datum und Betrag. Eine pauschale Zeile „abzüglich Abschläge“ ist nicht prüfbar und kann bei VOB/B die Fälligkeit verzögern.

Die häufigsten Fehler

Diese Fehler kosten am Ende Zeit, Geld oder Ärger mit dem Finanzamt:

Abschläge gar nicht verrechnet — das Projekt wird faktisch doppelt fakturiert.
Umsatzsteuer doppelt berechnet, weil Netto- und Brutto-Ebene vermischt wurden.
Keine Einzelreferenz zu den Abschlagsrechnungen — die Schlussrechnung ist dann nicht prüfbar.
Nachträge sowie Mehr- und Mindermengen nicht berücksichtigt.
Negativer Restbetrag übersehen: Übersteigen die Abschläge die Schlussrechnung, musst Du das Guthaben erstatten.

Prüfbarkeit und VOB/B

Ist die VOB/B wirksam vereinbart, muss die Schlussrechnung eine übersichtliche Aufstellung in der Reihenfolge des Leistungsverzeichnisses enthalten, das Aufmaß als Anlage beifügen und Massenänderungen kennzeichnen (§ 14 VOB/B). Die Schlusszahlung wird erst mit Zugang der prüfbaren Schlussrechnung fällig (§ 16 Abs. 3 VOB/B) — formale Mängel können die ganze Restforderung blockieren.

Mit einer Software, die Angebot, Abschläge und erfasste Stunden am Projekt zusammenhält, baust Du die Schlussrechnung samt Abschlagsverrechnung automatisch auf — ohne Rechenfehler.

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Häufige Fragen

Wie verrechne ich Abschläge in der Schlussrechnung richtig?: Am saubersten über die Netto-Verrechnung: Gesamtleistung netto ausweisen, alle Abschläge netto abziehen und die Umsatzsteuer nur auf die verbleibende Netto-Restforderung berechnen. So fällt die Umsatzsteuer insgesamt genau einmal auf die Gesamtleistung an.
Warum darf die Umsatzsteuer nicht doppelt anfallen?: Weil die Abschläge bereits versteuert wurden. Werden Netto- und Brutto-Ebene in der Schlussrechnung vermischt, entsteht ein zu hoher Steuerausweis (§ 14c UStG). Die Umsatzsteuer darf insgesamt nur einmal auf die Gesamtleistung anfallen.
Muss ich jede Abschlagsrechnung einzeln auflisten?: Ja. Jede Abschlagsrechnung gehört mit Rechnungsnummer, Datum und Betrag einzeln in die Schlussrechnung. Eine pauschale Zeile „abzüglich Abschläge“ ist nicht prüfbar und kann bei VOB/B die Fälligkeit der Schlusszahlung verzögern.