Betriebsprüfung? Ein Klick, ein Paket, fertig.
craftivo schreibt deine Rechnungen und abgerechneten Stunden fest, weist jede Belegnummer lückenlos nach und übergibt dem Prüfer den GoBD-Export mit DATEV-Buchungsstapel, Beleg-PDFs, Index und Audit-Protokoll.
Was GoBD-konform bei craftivo konkret heißt
Keine Marketing-Floskel, sondern überprüfbares Systemverhalten — gilt für alle Belege, die du in craftivo erstellst.
Festschreibung statt Stillschweigen
Mit der Festschreibung erhält jeder Beleg seine fortlaufende Belegnummer und ist ab diesem Moment unveränderbar — auch das archivierte PDF bleibt byte-genau erhalten und wird nie durch eine Neugenerierung ersetzt.
Korrektur nur per Gegeneintrag
Fehler werden per Stornobeleg mit eigener Belegnummer korrigiert — das Original bleibt erhalten. Auch festgeschriebene Zeiteinträge lassen sich nur per dokumentiertem Gegeneintrag mit Pflicht-Begründung ändern.
Lückennachweis auf Knopfdruck
Der Lückennachweis rekonstruiert je Nummernkreis die fortlaufende Sollreihe und belegt dem Prüfer: Jede Nummer ist vergeben, storniert oder dokumentiert übersprungen — echte Lücken werden markiert.
DATEV-Buchungsstapel + GoBD-Export-ZIP
Ein Klick erzeugt den DATEV-Buchungsstapel fürs Rechnungsausgangsbuch und das GoBD-Export-ZIP: die PDFs und XRechnungen aller Rechnungen im Zeitraum, ein maschinell auswertbarer CSV/XML-Index, das Audit-Protokoll und, wenn du die Einstellungen verwalten darfst, die Verfahrensdokumentation.
Zeiterfassung mit Sperre ab Werk
Spätestens am Ende des Folgemonats sind alle Stunden gesperrt, auch Entwürfe und eingereichte: Februar-Zeiten ab dem 1. April. Eine Woche vorher nennt craftivo dem Büro die offenen Einträge. Früher sperren geht, nach einer festen Zahl von Tagen oder per Stichtag; ausschalten geht nicht. Stunden, die in eine festgeschriebene Rechnung eingeflossen sind, kann keine Rolle mehr ändern, und ein Storno öffnet einen gesperrten Monat nicht wieder. Danach geht nur noch ein Gegeneintrag mit Begründung.
Aufbewahrung mit gesetzlichen Fristen
Rechnungen und Buchungsbelege 8 Jahre, Angebote und Geschäftsbriefe 6 Jahre, jeweils ab Ende des Kalenderjahres (§ 147 AO). Kein automatischer Löschlauf für Belege. Vor Fristende löscht niemand Belege, Zeiteinträge oder Protokolle endgültig, auch der Inhaber nicht: „Daten löschen“ lässt sie stehen und nennt, was bleibt und bis wann. Bei einer Konto-Löschung bleiben sie gesperrt bis Fristende. Mails im Papierkorb des Postfachs lassen sich ebenfalls endgültig löschen. Eingehende E-Rechnungen liegen im Original mit Prüfsumme im Archiv.
Lückenlose Beleg-Historie
Erstellt, festgeschrieben, versendet, PDF erzeugt, Zahlung erfasst, storniert — jede Aktion steht mit Nutzer und Zeitstempel im unveränderbaren Audit-Protokoll des Belegs.
Die Verfahrensdokumentation — häufigste Prüfer-Beanstandung, bei uns inklusive
craftivo erzeugt die Verfahrensdokumentation direkt in der App: Der Systemteil (Belegweg, Festschreibung, Nummernkreise, Aufbewahrung, Zugriffsrechte, Datenzugriff) ist automatisch aus deinem echten System-Setup befüllt — du ergänzt nur noch die betrieblichen Abläufe in den markierten Feldern.
Lade dir das Muster herunter und sieh selbst, was der Prüfer zu sehen bekommt.
Muster als PDF herunterladenEhrlich gesagt:
„GoBD-zertifiziert“ gibt es nicht — kein Stempel einer Behörde macht Software GoBD-konform. Was zählt, ist das tatsächliche Systemverhalten und deine Verfahrensdokumentation. craftivo gibt deshalb eine Selbst-Erklärung ab (kein Wirtschaftsprüfer-Testat nach IDW PS 880) und legt das Verhalten offen: Festschreibung, Gegeneintrag, Lückennachweis, Aufbewahrung — alles dokumentiert und im System nachvollziehbar.
Die Konformität gilt für Belege und Zeiteinträge, die in craftivo erstellt und festgeschrieben werden — keine pauschale rückwirkende Aussage über Altdaten aus anderen Systemen.
Bereit für die nächste Betriebsprüfung?
Starte mit craftivo — und übergib dem Prüfer beim nächsten Mal einfach das GoBD-Export-ZIP.
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