ZUGFeRD vs XRechnung: Welches E-Rechnungsformat passt?

Du schreibst am Freitag zwei Rechnungen. Eine geht an ein Bauunternehmen, eine an die Stadt. Dein Programm fragt Dich, ob Du ZUGFeRD oder XRechnung exportieren willst. Genau hier entscheidet sich, ob Dein Kunde die Rechnung verarbeiten kann oder ob sie zurückkommt.

Inhaltsverzeichnis

• Warum die Wahl zwischen ZUGFeRD und XRechnung zählt
• Die Unterschiede auf einen Blick
  • Die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick
  • So liest Dein Kunde die Datei
  • Was Profil und Version praktisch bedeuten
• Was das Gesetz von Dir verlangt
  • Was EN 16931 für Deinen Betrieb heißt
  • Übergangsregeln und Empfang im eigenen Büro
• Format nach Empfänger wählen
  • Wo jedes Format im Alltag hilft
  • Vorteile und Grenzen kurz gefaßt
• Öffentliche Auftraggeber und die Leitweg-ID
  • Beispiel aus dem Dachdeckeralltag
  • Welches Format Behörden erwarten
  • Deine Prüfung vor dem Versand
• Handwerker-Software prüfen und typische Fehler beheben
  • Prüfliste für Deine Software
  • Typische Fehler bei E-Rechnungen und ihre Lösung
  • Fehler richtig beheben
• Format vor dem ersten E-Rechnungs-Versand festlegen
• Häufige Fragen zu ZUGFeRD und XRechnung
  • Was ist ein ZUGFeRD-Profil, und welches brauche ich
  • Wo finde ich die Leitweg-ID
  • Muß ich eingehende E-Rechnungen auch verarbeiten können
  • Muß die Rechnungsnummer lückenlos sein

Warum die Wahl zwischen ZUGFeRD und XRechnung zählt

Dein Elektrobetrieb hat im Neubau Kabel gezogen, Verteiler gesetzt und die Prüfung dokumentiert. Du stellst die Rechnung an das Bauunternehmen. In derselben Woche rechnest Du Elektroarbeiten in einer Schule gegenüber der Stadtverwaltung ab.

Beide Empfänger brauchen einen strukturierten Datensatz. Sie brauchen aber nicht zwingend dieselbe Datei. Das Bauunternehmen will die Rechnung im Büro lesen und in der Buchhaltung einlesen. Die Stadt lässt die Rechnung über eine Eingangsplattform zuordnen und prüft sie automatisch.

Die kurze Antwort zur Frage ZUGFeRD vs XRechnung lautet so. XRechnung ist eine reine XML-Datei für Maschinen und Behördenportale. ZUGFeRD ist ein lesbares PDF mit eingebetteter XML-Datei. Beide Formate folgen der europäischen Norm EN 16931, also denselben Regeln für Pflichtangaben.

Falsch wird es, wenn Du nur nach Deiner Gewohnheit entscheidest. Ein lesbares PDF hilft Dir wenig, wenn das Behördenportal das gewählte Profil ablehnt. Eine reine XML-Datei hilft Deinem Kunden wenig, wenn niemand im Büro sie ohne Zusatzprogramm ansehen kann.

Deshalb zählt nicht der Name allein. Entscheidend ist, welcher Empfänger welches Profil, welche Version und welchen Übermittlungsweg verarbeiten kann. Genau danach legst Du das Format pro Kunde fest.

Die Unterschiede auf einen Blick

Beide Formate tragen dieselbe Rechnung, nur in anderer Verpackung. In beiden stehen Rechnungssteller und Kunde, Leistungsbeschreibung, Mengen, Steuersätze, Steuerbeträge und Zahlungsbedingungen. Die Daten liegen strukturiert vor, damit Software sie ohne Abtippen übernimmt.

Wie verwaltung innovativ zur gemeinsamen Grundlage der Formate erklärt, basieren beide auf der EN 16931, während XRechnung ein rein strukturiertes XML-Datenformat ist und ZUGFeRD ein PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Rechnung kombiniert.

Die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick

Merkmal	XRechnung	ZUGFeRD
Dateiform	Reines XML-Datenformat	PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei
Lesbar ohne Spezialsoftware	Nein, nur mit Darstellung im Viewer	Ja, das PDF zeigt die Rechnung
Typischer Einsatz	Behörden und E-Rechnungsportale	B2B-Kunden mit Buchhaltung und Lesbarkeit
Öffentliche Auftraggeber	Standard des Bund-Rechnungseingangs	Nur mit passendem Profil und Version
Typische Fehlerquelle	Pflichtfeld oder Leitweg-ID fehlt	PDF-Teil und XML-Daten stimmen nicht überein

So liest Dein Kunde die Datei

XML ist eine Textdatei mit fest bezeichneten Feldern. Eine Software erkennt daran, wo Rechnungsnummer, Leistungsdatum und Betrag stehen. Für Dich sieht die Datei ohne Viewer wie Code aus. Du kontrollierst sie deshalb in Deinem Programm, nicht im Texteditor.

PDF/A-3 ist ein archivfähiges PDF, das eine weitere Datei enthalten darf. Bei ZUGFeRD steckt die XML-Rechnung als Anhang in diesem PDF. Dein Kunde öffnet es wie gewohnt und sieht Positionen, Beträge und Dein Layout. Seine Buchhaltung liest parallel die eingebetteten Daten aus.

Was Profil und Version praktisch bedeuten

Ein Profil legt fest, welche Daten die XML-Datei mindestens enthalten muss. Nicht jedes Profil trägt alle Angaben einer vollständigen Rechnung. Wenn Dein Programm nur „ZUGFeRD“ anzeigt, aber Profil und Version verschweigt, reicht das für eine sichere Auswahl nicht aus.

Bei öffentlichen Auftraggebern ist XRechnung der sicherere Weg, weil die Verwaltung sie als Standard nutzt. ZUGFeRD funktioniert dort nur, wenn die enthaltene XML-Datei die Anforderungen erfüllt und der Empfänger das Hybridformat verarbeitet. Im B2B-Alltag punktet ZUGFeRD durch die lesbare Darstellung, mehr dazu findest Du im Ratgeber zu ZUGFeRD für Handwerksbetriebe.

Merksatz: Entscheidend sind nicht die Namen ZUGFeRD und XRechnung, sondern die konkrete Version und das verwendete Profil.

Prüfe deshalb bei jeder Rechnung drei Punkte. Erstens muss der Empfänger die Datei öffnen oder einlesen können. Zweitens müssen alle Pflichtfelder in den strukturierten Daten stehen. Drittens muss der vorgesehene Versandweg die Datei annehmen.

Ein Beispiel macht das greifbar. Dein SHK-Betrieb sendet eine Wartungsrechnung an eine Hausverwaltung. Dort sieht sich eine Sachbearbeiterin das PDF an, die Buchhaltung übernimmt die XML-Daten. Dafür passt ZUGFeRD. Geht dieselbe Leistung an eine Behörde, prüfst Du zuerst deren Portalvorgaben und wählst im Zweifel XRechnung.

Was das Gesetz von Dir verlangt

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Die Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, beginnt gestaffelt ab 2027 und 2028. Welcher Zeitpunkt für Deinen Betrieb gilt, hängt unter anderem vom Vorjahresumsatz ab. Die Antworten des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung erläutern die Regeln.

Was EN 16931 für Deinen Betrieb heißt

Die EN 16931 legt fest, wie strukturierte Rechnungsdaten aufgebaut sind und welche Angaben sie enthalten müssen. Dazu zählen unter anderem Verkäufer, Käufer, Rechnungsnummer, Positionen und Umsatzsteuerangaben.

XRechnung und ZUGFeRD können die Norm erfüllen, sofern Version, Profil und Rechnungsdaten passen. Für einen Elektrohandwerksbetrieb, der Arbeiten im Neubau abrechnet, bedeutet das: Die Rechnung braucht strukturierte Daten. Ob der Empfänger dafür reines XML oder ein PDF mit eingebettetem XML verarbeitet, hängt von dessen Vorgaben ab.

Übergangsregeln und Empfang im eigenen Büro

Bis die jeweilige Ausstellungspflicht greift, gelten Übergangsregeln. Sie erlauben abhängig von Zeitraum und Voraussetzungen weiterhin bestimmte andere Rechnungsformen. Welche Regel für Deinen Betrieb gilt, klärst Du mit Deinem Steuerberater. Die zeitliche Einordnung findest Du im Überblick zur E-Rechnungspflicht im Handwerk.

Den Empfang musst Du seit dem 1. Januar 2025 sicherstellen. Eine XML-Rechnung vom Großhändler sollte sich öffnen, prüfen und geordnet ablegen lassen. Auch die GoBD sind zu beachten: Rechnungen müssen vollständig, lesbar und unverändert archiviert werden. Der Eingang und die weitere Bearbeitung sollten nachvollziehbar bleiben.

Ändere die XML-Daten nicht von Hand. Bei einem Fehler erzeugst Du die Rechnung neu aus Deiner Software. Das gilt auch für ausgehende Rechnungen: PDF und XML müssen denselben Rechnungsstand wiedergeben. Werden nur die sichtbaren PDF-Angaben geändert, stimmen die beiden Fassungen nicht mehr überein.

Format nach Empfänger wählen

Dein Kunde entscheidet über das passende Format, nicht Deine Standardvorlage. Sortiere Deine Rechnungsempfänger in fünf Gruppen und notiere das Format in der Kundenakte. Dann muss im Büro niemand bei jeder Rechnung neu überlegen.

Empfänger	Empfohlenes Format	Was Du vorab prüfst
Bundesbehörde oder öffentlicher Auftraggeber	XRechnung, wenn die Ausschreibung nichts anderes sagt	Format, Leitweg-ID und Eingangsplattform aus den Vergabeunterlagen
B2B-Kunde mit Buchhaltungssoftware	ZUGFeRD oder XRechnung	Ob der Kunde die XML-Daten automatisiert einliest
B2B-Kunde, der eine lesbare Rechnung will	ZUGFeRD	Dass PDF-Teil und XML-Daten identisch sind
Privatkunde	Normales PDF	Keine E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich
Kunde ohne klare Rückmeldung	ZUGFeRD, weil es lesbar bleibt	Kurze Rückfrage per E-Mail vor dem ersten Versand

Wo jedes Format im Alltag hilft

ZUGFeRD passt gut, wenn Menschen die Rechnung prüfen und Software sie einlesen soll. Die Bundesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit zur E-Rechnung beschreibt ZUGFeRD als Verbindung aus PDF/A-3 und eingebetteten strukturierten XML-Daten, die Büro und Rechnungssysteme parallel nutzen können.

Für einen SHK-Betrieb mit einer Wartungsrechnung an einer Heizungsanlage ist das praktisch. Der Kunde sieht Arbeitszeit, Material und Anfahrt im PDF. Seine Buchhaltung übernimmt dieselben Werte aus der XML-Datei. Abweichungen zwischen beiden Teilen darf es nicht geben.

XRechnung ist schlanker und direkt automatisierbar. Es gibt keine sichtbare Rechnungsseite, die von den Daten abweichen könnte. Dafür sieht ein Kunde ohne Viewer nur XML-Text. Das führt schnell zu Rückfragen, selbst wenn die Datei fachlich korrekt ist.

Vorteile und Grenzen kurz gefaßt

• ZUGFeRD ist lesbar: Dein Kunde prüft die Rechnung ohne Zusatzprogramm.
• ZUGFeRD besteht aus zwei Teilen: PDF und XML müssen immer übereinstimmen.
• XRechnung ist eindeutig maschinell: Portale lesen die Felder direkt aus.
• XRechnung braucht eine Ansicht: Ohne Viewer kann Dein Kunde sie kaum kontrollieren.

Privatkunden brauchst Du im B2B-Sinn keine strukturierte E-Rechnung zu senden. Ein sauberes, vollständiges PDF genügt dort. Bei Firmenkunden ohne klare Rückmeldung fragst Du kurz per E-Mail nach, bevor die erste Rechnung rausgeht. Eine Frage mit zwei Antwortmöglichkeiten reicht aus.

Öffentliche Auftraggeber und die Leitweg-ID

Bei öffentlichen Auftraggebern genügt die richtige Dateiform allein nicht. Die Rechnung muß im Portal auch beim richtigen Amt landen. Dafür gibt es die Leitweg-ID, eine Kennung für den Rechnungsempfänger.

Nach den Hinweisen der Bundesnetzagentur zur E-Rechnung ist sie ein konkretes Pflichtmerkmal, das die angeschlossene Behörde identifiziert und die automatische Zuordnung auf der Eingangsplattform ermöglicht. Der Auftraggeber teilt sie normalerweise mit der Bestellung oder im Auftragsdokument mit.

Beispiel aus dem Dachdeckeralltag

Dein Dachdeckerbetrieb repariert das Dach einer kommunalen Schule. Im Auftrag stehen Objektadresse, Auftragsnummer und die Leitweg-ID der Stadt. Du trägst diese Kennung exakt in das vorgesehene Feld Deiner Rechnung ein. Ein Vermerk im Anschreiben ersetzt das Feld nicht.

Fehlt die Leitweg-ID oder steht sie an der falschen Stelle, kann die Rechnung technisch nicht korrekt zugestellt oder zurückgewiesen werden. Dann wartest Du nicht nur auf Dein Geld. Du mußt den Fehler finden, die Rechnung neu erzeugen und sie erneut einreichen.

Kopiere die Kennung deshalb aus dem Auftragsdokument. Tippe lange Zahlenfolgen nicht aus einem Ausdruck ab. Ein einziger Zahlendreher ordnet die Rechnung falsch zu oder läßt die Prüfung scheitern.

Welches Format Behörden erwarten

XRechnung ist für Bundesstellen grundsätzlich der Standard. Ein anderes Format, etwa ZUGFeRD ab Version 2.2 im Profil XRECHNUNG, kann ebenfalls zulässig sein, wenn es EN 16931, die deutsche E-Rechnungsverordnung und die Nutzungsbedingungen der Plattform erfüllt, wie die verlinkten Hinweise der Bundesnetzagentur zeigen.

Daraus folgt eine einfache Regel. Steht in den Vergabeunterlagen XRechnung, sendest Du XRechnung. Erlauben die Unterlagen ausdrücklich ZUGFeRD im passenden Profil, darfst Du dieses Format nutzen. Die allgemeinen Hintergründe dazu bündelt der Ratgeber zur XRechnung im Handwerk.

Deine Prüfung vor dem Versand

• Leitweg-ID übernehmen: Nimm sie aus Bestellung, Auftrag oder Vergabeunterlagen.
• Format bestätigen: Prüfe, ob die Behörde XRechnung oder ein zugelassenes ZUGFeRD-Profil verlangt.
• Übermittlungsweg klären: Nutze die angegebene Eingangsplattform oder den vorgeschriebenen Kanal.
• Auftragsbezug eintragen: Rechnungsnummer, Auftragsnummer und Leistung müssen zum Auftrag passen.

Wenn die Leitweg-ID in Deinen Unterlagen fehlt, sende die Rechnung nicht auf Verdacht. Ruf beim Auftraggeber an oder schreibe eine kurze E-Mail. Eine Rückfrage vor dem Versand kostet zwei Minuten. Eine zurückgewiesene Rechnung kostet Dich leicht eine weitere Zahlungsrunde.

Am Ende geben die Vergabeunterlagen den Ausschlag. Sie sagen Dir Format, Pflichtangaben und Einreichungsweg für genau diesen Auftrag. Allgemeine Aussagen wie „ZUGFeRD geht immer“ helfen Dir gegenüber einer konkreten Behördenvorgabe nicht weiter.

Handwerker-Software prüfen und typische Fehler beheben

Bei einer Elektrorechnung kann die Leitweg-ID fehlen. Bei einer SHK-Wartung können Leistungsdatum und Positionen nicht sauber zugeordnet sein. Eine passende Software macht sichtbar, welches Format sie erzeugt und warum die Prüfung einer Datei scheitert.

Prüfliste für Deine Software

• Formate klären: Erzeugt die Software XRechnung und ZUGFeRD? Welche Versionen unterstützt sie?
• Profile erkennen: Ist vor dem Export sichtbar, welches ZUGFeRD-Profil verwendet wird?
• Pflichtfelder prüfen: Meldet das Programm fehlende Angaben, etwa Leitweg-ID, Steuersatz oder Leistungsbeschreibung?
• Datei validieren: Kannst Du die Datei vor dem Versand prüfen und die Fehlermeldung verstehen?
• Eingänge verarbeiten: Kannst Du erhaltene E-Rechnungen anzeigen, prüfen und unverändert ablegen?
• Nummernkreis sichern: Führt die Software Rechnungsnummern fortlaufend, etwa RE-2026-0142, ohne doppelte Nummern?

Starte mit einer Testrechnung aus einem echten, abgeschlossenen Auftrag. Eine Malerrechnung für ein Mehrfamilienhaus oder eine SHK-Wartung zeigt, ob Positionen, Einheiten und Steuersätze korrekt in den strukturierten Rechnungsdaten ankommen.

Bei Craftivo sind Rechnungen und Zahlungsverfolgung mit den Projektinfos verknüpft. Büro und Baustelle arbeiten mit denselben Angaben, statt Objektadresse, Kunde und Leistungsstand doppelt zu pflegen. Lass Dir vor der Einführung trotzdem bestätigen, welche Exportformate und Profile die Software tatsächlich erzeugt. Die Aussage „E-Rechnung möglich“ reicht für die Auswahl nicht aus.

Typische Fehler bei E-Rechnungen und ihre Lösung

Symptom	Wahrscheinliche Ursache	Lösung
Behörde weist Rechnung zurück	Leitweg-ID fehlt oder steht am falschen Ort	Auftragsdokument prüfen und das vorgesehene Feld korrigieren
Kunde kann die Datei nicht öffnen	Reines XML lässt sich nicht wie ein PDF lesen	Kunden nach dem gewünschten Format fragen und prüfen, ob ZUGFeRD passt
Validierung schlägt fehl	Pflichtfeld fehlt oder Steuersatz ist falsch	Fehlermeldung lesen, Angabe korrigieren und Datei neu erzeugen
PDF-Ansicht passt nicht zu den Daten	Änderung wurde nur im PDF, nicht im XML vorgenommen	Rechnung in der Software korrigieren und neu exportieren
Eingangsrechnung lässt sich nicht auslesen	Lieferantenformat wird von der Software nicht unterstützt	Lieferanten um ein unterstütztes Format bitten

Fehler richtig beheben

Lies bei einer Zurückweisung zuerst die Fehlermeldung. Verlangt das Portal eine Käuferreferenz, muss genau dieses Feld geprüft werden. Vergleiche die Angabe im Auftrag mit der Rechnung und korrigiere den Stammdatensatz, damit der Fehler nicht bei der nächsten Rechnung wiederkehrt.

Bei einem Validierungsfehler gehst Du Feld für Feld vor. Fehlt das Leistungsdatum, ergänze es im Auftrag. Ist ein Steuersatz falsch, prüfe die Position und die Voreinstellung. Erzeuge die Datei danach neu und prüfe sie erneut.

Ändere eine ZUGFeRD-Datei nicht nur mit einem PDF-Programm. Sonst kann der sichtbare Betrag vom Betrag in der XML-Datei abweichen. Die Buchhaltung des Kunden verarbeitet dann möglicherweise andere Werte, als sie auf der Rechnungsansicht sieht.

Faustregel: Korrigiere die Rechnung in der Software, nicht nur die exportierte Datei.

Reines XML ist nicht automatisch fehlerhaft, nur weil es sich nicht wie ein PDF ansehen lässt. Frage den Kunden, ob er ZUGFeRD bevorzugt oder einen Viewer für XML nutzt. Halte seine Antwort beim Kunden fest, damit die Formatfrage bei der nächsten Rechnung nicht erneut offen ist.

Lässt sich eine Eingangsrechnung nicht auslesen, kläre zuerst mit dem Lieferanten, welches Format und Profil er gesendet hat. Bitte ihn um XRechnung oder ZUGFeRD in einem Format, das Deine Software verarbeitet. Lege das empfangene Original unverändert ab und halte die Rückfrage zum Vorgang fest.

Format vor dem ersten E-Rechnungs-Versand festlegen

Die Umstellung schaffst Du an einem Nachmittag, wenn Du sie pro Kunde festlegst. Du brauchst keine neue Büroorganisation. Du brauchst eine klare Zuordnung und zwei geprüfte Testdateien.

1. Kundenliste sortieren: Teile Deine aktiven Kunden in öffentlich, B2B und privat.
2. Format pro Gruppe festlegen: Nutze die Empfängerübersicht und notiere die Wahl in der Kundenakte.
3. Testrechnungen erzeugen: Erstelle je Format eine Rechnung und behebe alle Validierungsfehler.
4. Vorlage speichern: Sichere Pflichtfelder und führe den Nummernkreis ohne Lücke fort.

Für einen Elektrobetrieb heißt das konkret: Die Stadt erhält XRechnung, das Bauunternehmen erhält ZUGFeRD, der Privatkunde erhält ein PDF. Diese Entscheidung steht beim Kunden. Niemand im Büro muß sie bei jeder Rechnung neu treffen.

Bei craftivo bleiben Rechnung, Zahlungsstatus und Projektinfos in einem System. Büro und Baustelle arbeiten mit denselben Infos statt mit doppelter Pflege. Dadurch läuft die Objektreferenz aus dem Projekt direkt in die Rechnung.

Welche Funktionen Du für Angebote, Rechnungen, Zeiterfassung und Plantafel nutzen kannst, zeigt Dir die Funktionsübersicht von craftivo. Wenn Du im Elektrohandwerk arbeitest, paßt dazu die Branchenseite für Elektrobetriebe, für Dacharbeiten entsprechend Dein Gewerk.

Teste den Ablauf mit einer echten Testrechnung, bevor die erste Rechnung an einen neuen Empfängertyp rausgeht. Du kannst craftivo 14 Tage kostenlos testen. Die Testphase benötigt keine Zahlungsdaten. Weniger Büro. Mehr Überblick. Mehr Baustelle.

Häufige Fragen zu ZUGFeRD und XRechnung

Was ist ein ZUGFeRD-Profil, und welches brauche ich

Das Profil legt fest, wie viele Rechnungsdaten in der XML-Datei stehen. Wie die FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung bestätigt, erfüllen XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 grundsätzlich die umsatzsteuerlichen Anforderungen, die Profile MINIMUM und BASIC-WL sind jedoch ausgenommen. Nutze deshalb ein Profil, das die EN 16931 erfüllt, und prüfe die Vorgabe Deines Empfängers.

Wo finde ich die Leitweg-ID

Sie steht meist in der Bestellung, im Auftragsdokument oder in den Vergabeunterlagen. Wenn sie fehlt, fragst Du vor dem Versand beim öffentlichen Auftraggeber nach. Sende nicht ohne Kennung und trage sie nicht nur ins Anschreiben ein.

Muß ich eingehende E-Rechnungen auch verarbeiten können

Ja, auch der Empfang gehört zu Deinen Pflichten im B2B-Bereich. Du mußt die Rechnung ansehen, prüfen und unverändert ablegen können. Sendet ein Lieferant ein Format, das Deine Software nicht liest, bitte ihn um XRechnung oder ein passendes ZUGFeRD.

Muß die Rechnungsnummer lückenlos sein

Ja, Dein Nummernkreis sollte fortlaufend und nachvollziehbar bleiben. Lücken oder doppelte Nummern fallen bei einer Prüfung auf und verursachen Rückfragen. Laß die Nummer deshalb von der Software vergeben, zum Beispiel fortlaufend nach RE-2026-0142.

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