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Software für kleine Bauunternehmen: Kaufberatung 2026

// craftivo  ·  17 Min  ·  12.11.2026

Es ist Montag, sieben Uhr, und auf dem Küchentisch liegen drei Dinge: das Angebot für das Mehrfamilienhaus an der Lindenstraße als Word-Datei, ein Stoß Sammelzettel vom Vormonat und das Handy mit dem Chatverlauf der letzten Woche. Auf drei Baustellen wird gearbeitet, im Büro sitzt eine Person, und niemand weiß genau, welche Stunden auf welches Objekt entfallen. Bis zum Monatsende wächst der Stapel, und dann tippt jemand Zahlen ab, die vor drei Wochen noch erklärbar gewesen wären.

Genau an dieser Stelle entscheidet sich, ob Software für kleine Bauunternehmen etwas bringt oder nur ein weiteres Fenster auf dem Bildschirm ist. Es geht nicht um die längste Funktionsliste. Es geht darum, ob Deine Monteure die App auf der Baustelle tatsächlich benutzen, wenn der Chef nicht danebensteht. Dieser Text führt Dich in der Reihenfolge durch, in der ich einen Betrieb beraten würde: Kriterien, Lösungstypen, gesetzliche Pflichten, Ablauf im Auftrag, Plan nach Personenzahl, Einführung. Am Ende weißt Du, welches Problem Du zuerst lösen willst.

Inhaltsverzeichnis

Warum die richtige Software im kleinen Betrieb so viel ausmacht

Im kleinen Bauunternehmen kosten organisatorische Lücken nicht erst am Monatsende Zeit. Ein Angebot liegt in einer Datei, Baustellenfotos auf einem Handy und die Einsatzplanung im Kopf. Dann muss jemand Informationen zusammensuchen, die im Büro und auf der Baustelle längst verfügbar sein sollten.

Viele kleine und mittlere Betriebe stemmen einen großen Teil der Arbeit im Bau. Für sie muss Software zum tatsächlichen Ablauf passen: Büro und Baustelle brauchen denselben Informationsstand, ohne doppelte Pflege. Sonst wird das digitale Werkzeug zur zusätzlichen Aufgabe.

Der Unterschied zeigt sich bei den vielen kleinen Übergaben: Wer ist am Donnerstag auf welcher Baustelle? Welche Fotos gehören zu welchem Auftrag? Welcher Stand des Angebots gilt? Wenn Antworten darauf erst gesucht oder aus verschiedenen Dateien zusammengesetzt werden müssen, geht Zeit für Verwaltung statt für die Arbeit verloren.

Entscheidend ist, ob das Team die Software auf der Baustelle tatsächlich nutzt.

Für einen Betrieb mit wenigen Mitarbeitenden zählen deshalb einfache Abläufe und eine mobile Nutzung. Mitarbeiter sollten Zeiten und Fortschritt direkt vor Ort dokumentieren können; Fotos und Notizen müssen beim Auftrag bleiben und im Büro sichtbar sein. Die passende Lösung hängt davon ab, wie der Betrieb arbeitet und wie viele Personen sie nutzen.

Die sechs Kriterien, an denen Du jede Software misst

Kriterium Prüffrage in der Demo Beispiel aus dem Betrieb Nutzen im Alltag
Angebotswesen Lassen sich eigene Kalkulationssätze und Textbausteine hinterlegen? Malerbetrieb kalkuliert ein Angebot für ein Mehrfamilienhaus mit den eigenen Stundensätzen Einheitliche Preislogik auf jedem Angebot
GAEB-Import Lässt sich ein Leistungsverzeichnis direkt übernehmen? Ausschreibung einer Schule mit vielen Positionen Weniger Abtippfehler
Zeiterfassung Erfasst die Kolonne Zeiten direkt auf der Baustelle und mit Projektbezug? Dachdecker-Kolonne bucht Stunden zur Objektadresse Lindenstraße 12 Zeiten lassen sich dem Auftrag zuordnen
Plantafel Sehen Büro und Bauleitung die Einsätze der Woche auf einen Blick? Bauleiter verschiebt einen Monteur von Montag auf Dienstag Weniger Rückfragen im Team
Mobilität Läuft die Software im Browser und auf dem Smartphone? Elektriker fotografiert eine Leitungsführung vor dem Verputzen Fotos bleiben dem Auftrag zugeordnet
Preisstruktur Sind Büro- und Mobile-Nutzer getrennt buchbar, und wie wird abgerechnet? Zwei Büroleute und fünf Monteure Kosten lassen sich passend zur Teamgröße planen

Die Tabelle hilft, eine Demo am Arbeitsablauf statt an einer langen Funktionsliste zu messen. Entscheidend ist, ob die Daten zwischen Büro und Baustelle weiterlaufen, ohne sie erneut einzugeben.

Warum ein PDF noch keine Integration ist

Ein großer Teil der Handwerksbetriebe nutzt inzwischen digitale Services und versendet Angebote sowie Rechnungen digital. Das allein sagt wenig darüber aus, ob der Auftrag durchgängig digital bearbeitet wird. Eine Rechnung kann weiterhin aus einer Excel-Kalkulation stammen und getrennt von Baustellenzeiten und Projektunterlagen verwaltet werden.

Prüfe deshalb, wie eine Position aus dem Leistungsverzeichnis ins Angebot und später in die Rechnung gelangt. Werden Stammdaten und Kalkulationssätze übernommen? Ist erkennbar, wer den Auftragsstatus geändert hat? Wenn der Anbieter nur Funktionen aufzählt, lass Dir den tatsächlichen Ablauf zeigen.

Drei Fragen, die jede Demo beantworten muss

  • Zeig mir den Weg vom Leistungsverzeichnis zum fertigen Angebot. Müssen Positionen abgetippt werden, spart der Import wenig Arbeit.
  • Zeig mir, wie eine Stunde von der Baustelle in die Abrechnung kommt. Die Zeit sollte direkt dem passenden Projekt zugeordnet sein, ohne den Umweg über Papier, Chat oder Excel.
  • Zeig mir, wie die Monteure die Software vor Ort bedienen. Wenn Zeiterfassung und Fortschritt im Baustellenalltag zu viele Schritte erfordern, werden Einträge schnell auf später verschoben.

Vier Lösungstypen im direkten Vergleich

Ein kleines Team braucht keine Software, die möglichst viele Funktionen auflistet. Entscheidend ist, ob die Monteure sie auf der Baustelle nutzen und ob Büro und Baustelle mit denselben Informationen arbeiten. Vier Lösungstypen kommen dafür infrage.

Vergleich der vier gängigen Lösungstypen zur digitalen Verwaltung in Bauunternehmen: Excel, Word, Papier und Branchensoftware.

Excel, Word und Papier sind sofort verfügbar und verursachen keine zusätzlichen Softwarekosten. Für wenige, überschaubare Aufträge kann das reichen. Sobald Angebotsdaten in Rechnungen übertragen werden müssen, steigt jedoch der Pflegeaufwand und damit das Risiko für Zahlendreher. Zeiten, Fotos und Fortschritte von der Baustelle landen außerdem oft getrennt in Notizen oder Chats.

Buchhaltungs- und Rechnungstools helfen, Rechnungen, offene Posten und Zahlungseingänge zu verwalten. Sie passen, wenn die Abrechnung das Hauptproblem ist. Angebotskalkulation, Einsatzplanung und Baustellendokumentation sind häufig nicht Teil des Systems. Dann bleiben Informationen zum Auftrag auf mehrere Programme verteilt.

Bau-Fachsoftware für Planung und Ausschreibung, etwa NEVARIS, deckt umfangreiche Kalkulations- und Ausschreibungsprozesse ab. Für Betriebe mit viel Arbeit mit Leistungsverzeichnissen kann dieser Funktionsumfang passen. Kleine Teams sollten abwägen, ob sie die zusätzlichen Funktionen regelmäßig nutzen. Einarbeitung und laufende Pflege gehören zum Aufwand.

Handwerker-Software als All-in-one-Lösung, zum Beispiel Craftivo, bündelt Angebote und Rechnungen, Zeiterfassung, Einsatzplanung und Baustellendokumentation. Die Mobile App ist für Monteure gedacht; Büro und Baustelle arbeiten mit denselben Informationen statt mit doppelter Pflege. Der praktische Nutzen hängt davon ab, ob das Team Zeiten, Fortschritte und Belege tatsächlich im gemeinsamen System erfasst.

Eine schnelle Internetverbindung ist heute in den meisten Betrieben vorhanden. Der Engpass liegt oft im Ablauf: Informationen werden doppelt eingetragen oder bleiben an unterschiedlichen Orten liegen.

Lösungstyp Passt zu Stärke Grenze
Excel, Word und Papier Betriebe mit 1 bis 2 Personen und wenigen Aufträgen Keine zusätzlichen Softwarekosten, sofort startklar Übertragungsfehler und keine zentrale Erfassung von Baustelleninformationen
Buchhaltungs- und Rechnungstools Betriebe, die vor allem Rechnungen und Zahlungen verwalten Rechnungen und Zahlungsverfolgung Angebote, Einsatzplanung und Baustellendokumentation fehlen oft
Bau-Fachsoftware für Planung und Ausschreibung Betriebe mit umfangreicher Kalkulations- und Ausschreibungsarbeit Tiefe Kalkulation und Leistungsverzeichnisse Einarbeitung und Funktionsumfang können für kleine Teams zu groß sein
Handwerker-Software als All-in-one, z. B. Craftivo Kleine und mittlere Handwerksbetriebe Angebot, Zeit, Plantafel und Dokumentation in einem System Der Nutzen bleibt gering, wenn das Team die Abläufe nicht mit der Software erfasst

Die passende Lösung richtet sich danach, welche Arbeitsschritte das Team regelmäßig abbilden muss und ob es diese auch auf der Baustelle nutzt.

Welche gesetzlichen Pflichten Deine Software erfüllen muss

Gesetzliche Anforderungen unterscheiden sich danach, ob Du Rechnungen empfängst oder ausstellst und ob Dein Kunde ein Unternehmen, eine Behörde oder eine Privatperson ist. Prüfe deshalb, welche Formate und Abläufe Deine Rechnungssoftware für Deine Aufträge abdeckt.

Fall Pflicht Was die Software können muss
Rechnung an gewerblichen Kunden Empfang strukturierter E-Rechnungen ist seit dem 1. Januar 2025 verpflichtend. Die Pflicht zur Ausstellung wird stufenweise eingeführt, abhängig vom Vorjahresumsatz. E-Rechnungen empfangen und verarbeiten; für die Ausstellung die geltenden Übergangsfristen berücksichtigen
Rechnung an eine Behörde, etwa eine kommunale Schule Je nach Vorgabe der Behörde die Leitweg-ID übernehmen Feld für die Leitweg-ID am Auftrag
Rechnung an einen privaten Eigentümer, etwa ein Mehrfamilienhaus Keine Leitweg-ID Rechnung mit fortlaufendem Nummernkreis ohne Zusatzfeld
Aufbewahrung von Rechnungen Zehn Jahre ab Ende des Ausstellungsjahres Unveränderbare Ablage, auffindbar am Auftrag
Eingangsrechnung als elektronische Datei Originalform bleibt erhalten (GoBD) Original speichern, nicht nur einen Ausdruck

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht, Rechnungen als strukturiertes elektronisches Format auszustellen, beginnt stufenweise ab 2027 und hängt unter anderem vom Vorjahresumsatz ab. Ein einfaches PDF ist keine strukturierte E-Rechnung. Die FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung erläutern die Anforderungen und Übergangsregeln. Prüfe daher, ob Deine Software E-Rechnungen verarbeiten und die für Deine Kunden erforderlichen Formate ausgeben kann.

Bei Rechnungen an Behörden kann eine Leitweg-ID verlangt werden. Übernimm sie dann aus den Vergabeunterlagen und ordne sie dem Auftrag zu. Für Rechnungen an private Eigentümer brauchst Du sie nicht.

Auch die Ablage muss im Alltag funktionieren. Rechnungen sind zehn Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres der Ausstellung. Eine Rechnung aus 2026 ist also bis Ende 2036 aufzubewahren. Während dieser Zeit müssen Herkunft, Unversehrtheit und Lesbarkeit gewährleistet sein. Nachträgliche Änderungen dürfen nicht unbemerkt bleiben, wie die Umsatzsteuer-Handreichung des BMF zu Paragraf 14b UStG erläutert.

GoBD verlangt, dass elektronische Geschäftsdaten nachvollziehbar, vollständig, richtig und gegen unbemerkte Änderungen geschützt bleiben. Geht eine Lieferantenrechnung elektronisch ein, bewahrst Du die Originaldatei auf, nicht nur einen Ausdruck. Das hält auch die GoBD-Anlage des BMF fest. Für den Auftrag „Mehrfamilienhaus Lindenstraße 12“ sollten Angebot, Nachtrag, Rechnung und zugehörige Nachweise zusammen auffindbar sein.

Die GoBD schreibt kein Produkt vor. Sie verlangt, dass Du die zu einem Auftrag gehörenden Unterlagen nachvollziehbar und vollständig wiederfindest.

Digitale Ablage betrifft außerdem Zugriffsrechte und Löschfristen. Der Datenschutz-Leitfaden für IT-Verantwortliche in Hessen behandelt diese Fragen aus datenschutzrechtlicher Sicht. Der Ratgeber zur GoBD im Handwerksbetrieb erklärt, worauf es bei der geordneten Ablage ankommt.

So läuft ein Auftrag von der Angebotserstellung bis zur Abrechnung

Bei der Dachsanierung am Mehrfamilienhaus Lindenstraße 12 muss das Angebot später zu den geplanten Einsätzen, erfassten Stunden und Rechnungsbelegen passen. Der Auftrag läuft in vier Schritten:

Eine Infografik zeigt den Prozess einer Dachsanierung von der Angebotserstellung bis zur abschließenden Rechnungsstellung in sechs Schritten.

  1. Auftrag vorbereiten. Übernimm das Leistungsverzeichnis per GAEB oder beschreibe die Arbeit in eigenen Worten. Die KI erstellt daraus in wenigen Minuten ein Angebot mit Positionen, Mengen und Preisen. Hinterlegte Kalkulationssätze und Textbausteine helfen, die betriebseigene Preislogik und Formulierungen zu verwenden. Prüfe die Berechnung, bevor das Angebot rausgeht.
  2. Einsätze planen. Weise die Kolonne über die Plantafel Terminen zu. Ändert sich der Einsatz von Montag auf Dienstag, sehen Büro und Baustelle denselben Plan. Das verringert Rückfragen und verhindert, dass verschiedene Fassungen der Planung kursieren.
  3. Zeiten und Fortschritt erfassen. Monteure dokumentieren Arbeitszeiten und Fortschritt direkt vor Ort. Der Eintrag bleibt dem Auftrag zugeordnet und ist damit für die spätere Abrechnung und Nachkalkulation nutzbar. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 aus dem Arbeitsschutzgesetz eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung abgeleitet. Ein Eintrag direkt auf der Baustelle erleichtert die laufende Dokumentation gegenüber einem Sammelzettel am Monatsende.
  4. Fotos, Berichte und Abrechnung. Fotos, Notizen und Fortschrittsmeldungen bleiben am Auftrag und sind im Büro unmittelbar sichtbar. Vergleiche bei der Abrechnung die erfassten Stunden mit dem Angebot. So lässt sich nachvollziehen, welcher Aufwand auf Lindenstraße 12 entfiel und welche Belege zum Auftrag gehören.

Entscheidend ist, dass die Informationen von der Angebotsphase bis zur Rechnung am selben Auftrag zusammenlaufen. Wenn Büro und Baustelle Daten doppelt pflegen oder Nachweise in Chats und Ordnern suchen müssen, wird die Abrechnung langsamer und die Nachkalkulation ungenauer. Eine Übersicht über alle Schritte vom Auftrag bis Zahlungseingang ergänzt den Blick auf den Ablauf. Für die kaufmännische Verbindung zwischen den einzelnen Belegen hilft der Leitfaden zu Angebot, Auftrag und Rechnung.

Welcher Plan zu welcher Betriebsgröße passt

Wähle den Plan nach zwei Zahlen: Wie viele Personen arbeiten im Büro, und wie viele Monteure brauchen mobilen Zugriff? Ein Betrieb mit fünf Beschäftigten kann mehr als fünf Nutzer benötigen, wenn mehrere davon Angebote, Rechnungen oder die Einsatzplanung bearbeiten.

Betriebsgröße Plan Preis pro Monat Nutzer Vor dem Kauf prüfen
1 bis 2 Personen Starter 59 € 1 Büro, 2 Mobile Ob ein dritter Monteur dazukommt
3 bis 6 Personen Business 179 €, bei jährlicher Zahlung ab 139 € 3 Büro, 6 Mobile Ob die Jahreszahlung in den Liquiditätsplan passt
7 bis 15 Personen Business mit Zusatz 179 € plus 29 € je weiterem Büro-Nutzer 3 Büro, 6 Mobile im Grundpaket; weitere Nutzerkosten vorab klären Welche Nutzer zusätzlich gebraucht werden
16 bis 50 Personen Individuelle Lösung Nicht angegeben Nutzerzahl vorab klären Preis und Nutzerzahl vor dem Kauf klären

Starter kostet bei monatlicher Zahlung 59 € und enthält einen Büro-Nutzer sowie zwei Mobile-Nutzer. Das passt, wenn der Inhaber die Büroarbeit übernimmt und zwei Monteure mobil arbeiten. Kommt ein dritter Monteur hinzu, reicht das enthaltene Mobile-Kontingent nicht mehr.

Business kostet monatlich 179 € und umfasst drei Büro- sowie sechs Mobile-Nutzer. Bei jährlicher Zahlung kostet der Plan ab 139 € pro Monat und ist 22 % günstiger. Das Grundpaket passt zu einem Team, das bis zu drei Büro-Nutzer und sechs Monteure mit mobilem Zugriff braucht. Zusätzliche Büro-Nutzer kosten jeweils 29 € pro Monat. Für zusätzliche Mobile-Nutzer ist hier kein Preis angegeben; kläre die Kosten vor der Buchung.

Für größere Teams lässt sich aus den genannten Preisen kein konkreter Gesamtbetrag ableiten. Lege deshalb zuerst fest, wie viele Personen Angebote und Rechnungen bearbeiten und wie viele Monteure die App nutzen. Dann kannst Du vor dem Kauf die benötigte Nutzerzahl und den Preis abgleichen.

Büro-Nutzer und Mobile-Nutzer sind nicht dasselbe

Büro-Nutzer arbeiten mit Angeboten, Rechnungen und Auswertungen. Mobile-Nutzer sind Monteure, die unterwegs auf die App zugreifen. Zähle beide Gruppen getrennt: Ein Monteur braucht nicht automatisch einen Büro-Zugang, und ein zusätzlicher Büro-Nutzer kostet bei Business 29 € pro Monat.

Für die Auswahl zählt auch, ob die Software zu den vorhandenen Büroabläufen passt. Craftivo bietet unter anderem GAEB-Import, Microsoft- und Google-Integration sowie eine Großhändler-Anbindung über IDS. Wenn ein Team nur einen Trupp einsetzt, sollte es außerdem prüfen, ob es die Plantafel tatsächlich benötigt. Ein größerer Plan lohnt sich nur, wenn die enthaltenen Nutzer und Funktionen zum Arbeitsalltag passen.

So führst Du die Software im Betrieb ein

Die Einführung scheitert oft dann, wenn die Software auf der Baustelle mehr Zeit kostet, als sie spart. Richte den Ablauf deshalb an einem echten Auftrag aus und halte die ersten Schritte überschaubar. Der Ratgeber zur Digitalisierung im Handwerk bietet weitere Orientierung für den Einstieg.

  1. Wähle einen laufenden Auftrag. Nutze einen Auftrag, dessen Angebot, Baustellendokumentation und Abrechnung Du im Blick hast. So kannst Du die neue Arbeitsweise direkt mit dem bisherigen Ablauf vergleichen.
  2. Richte nur die nötigen Angaben ein. Hinterlege zunächst die Kalkulationssätze und Vorlagen, die Du für Angebote brauchst, sowie die Objektadresse und das zuständige Team. Weitere Einstellungen kannst Du ergänzen, sobald der Grundablauf sitzt.
  3. Plane die Einsätze gemeinsam. Trage Termine und Zuständigkeiten in der Plantafel ein und zeige dem Team, wo es die aktuellen Auftragsinformationen findet.
  4. Erfasse Zeiten und Fortschritt vor Ort. Lass die Mitarbeiter Zeiten direkt auf der Baustelle buchen und Fotos oder Notizen am Auftrag sichern. Büro und Baustelle arbeiten so mit denselben Informationen.
  5. Prüfe den Ablauf nach zwei Wochen. Vergleiche, wie lange ein Angebot dauert, wann Baustelleninformationen im Büro verfügbar sind und wie viele Angaben noch manuell übertragen werden müssen.

Wenn die Eingaben im Alltag liegen bleiben, vereinfache den Ablauf und kläre, an welcher Stelle das Team hängen bleibt. Eine Software sollte sich in die Arbeit auf der Baustelle einfügen, nicht nebenher einen zweiten Dokumentationsweg schaffen.

Craftivo ist in wenigen Minuten startklar und lässt sich im Browser sowie per mobiler App nutzen. Die Testphase dauert 14 Tage und erfordert keine Kreditkarte. Entscheide erst nach einem vollständigen Durchlauf, ob die Abläufe für Deinen Betrieb passen. Müssen Mitarbeiter für einen Auftrag anreisen, kann die Unterkunftslogistik im Raum Hannover ein zusätzlicher Organisationspunkt sein.

Häufige Fragen vor dem Kauf

Braucht ein Malerbetrieb mit vier Leuten überhaupt Software?

Entscheidend ist, ob alle im Team denselben Auftragsstand nutzen. Wenn Angebote als Word-Dateien vorliegen, Stundenzettel erst am Monatsende ankommen und Baustellenfotos im Chat des Chefs verschwinden, kostet die Suche und Übertragung Zeit. Bei wenigen, überschaubaren Aufträgen und einer verlässlichen Ablage können Tabellen dagegen noch ausreichen.

Reicht ein PDF als E-Rechnung?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen von B2B-Rechnungen gelten Übergangsfristen: Die Pflicht wird abhängig von der Unternehmensgröße ab 2027 beziehungsweise 2028 wirksam. Ein PDF ist keine strukturierte E-Rechnung, weil es keine Rechnungsdaten in einem strukturierten Format enthält. XRechnung und ZUGFeRD sind Beispiele für solche Formate. Bei Rechnungen an Behörden kann eine Leitweg-ID erforderlich sein.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen sind zehn Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres ihrer Ausstellung. Bei elektronischen Rechnungen bleibt die elektronische Originaldatei erhalten; ein Ausdruck ersetzt sie nicht. Eine eindeutige Zuordnung zum Auftrag erleichtert es, die Rechnung später wiederzufinden.

Welcher Plan passt zu meinem Team?

Zähl Büro- und Mobile-Nutzer getrennt, statt nur die Gesamtzahl der Beschäftigten heranzuziehen. Starter enthält einen Büro-Nutzer und zwei Mobile-Nutzer und kostet 59 € pro Monat. Business enthält drei Büro-Nutzer und sechs Mobile-Nutzer und kostet 179 € pro Monat; bei jährlicher Zahlung beginnt der Preis bei 139 € pro Monat. Ein zusätzlicher Büro-Nutzer kostet 29 € pro Monat.

Was mache ich diese Woche?

Spiel einen echten Auftrag vollständig durch, von der Kalkulation bis zur Rechnung. Notiere dabei, wie lange die Angebotserstellung dauert, wie schnell Informationen von der Baustelle im Büro verfügbar sind und wie oft Daten manuell übertragen werden.

Mit Craftivo kannst Du Angebote, Rechnungen, Zeiterfassung, Einsatzplanung und Baustellendokumentation in einem gemeinsamen Arbeitsstand bearbeiten, im Browser und in der App. Nimm dafür einen laufenden Auftrag, etwa eine Dachsanierung, und lass die Kolonne Zeiten und Fortschritt direkt vor Ort erfassen. Vergleiche nach zwei Wochen die drei Messwerte mit Deinem bisherigen Ablauf. Craftivo lässt sich 14 Tage ohne Kreditkarte testen.

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