Rechnungsvorlage kostenlos
Eine Rechnung muss das Finanzamt akzeptieren und beim Kunden ohne Rückfragen durchgehen. Im Kern sind das die Pflichtangaben nach §14 UStG, ein paar Sonderfälle (Kleinunternehmer, Bauleistungen unter Firmen, E-Rechnung) und der Steuerbonus §35a, der Deinen Privatkunden bares Geld spart.
Lade die kostenlose Vorlage herunter und stell Rechnungen, die alle Pflichtangaben enthalten — und Deinen Privatkunden den §35a-Steuerbonus sichern.
Das gehört rein
Damit Deine Vorlage rechtssicher und vollständig ist — hier die wichtigsten Angaben.
Pflichtangaben nach §14 UStG
Vollständiger Name und Anschrift von Dir und dem Kunden, Deine Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, das Leistungsdatum, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Nettoentgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag.
Arbeits- und Materialkosten getrennt (§35a EStG)
Dein Privatkunde kann 20 % der Arbeits-, Fahrt- und Maschinenkosten von der Steuer absetzen (max. 1.200 €/Jahr) — aber nur, wenn diese getrennt vom Material ausgewiesen sind und er per Überweisung zahlt. Ein echtes Verkaufsargument.
Sonderfälle korrekt kennzeichnen
Als Kleinunternehmer weist Du keine USt aus und setzt den §19-Hinweis. Bei Bauleistungen an einen anderen Bauunternehmer gilt Reverse Charge (§13b) mit dem Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Bis 250 € brutto reicht die Kleinbetragsrechnung (§33 UStDV).
E-Rechnung im Blick behalten
Seit 01.01.2025 muss jeder Betrieb E-Rechnungen empfangen können. Der Versand wird gestaffelt Pflicht (ab 2027 bzw. 2028 im B2B-Bereich) — nicht bei Privatkunden. Eine reine PDF gilt seitdem nicht mehr als E-Rechnung; Formate sind XRechnung und ZUGFeRD.
Praktische Tipps
- Weise Arbeits- und Materialkosten immer getrennt aus — das ist die Eintrittskarte für den §35a-Bonus Deiner Privatkunden.
- Vergib Rechnungsnummern lückenlos und einmalig — ein häufiger Anlass bei Betriebsprüfungen.
- Vergiss das Leistungsdatum nicht, auch wenn es dem Rechnungsdatum entspricht.
- Werde rechtzeitig E-Rechnungs-fähig und übe den Versand per ZUGFeRD/XRechnung vor 2027/2028 ein.
So nutzt Du die Vorlage
- 1Lade die kostenlose Rechnungsvorlage als PDF herunter.
- 2Trage Betriebs- und Kundendaten, Rechnungs- und Leistungsdatum sowie die fortlaufende Nummer ein.
- 3Liste die Positionen auf, getrennt nach Arbeit und Material, und weise Netto, USt und Brutto aus.
Mach es Dir mit craftivo noch leichter
Mit craftivo schreibst Du GoBD-konforme Rechnungen mit lückenlosem Nummernkreis, getrenntem Arbeits-/Materialausweis und E-Rechnung im ZUGFeRD-/XRechnung-Format — direkt aus dem Angebot.
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Häufige Fragen: Rechnungsvorlage
- Welche Angaben sind auf einer Rechnung Pflicht?
- Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, das Leistungsdatum, das aufgeschlüsselte Nettoentgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag (§14 Abs. 4 UStG). Bis 250 € brutto reicht die vereinfachte Kleinbetragsrechnung (§33 UStDV).
- Warum sollte ich Arbeits- und Materialkosten getrennt ausweisen?
- Weil Dein Privatkunde damit Geld zurückbekommt: 20 % der Arbeitskosten kann er von der Steuer absetzen, maximal 1.200 € pro Jahr (§35a EStG). Material zählt nicht. Voraussetzung ist der getrennte Ausweis und die Zahlung per Überweisung statt bar.
- Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für mich?
- Empfangen können musst Du E-Rechnungen seit dem 01.01.2025 — ein E-Mail-Postfach genügt. Der Versand wird im B2B-Bereich gestaffelt Pflicht (ab 2027 für größere Betriebe, ab 2028 für alle), bis Ende 2026 ist Papier oder PDF mit Zustimmung noch erlaubt. Bei Privatkunden gilt die Pflicht nicht.
- Ich bin Kleinunternehmer — was muss auf die Rechnung?
- Du weist keine Umsatzsteuer aus und setzt stattdessen den Pflicht-Hinweis nach §19 UStG (z. B. „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“). Seit 2025 gelten die Grenzen 25.000 € Vorjahresumsatz und 100.000 € im laufenden Jahr.
Stand 2026. Dieser Inhalt ist eine allgemeine Information und keine Rechts- oder Steuerberatung — im Zweifel frag Deinen Anwalt oder Steuerberater. Fristen und Grenzen können sich ändern.