Handwerkersoftware SHK Vergleich 2026

Du hast den Auftrag schon auf dem Tisch. Die Kolonne fährt morgen auf die Baustelle, im Büro liegt das Angebot noch halb fertig, und irgendwo zwischen WhatsApp, Zetteln und Excel fehlt wieder der gemeinsame Stand. Genau da scheitern viele SHK-Betriebe nicht an der Arbeit auf der Baustelle, sondern am Medienbruch zwischen Büro und Baustelle.

Bei einem handwerkersoftware shk vergleich zählt deshalb nicht, ob eine Software „schön aussieht“. Entscheidend ist, ob sie Deinen Ablauf von der Anfrage bis zur Rechnung wirklich zusammenhält, ohne dass Du ständig nachtelefonieren, nachtragen oder doppelt erfassen musst. Für viele Betriebe ist das der Unterschied zwischen laufendem Betrieb und täglicher Nacharbeit.

Inhaltsverzeichnis

• Warum die Softwarewahl für SHK-Betriebe oft schiefgeht
  • Reine Rechnungssoftware reicht nicht
• Acht Vergleichskriterien, die im SHK-Alltag wirklich zählen
  • Der Maßstab muss zur Baustelle passen
  • Nicht das Label zählt, sondern die Integration
• Scorecard im Vergleich
  • Wie ich die Lösungen einordne
  • So liest Du die Tabelle richtig
• Preisstrukturen von SHK-Software im Vergleich
  • Der Einstiegspreis erzählt nicht die ganze Geschichte
  • Worauf Du bei der Kalkulation achten musst
• Welche Lösung passt zu welcher Betriebsgröße
  • Solo und Kleinstbetrieb
  • Kleiner Betrieb
  • Mittlerer Betrieb
• Aktionsplan für den 14-Tage-Test
  • So testest Du ohne Theater
  • Was am Ende wirklich zählt
• Praxisbeispiel aus einem SHK-Betrieb
  • Ein 12-Mann-Betrieb im Alltag
• Fazit und nächster Schritt
• FAQ
  • Welche SHK-Software passt für kleine Betriebe am besten
  • Brauche ich GAEB wirklich in der SHK-Software
  • Worauf sollte ich beim Preis wirklich achten
  • Wie teste ich eine SHK-Software richtig
  • Ist eine Cloud-Lösung für SHK-Betriebe sinnvoll

Warum die Softwarewahl für SHK-Betriebe oft schiefgeht

Ein Heizungsauftrag kommt rein, ein Mehrfamilienhaus, klassische Baustelle, der Kunde will schnell ein Angebot. Im Büro tippt jemand am Abend die Positionen ab, auf der Baustelle landen Zeiten auf Papier, und am nächsten Tag fragt der Chef, warum die Nachkalkulation nicht stimmt. Das Problem ist selten die fehlende Funktion. Das Problem ist der Bruch zwischen den Schritten.

Für den deutschen SHK-Markt ist das besonders wichtig, weil die Branche kleinteilig ist, mit rund 40.000 Unternehmen, etwa 200.000 Beschäftigten inklusive Auszubildende und einem jährlichen Umsatz von rund 33,0 Mrd. Euro. Diese Größenordnung blieb in den Auswertungen für 2011, 2015 und 2022 stabil, und auch die Größenklassen-Verteilung ist weitgehend gleichmäßig, jeweils 25 % der Betriebe in den Segmenten 1–4, 5–9, 10–19 und 20+ Mitarbeiter. Die Zahl kommt aus der Branchenstrukturanalyse für Deutschland, und sie erklärt, warum kleine Teams andere Software brauchen als große Installationsunternehmen. Branchenstrukturanalyse SHK

Reine Rechnungssoftware reicht nicht

Eine einfache Rechnungslösung macht nur den letzten Schritt sauber. Sie löst weder die Disposition noch die mobile Zeiterfassung, noch die Baustellendokumentation mit Fotos und Notizen. Genau deshalb greifen viele Betriebe daneben, wenn sie nur nach „kann Rechnung“ auswählen.

Im SHK-Alltag brauchst Du mehr als eine digitale Schreibmaschine. Du brauchst eine Kette, die Anfrage, Angebot, Termin, Einsatz, Dokumentation und Rechnung in einem Arbeitsstand hält. Sonst suchst Du am Ende wieder nach Infos in Ordnern, Chats und Rückfragen.

Praktische Regel: Wenn Deine Monteure auf der Baustelle etwas eintragen müssen und das Büro es später noch mal abtippt, hast Du keine gute Lösung, sondern doppelte Arbeit.

Darum geht's in diesem Vergleich: nicht um einzelne Funktionen, sondern um die Frage, wie gut eine Software den kompletten Ablauf abbildet. Alles andere sieht im Prospekt gut aus, bringt im Alltag aber wenig. Eine nützliche Ergänzung dazu ist auch der Überblick zur Cloud-Handwerkersoftware, weil Cloud oder lokal die tägliche Zusammenarbeit stark beeinflusst.

Acht Vergleichskriterien, die im SHK-Alltag wirklich zählen

Der Maßstab muss zur Baustelle passen

Wenn eine Software im SHK-Betrieb taugt, dann muss sie vor allem diese Punkte sauber abdecken:

• Kundenmanagement. Du willst den Kunden, das Objekt, die Historie und offene Vorgänge an einem Ort sehen, nicht in drei Programmen verstreut.
• Angebots- und Rechnungsstellung. Ein gutes System spart Dir das ständige Kopieren, Nachpflegen und Suchen von Nummernkreisen.
• Projektplanung und Projektmanagement. Eine Plantafel muss helfen, nicht nur hübsch aussehen.
• Mobilzugriff und Baustellendokumentation. Fotos, Notizen und Status gehören direkt zum Auftrag, nicht in einen extra Messenger.
• Zeiterfassung und Mitarbeiterverwaltung. Zeiten vom Monteur zählen nur dann, wenn sie ohne Nacharbeit im Büro ankommen.
• Lagerverwaltung und Materialwirtschaft. Nicht jeder Betrieb braucht Vollausbau, aber Material darf nicht im Nebel verschwinden.
• Schnittstellen. DATEV, Großhändler, Microsoft und Google sparen Arbeit, wenn sie wirklich eingebunden sind.
• Support und Schulung. Wenn die Leute nicht damit klarkommen, hilft auch die schönste Oberfläche nichts.

Die Vergleichsseiten für SHK-Software nennen wiederholt genau diese Prozessketten, etwa Wartung, Reparaturverwaltung, Aufmaß, Plantafel, mobile Zeiterfassung, Signatur und GAEB- sowie DATEV-Anbindung. Das ist auch der Grund, warum ich reine Office- oder Rechnungsprogramme in diesem Umfeld nicht ernsthaft als vollständige Lösung sehe. SHK-Software Vergleichskriterien

Nicht das Label zählt, sondern die Integration

Viele Anbieter schreiben „SHK“ auf die Startseite und meinen damit nur, dass irgendwo ein Heizungsicon auftaucht. Das reicht nicht. Wirklich relevant ist, ob Du ein Leistungsverzeichnis aus einem Angebot ziehen kannst, auf der Baustelle Fotos anhängst und am Ende die Nachkalkulation ohne Medienbruch bekommst.

Der aktuellere Blick auf den Markt zeigt auch, wohin sich die Erwartungen verschieben. Cloud, mobil und teilweise KI-gestützt werden wichtiger, während Teil-Lösungen an Attraktivität verlieren. Das ist für Dich einfach: Wenn Du heute noch mit Zetteln und Einzellösungen arbeitest, sollte die neue Software den Übergang ins Büro nicht verkomplizieren, sondern vereinfachen. SHK-Software Marktüberblick

Eine gute SHK-Software ist nicht die mit den meisten Menüs. Sie ist die, die Deinen Alltag weniger unterbricht.

Wer außerdem mit sensiblen Daten und sauberer Dokumentation arbeitet, sollte passende Nachweise und Abläufe im Blick behalten. Für den organisatorischen Rahmen ist der Artikel Wie Sie Datenschutz-Nachweise erlangen ein nützlicher Zusatz, weil im Handwerk die Doku eben nicht nur technisch, sondern auch formal sitzen muss.

Scorecard im Vergleich

Wie ich die Lösungen einordne

Für diese Scorecard zählt der Betrieb im Alltag, nicht das Werbeversprechen. Ich bewerte die Lösungen danach, was sie bei typischen SHK-Aufgaben wirklich abdecken und wie gut sie den Wechsel zwischen Büro und Baustelle verkürzen. Die Tabelle bleibt bewusst einfach, damit Du sie im eigenen Betrieb mit Deinen Prioritäten scharf stellen kannst.

Gewichtung im Kopf, nicht im Prospekt: Hast Du viel Service und Wartung, dann zählen Plantafel, Zeiterfassung und Baustellendoku stärker. Läuft bei Dir mehr Projektgeschäft, dann sind GAEB, Kalkulation und die Übergabe an die Buchhaltung wichtiger.

Lösung	GAEB	KI-Angebot	Kalkulation	Plantafel	Zeiterfassung	Baustellendoku	Integrationen	Preisstruktur
Craftivo	stark	stark	stark	stark	stark	stark	stark	transparent, monatlich oder jährlich
HERO	stark	vorhanden	stark	stark	stark	stark	stark	im oberen Mittelfeld, modulabhängig
ToolTime	gut	nicht klar im Fokus	gut	gut	stark	gut	gut	Abo-Modell
STREIT	stark	nicht klar im Fokus	stark	stark	stark	gut	stark	eher komplex, auf Anfrage
Plancraft	eher einfach	nicht im Schwerpunkt	ausreichend	solide	solide	ausreichend	solide	günstiger Einstieg

Craftivo ist in dieser Gegenüberstellung eine brauchbare Referenz, weil der Hersteller Angebots- und Rechnungswesen, KI-gestützte Angebotserstellung aus Beschreibung oder GAEB, Plantafel, Zeiterfassung, Baustellendokumentation, Microsoft- und Google-Integration sowie mobile Nutzung in einem System bündelt. Genau diese Kombination ist für SHK-Betriebe interessant, die den Medienbruch zwischen Büro und Baustelle klein halten wollen. Craftivo Funktionen

So liest Du die Tabelle richtig

Eine Scorecard hilft nur, wenn sie im Betrieb auch getragen wird. Die höchste Punktzahl bringt Dir nichts, wenn die Monteure die App links liegen lassen. Für kleine Betriebe zählt meist eine klare Bedienung mehr als die letzte Spezialfunktion. Bei größeren Betrieben ist entscheidend, ob die Lösung mehrere Kolonnen, Projektarbeit und Buchhaltung sauber zusammenführt.

Bei vielen Kundenanfragen, Wartungen und Reparaturen musst Du vor allem auf die mobile Seite schauen. Dann entscheidet sich draußen auf der Baustelle, ob die Software wirklich hilft oder nur im Büro gut aussieht. Bei Umbau und Sanierung stehen Angebotslogik und Projektstruktur im Vordergrund. Wer die Buchhaltung intern erledigt, muss die Schnittstellen von Anfang an ernst nehmen, sonst zahlt der Betrieb später doppelt.

Preisstrukturen von SHK-Software im Vergleich

Der Einstiegspreis erzählt nicht die ganze Geschichte

Beim Preis musst Du zwischen Einstiegswert und echter Gesamtbelastung unterscheiden. Mehrere deutschsprachige Vergleichsseiten nennen für SHK-Software 2026 einen Einstieg ab mindestens 39,90 Euro pro Monat, mobile Lizenzen zusätzlich um 20 Euro pro Monat, und einen Marktbereich von 20 Euro bis über 140 Euro pro Monat je nach Funktionsumfang. Ein weiterer Vergleich nennt Cloud-Modelle ab rund 29 Euro pro Monat sowie Desktop-Kauflizenzen von über 2.500 Euro. Diese Spannbreite zeigt, wie stark sich der Markt zwischen Browser-Lösungen und komplexeren Systemen aufgeteilt hat. SHK-Software Preise im Vergleich

Ein günstiger Einstieg kann teuer werden, wenn Du für jeden Monteur noch eine mobile Lizenz brauchst. Genau da kippt die Rechnung im Alltag oft. Dann ist das scheinbar billige Abo plötzlich teurer als ein sauber geplantes Paket.

Worauf Du bei der Kalkulation achten musst

• Cloud-Abo. Gut für kleine und mittlere Teams, weil Du schnell startest und wenig Technik im Haus brauchst.
• Desktop-Kauf. Kann sich für Betriebe lohnen, die lieber einmal investieren, aber Du trägst mehr Pflege und IT-Verantwortung selbst.
• Pro-User-Modell. Klingt fair, wird aber mit jedem zusätzlichen Nutzer spürbar.

Für die Entscheidung ist wichtig, was rund um das Programm noch anfällt. Wenn die Buchhaltung über DATEV läuft, Schnittstellen extra kosten oder die App für jeden Monteur separat freigeschaltet werden muss, verschiebt sich die Rechnung schnell. Für den Blick auf laufende Transaktions- und Zahlungskosten ist auch die Einordnung von iPayBetter GmbH Zahlungskosten hilfreich, weil am Ende nicht nur die Software, sondern auch der Zahlungsweg ins System passt.

Faustregel: Wenn Du mehr als nur die Bürostation digitalisieren willst, rechne immer mit dem ganzen Team, nicht nur mit einem Hauptuser.

Welche Lösung passt zu welcher Betriebsgröße

Solo und Kleinstbetrieb

Bei 1 bis 4 Mitarbeitern brauchst Du keine schwere Lösung, sondern eine, die sofort sitzt. Hier zählen schnelles Angebot, einfache Rechnung, mobile Zeiterfassung und wenig Einarbeitung. Wenn Du noch viel allein machst, ist eine schlanke Cloud-Lösung oft besser als ein aufgeblähtes ERP.

Der Fehler in dieser Größe ist meistens Überkauf. Viele Inhaber nehmen etwas zu Großes, weil es „alles kann“, und nutzen am Ende nur ein Drittel davon. Besser ist ein Werkzeug, das Du im Alltag wirklich jeden Tag öffnest.

Kleiner Betrieb

Bei 5 bis 15 Mitarbeitern wird die Plantafel wichtig. Jetzt brauchst Du Disposition, mobile Doku und saubere Übergabe ans Büro. Eine modulare Cloud oder eine erweiterbare Branchensoftware passt hier besser als eine reine Rechnungs-App.

Wenn Du hier weiter mit Einzellösungen arbeitest, merkst Du den Schmerz schnell. Einer schreibt Angebote, einer pflegt Zeiten, einer sammelt Fotos, und niemand weiß am Freitagmittag, was wirklich offen ist. Genau an der Stelle lohnt sich der Wechsel meist am deutlichsten.

Mittlerer Betrieb

Ab 15 Mitarbeitern brauchst Du Struktur, nicht nur Bedienung. Dann zählen integrierte Prozesse, Schnittstellen, Projektmanagement und eine Software, die mehrere Kolonnen abbilden kann. Hier sind Lösungen mit stärkerem ERP-Charakter oder breit aufgestellte Branchenprogramme meist die vernünftigere Wahl.

Für Betriebe in dieser Größe ist auch der Blick auf die Teamarbeit zentral. Wenn das Büro und die Baustelle nicht im selben System arbeiten, frisst die Koordination zu viel Zeit. Ein zusätzlicher Überblick für kleinere Einheiten findet sich im Beitrag Handwerkersoftware für Kleinbetriebe, falls Du prüfen willst, ob Dein Betrieb noch in die schlanke Kategorie fällt.

Aktionsplan für den 14-Tage-Test

So testest Du ohne Theater

Nimm nur zwei oder drei Lösungen in die engere Wahl. Mehr schafft im Betrieb niemand sauber. Der 14-Tage-Test ist der Punkt, an dem sich Prospekt und Praxis trennen.

• Tag 1 bis 2. Stammdaten importieren, Kundendaten anlegen, Nummernkreise prüfen.
• Tag 3 bis 5. Ein echtes Angebot aus einer SHK-Anfrage erstellen, möglichst mit Leistungsverzeichnis.
• Tag 6 bis 8. Eine kleine Kolonne über die Plantafel steuern und Zeiten mobil erfassen.
• Tag 9 bis 11. Fotos, Notizen und Baustellendoku direkt am Auftrag testen.
• Tag 12 bis 14. Übergabe an die Buchhaltung, Support kontaktieren, Gesamteindruck bewerten.

Wichtig ist nicht nur, ob es technisch geht. Wichtig ist, wie schnell Dein Team damit arbeitet. Wenn der Monteur auf der Baustelle flucht, hilft Dir keine schöne Oberfläche.

Was am Ende wirklich zählt

Praktischer Prüfstein: Ein gutes System reduziert Rückfragen. Wenn Dein Büro nach dem Test weniger nachtelefonieren muss, bist Du auf dem richtigen Weg.

Bewerte am Schluss diese Punkte:

• Zeit für ein normales Angebot.
• Akzeptanz der Monteure.
• Sauberkeit der Nachkalkulation.
• Qualität der mobilen Nutzung.
• Klarheit der Buchhaltungsübergabe.

Wenn Du das sauber misst, entscheidest Du nicht nach Bauchgefühl. Du entscheidest nach Deinem echten Betrieb.

Praxisbeispiel aus einem SHK-Betrieb

Ein 12-Mann-Betrieb im Alltag

Ein 12-Mann-SHK-Betrieb bekommt die Anfrage für eine Heizungssanierung im Mehrfamilienhaus. Das Leistungsverzeichnis kommt rein, das Büro legt das Projekt an, und aus den Positionen entsteht direkt das Angebot. Genau an dieser Stelle trennt sich die gute SHK-Software von der reinen Verwaltungsmaske.

Bei einer integrierten Lösung laufen Disposition, mobile Zeiterfassung und Baustellendokumentation im selben Arbeitsstand. Die Kolonne sieht den Auftrag auf der Plantafel, dokumentiert Fotos und Notizen am Objekt, und die Zeiten landen ohne Zettel in der Abrechnung. So schließt die Software den Medienbruch zwischen Büro und Baustelle wirklich, statt ihn nur zu verwalten.

Der Vergleich ist hier einfach. Eine Lösung, die Angebot, Projekt, Doku und Rechnung zusammenführt, hält den Faden im Alltag. Eine Lösung, die nur einzelne Teile abdeckt, produziert Nacharbeit, Rückfragen und unnötige Doppelarbeit.

Wer einen praxisnahen Betriebseinblick sucht, findet bei von Lupero UG empfohlen weitere Hinweise dazu, wie Handwerksbetriebe ihre Abläufe im Alltag strukturieren können. Für die SHK-Perspektive bleibt die Kernfrage dieselbe. Kommt die Information sauber von der Baustelle ins Büro, oder bleibt sie unterwegs hängen? Für eine direkte Einordnung der SHK-Lösung hilft auch ein Blick auf Craftivo für SHK.

Fazit und nächster Schritt

Die richtige Handwerkersoftware SHK Vergleich-Entscheidung ist keine Feature-Liste, sondern eine Prozessfrage. Wenn die Lösung den Medienbruch zwischen Büro und Baustelle schließt, merkst Du das an schnelleren Angeboten, besserer Akzeptanz im Team und einer saubereren Nachkalkulation. Genau deshalb musst Du im eigenen Betrieb testen, nicht nur vergleichen.

Ordne zuerst Deine Betriebsgröße ein, dann wähle den passenden Lösungstyp. Kleine Teams brauchen Einfachheit, mittlere Betriebe brauchen Struktur, größere Betriebe brauchen Integration. Alles andere ist nur Verpackung.

Wenn Du gerade wechselst, fang mit zwei oder drei Kandidaten an und teste sie 14 Tage lang im echten Alltag. Nicht im Demomodus, sondern mit echtem Angebot, echter Kolonne und echter Buchhaltung.

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Craftivo bündelt Angebote, Rechnungen, Zeiterfassung, Projektplanung und Baustellendoku in einem System, genau für diese Lücke zwischen Büro und Baustelle. Wenn Du sehen willst, ob das zu Deinem SHK-Betrieb passt, schau Dir Craftivo an und teste die Abläufe direkt im eigenen Alltag.

FAQ

Welche SHK-Software passt für kleine Betriebe am besten

Für kleine Teams zählt zuerst Einfachheit. Wenn Du Angebote, Rechnungen und mobile Zeiterfassung ohne langen Aufbau brauchst, nimm eine schlanke Cloud-Lösung und prüf im Test vor allem die Bedienung auf dem Handy.

Brauche ich GAEB wirklich in der SHK-Software

Wenn Du regelmäßig mit Leistungsverzeichnissen arbeitest, ja. Dann ist GAEB kein Extra, sondern Teil des normalen Ablaufs. Wenn Du fast nur Stammkunden und Serviceaufträge hast, ist es weniger wichtig.

Worauf sollte ich beim Preis wirklich achten

Nicht nur auf den Monatsbetrag. Rechne mit mobilen Lizenzen, zusätzlichen Nutzern, Schnittstellen und möglichem Einführungsaufwand. Der scheinbar günstige Einstieg kann im Team schnell teurer werden.

Wie teste ich eine SHK-Software richtig

Nimm einen echten Auftrag, leg ihn in der Software an und geh ihn komplett durch. Vom Angebot bis zur Rechnung. Erst wenn Büro, Baustelle und Buchhaltung sauber zusammenlaufen, ist die Lösung brauchbar.

Ist eine Cloud-Lösung für SHK-Betriebe sinnvoll

Für viele kleine und mittlere Betriebe ja. Sie ist meist schneller startklar und leichter im Alltag. Entscheidend ist aber, dass die mobile Nutzung, die Datenstruktur und die Schnittstellen zu Deinem Betrieb passen.