E-Rechnung im Handwerk: Pflicht, Fristen und was Du jetzt tun musst
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format (nach der Norm EN 16931), das sich automatisch weiterverarbeiten lässt — zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Eine reine PDF-Datei gilt seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr als E-Rechnung.
Stand: 24. Juni 2026 · Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung.
Was ist eine E-Rechnung — und was nicht?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung, die digital verschickt wird. Entscheidend ist das Format: Die Rechnungsdaten müssen strukturiert (als XML) vorliegen, sodass die Software des Empfängers sie automatisch einlesen und verarbeiten kann. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931.
Das hat eine wichtige Folge: Eine PDF-Rechnung, die Du am Bildschirm liest, ist seit dem 1. Januar 2025 keine E-Rechnung mehr — sie gilt als „sonstige Rechnung“. In Deutschland sind als E-Rechnung vor allem zwei Formate zulässig: die XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ein PDF mit eingebettetem XML).
Die Fristen im Überblick
Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz und der neugefasste § 14 UStG. Die Umstellung läuft in Stufen:
- Seit 1. Januar 2025: Jeder inländische Betrieb muss E-Rechnungen empfangen können — ausnahmslos, auch Kleinstbetriebe und Kleinunternehmer. In der Praxis genügt dafür zunächst ein E-Mail-Postfach.
- 2025 und 2026: Für den Versand an andere Unternehmen (B2B) darfst Du noch Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen (PDF nur mit Zustimmung des Empfängers).
- Ab 1. Januar 2027: Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Betriebe dürfen weiter Papier/PDF verschicken.
- Ab 1. Januar 2028: Die Ausstellungspflicht gilt für praktisch alle inländischen Unternehmen — unabhängig vom Umsatz.
Gilt die Pflicht auch für kleine Handwerksbetriebe?
Beim Empfang gibt es keine Ausnahme: Auch ein Ein-Mann-Betrieb und auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen E-Rechnungen ihrer Lieferanten ab 2025 annehmen und GoBD-konform speichern können.
Beim Versand gibt es Erleichterungen: Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind nicht betroffen und bleiben formfrei. Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht dauerhaft befreit (müssen aber empfangen können). Und Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto dürfen weiterhin als einfache Rechnung ausgestellt werden.
Ein praktischer Hinweis: Viele größere Auftraggeber und öffentliche Stellen akzeptieren faktisch schon heute keine PDFs mehr und verlangen eine echte E-Rechnung. Die gesetzliche Schonfrist schützt Dich nicht vor diesem Kundendruck.
Was Du jetzt konkret tun solltest
Stell sicher, dass Du eingehende E-Rechnungen lesen und revisionssicher archivieren kannst — eine ausgedruckte und weggeworfene XML-Datei reicht dem Finanzamt nicht. Und richte Dich darauf ein, selbst E-Rechnungen zu erstellen: Ein Rechnungsprogramm, das XRechnung und ZUGFeRD beherrscht, nimmt Dir die technische Arbeit komplett ab.
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craftivo kostenlos testenHäufige Fragen
- Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
- Nein. Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine reine PDF-Rechnung nicht mehr als E-Rechnung, sondern als „sonstige Rechnung“. Eine E-Rechnung muss die Daten strukturiert (als XML nach EN 16931) enthalten — zum Beispiel als XRechnung oder als ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
- Muss ich als kleiner Handwerksbetrieb E-Rechnungen verschicken?
- Empfangen musst Du E-Rechnungen seit 2025 in jedem Fall. Beim Versand gilt eine Übergangsfrist: 2025 und 2026 darfst Du im B2B noch Papier/PDF nutzen. Ab 2027 müssen Betriebe mit über 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 dann praktisch alle Unternehmen.
- Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
- Nein. Rechnungen an Endverbraucher (B2C) sind von der E-Rechnungspflicht nicht betroffen und bleiben formfrei. Auch Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto darfst Du weiterhin als einfache Rechnung ausstellen.
- Was passiert, wenn ich keine E-Rechnungen empfangen kann?
- Der Rechnungssteller hat seine Pflicht mit dem Versand einer korrekten E-Rechnung erfüllt — kannst Du sie nicht annehmen, riskierst Du Probleme beim Vorsteuerabzug und Ärger mit Geschäftspartnern. Deshalb solltest Du den Empfang und die revisionssichere Archivierung frühzeitig sicherstellen.
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