Rechnungsprogramm für Bauunternehmen im Vergleich

Montag, 6.40 Uhr. Auf dem Handy wartet die Nachricht vom Bauleiter. Das Angebot fürs Mehrfamilienhaus soll heute raus. Im Büro fehlen noch die Stunden der Kolonne vom Freitag. Dazu liegt die Abschlagsrechnung für den Rohbau halbfertig im Entwurf, weil Aufmaß, Fotos und Nachtrag noch in drei verschiedenen Ordnern hängen.

Genau da trennt sich ein simples Rechnungstool von einem brauchbaren Rechnungsprogramm für Bauunternehmen. Im Bau reicht es nicht, nur eine PDF-Rechnung zu schreiben. Du musst Daten aus Leistungsverzeichnis, Aufmaß, Zeiterfassung und Baustellendoku zusammenziehen, sonst baust Du Dir jeden Tag neue Rückfragen, Nacharbeiten und Fehler ein.

Inhaltsverzeichnis

• Warum ein gutes Rechnungsprogramm im Bauunternehmen Zeit und Geld spart
  • Das eigentliche Problem ist nicht die Rechnung
  • Warum Bauunternehmen andere Anforderungen haben
• Diese Funktionen muss Dein Rechnungsprogramm für Bauunternehmen können
  • GAEB und Leistungsverzeichnis
  • Angebots- und Rechnungsworkflow
  • Preislogik und Textbausteine
  • Mobile Zeiterfassung und Baustellendoku
  • GoBD, E-Rechnung und Aufbewahrung
• Rechnungsprogramme im Vergleich nach Einsatzzweck und Betriebsgröße
  • Rechnungsprogramme für Bauunternehmen nach Einsatzzweck im Vergleich
  • Einfaches Rechnungs-Tool
  • Handwerker-Komplettlösung
  • Welche Lösung zu welchem Betrieb passt
• Was ein Rechnungsprogramm für Bauunternehmen wirklich kostet
  • Der Preis ist nur die halbe Wahrheit
  • So rechnest Du sauber über zwei Jahre
  • Wo versteckte Kosten entstehen
• So wählst Du aus und führst Dein neues Rechnungsprogramm ein
  • Erst den Ablauf klären, dann das System
  • Nur mit echtem Projekt testen
  • Einführung ohne Betriebsunterbrechung
• Wie Craftivo Deinen Büroalltag zwischen Baustelle und Büro vereinfacht
• Häufige Fragen zum Rechnungsprogramm für Bauunternehmen
  • Was ist der Unterschied zwischen GAEB und E-Rechnung
  • Muss mein Betrieb seit 2025 E-Rechnungen können
  • Was bedeutet GoBD-konforme Ablage einfach erklärt
  • Was ist eine Leitweg-ID
  • Können Monteure so ein System wirklich auf der Baustelle nutzen

Warum ein gutes Rechnungsprogramm im Bauunternehmen Zeit und Geld spart

Ein Malerbetrieb mit drei Leuten kommt oft noch eine Weile mit Word-Vorlagen und Excel durch. Spätestens wenn mehrere Baustellen parallel laufen, kippt das Ganze. Dann fehlt beim Angebot die letzte Preisänderung, auf der Rechnung stimmt der Leistungsstand nicht, und beim Zahlungseingang fragt das Büro erst einmal auf der Baustelle herum.

Im Handwerk ist die Digitalisierung längst im Büro angekommen. 85 Prozent der Betriebe bieten mindestens einen digitalen Service an. Am häufigsten den digitalen Angebotsversand mit 68 Prozent und den digitalen Rechnungsversand mit 62 Prozent. Außerdem sehen 89 Prozent der Betriebe Digitalisierung als Chance, laut Bitkom-Studienbericht zum Handwerk. Für Dich heißt das ganz praktisch: Angebot und Rechnung sind kein Nebenthema mehr. Sie sind der Kern Deines Büroablaufs.

Das eigentliche Problem ist nicht die Rechnung

Die Rechnung selbst ist selten das Nadelöhr. Das Nadelöhr sind die Informationen davor.

Bei einem SHK-Betrieb sieht das oft so aus:

• Angebot erstellt: Für die Sanierung eines Mehrfamilienhauses kommen Positionen aus dem Leistungsverzeichnis, eigene Zuschläge und Zusatztexte zusammen.
• Leistung erbracht: Die Kolonne schreibt Stunden auf Zettel. Einer fotografiert den Baufortschritt, aber die Bilder landen in WhatsApp.
• Abrechnung fällig: Das Büro sucht Aufmaß, Stundenzettel und Freigaben zusammen. Dann beginnt die Rechnung überhaupt erst.

Praxisregel: Wenn Dein Büro eine Rechnung erst dann schreiben kann, wenn drei Leute noch etwas nachreichen müssen, ist nicht die Rechnung langsam. Dein Prozess ist es.

Warum Bauunternehmen andere Anforderungen haben

Im Bau- und Ausbaugewerbe ist der Digitalisierungsgrad historisch schwach. Das Digitalisierungsbarometer für Bau- und Ausbaugewerke nennt 37 von 100 Punkten. Eine ältere Handwerkserhebung lag bei 57 von 100 Punkten insgesamt, und die Zeiterfassung im Bauhandwerk lag nur bei 31 Prozent. Das ist wichtig, weil genau die Prozesse, die für saubere Abrechnung nötig sind, lange hinterherhinkten.

Deshalb bringt Dir ein isoliertes Tool für Rechnungen nur begrenzt etwas. Im Bau musst Du diese Fragen zuerst klären:

Frage	Warum sie wichtig ist
Kommen Angebote und Rechnungen aus demselben Auftrag?	Sonst pflegst Du Positionen doppelt
Kannst Du Zeiten direkt Projekten zuordnen?	Sonst fehlt die Grundlage für Nachkalkulation und Abrechnung
Hängen Fotos, Notizen und Nachweise am Objekt?	Sonst suchst Du bei Nachträgen alles zusammen
Kann das System mit Leistungsverzeichnissen umgehen?	Sonst wird öffentliche oder LV-basierte Arbeit mühsam
Lässt sich sauber digital versenden und ablegen?	Sonst hast Du später Ärger bei Prüfung und Archiv

Wenn Du Software vergleichst, schau nicht zuerst auf die Rechnungsvorlage. Schau auf den Weg dorthin.

Diese Funktionen muss Dein Rechnungsprogramm für Bauunternehmen können

Ein gutes Rechnungsprogramm für Bauunternehmen ist kein schöner Druckdialog. Es ist der Faden, der Büro und Baustelle zusammenhält. Wenn eine Funktion für sich allein gut aussieht, aber nicht mit den anderen zusammenarbeitet, bringt sie Dir im Alltag wenig.

Zur Einordnung hilft dieser Überblick:

GAEB und Leistungsverzeichnis

Wenn Du im Bau unterwegs bist, kommst Du an GAEB kaum vorbei. Das ist der Standard für den Datenaustausch bei Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung im Bau. Der Bund beschreibt diese Abläufe seit Jahren als DV-gestützt. Die aktuelle GAEB-DA-XML-Version 3.3 erweitert den Prozess und führt mit X89 ausdrücklich eine Rechnungsphase ein, wie auf der Informationsseite des BBSR zu GAEB beschrieben.

Das heißt für Dich: Ein brauchbares System muss LV-Daten nicht nur öffnen, sondern sinnvoll weiterverarbeiten.

Woran Du das erkennst:

• Import mit Struktur: Positionen, Mengen und Titel müssen lesbar und bearbeitbar sein.
• Eigene Kalkulation daraufsetzen: Du musst Zuschläge, Alternativpositionen und eigene Texte ergänzen können.
• Weiterarbeiten ohne Doppelerfassung: Aus dem Angebot muss später ein Auftrag und daraus die Rechnung werden.

Beispiel: Du bekommst ein LV für Elektroarbeiten in einem Wohnblock. Wenn Dein Tool nur Text importiert, tippst Du am Ende alles neu. Das ist Murks.

Angebots- und Rechnungsworkflow

Eine Rechnung ist erst sauber, wenn der Weg dorthin sauber ist. Dazu gehören Angebotsstatus, Auftragsfreigabe, Abschlagsrechnung, Schlussrechnung und ein lückenloser Nummernkreis. Der Nummernkreis ist einfach erklärt: Jede Rechnung bekommt eine eindeutige fortlaufende Nummer, ohne Sprünge und ohne Doppelvergabe.

Achte auf diese Punkte:

1. Angebot in Auftrag umwandeln
2. Auftrag in Rechnung umwandeln
3. Zahlungsstatus sehen
4. Korrekturen nachvollziehbar dokumentieren

Bei einer Dachdecker-Rechnung willst Du nicht rätseln, ob Position 14 aus dem alten Angebot oder aus dem Nachtrag stammt. Das System muss das sichtbar machen.

Preislogik und Textbausteine

Im Bau wiederholt sich viel, aber nie ganz gleich. Deshalb brauchst Du Vorlagen, Textbausteine und hinterlegte Kalkulationssätze.

Ein gutes Beispiel aus dem Malerbetrieb:

• Grundierung und Anstrich wiederholen sich ständig
• Objektadresse, Raumlisten und Zusatzleistungen ändern sich
• einzelne Formulierungen zu Gerüst, Abklebearbeiten oder Untergrundvorbereitung sollen trotzdem einheitlich bleiben

Wenn Deine Software hier nur freie Texteingabe kann, schreibt jeder anders. Das kostet Zeit und macht Angebote unruhig.

Gute Software spart Dir nicht dadurch Zeit, dass sie weniger Felder hat. Sie spart Zeit, weil wiederkehrende Arbeit vorbereitet ist.

Mehr zu den praktischen Bausteinen findest Du direkt beim Rechnungsprogramm von Craftivo.

Mobile Zeiterfassung und Baustellendoku

Stundenzettel, die am Freitag im Handschuhfach liegen, helfen bei der Rechnung nicht. Zeiten müssen direkt auf der Baustelle ans Projekt.

Wichtig ist:

• Projektbezug: Die Kolonne bucht auf die Baustelle in der Musterstraße 18, nicht allgemein auf „Montage“.
• Mitarbeiterbezug: Du siehst, wer wann woran gearbeitet hat.
• Ergänzende Nachweise: Fotos, kurze Notizen, Fortschrittsmeldungen.

Beispiel aus dem GaLaBau: Zwei Mitarbeiter erfassen ihre Stunden für Pflasterarbeiten am Objekt, laden zwei Fotos vom Baufortschritt hoch und notieren, dass wegen Regen früher Schluss war. Später musst Du nichts zusammensuchen.

GoBD, E-Rechnung und Aufbewahrung

GoBD bedeutet vereinfacht: Buchungsunterlagen müssen nachvollziehbar, vollständig und ordentlich aufbewahrt werden. Dazu gehört auch, dass Rechnungen nicht lose irgendwo im Mailpostfach verschwinden.

Seit dem 1. Januar 2025 beträgt die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und andere Buchungsbelege in Deutschland acht Jahre statt zehn Jahre. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres der Ausstellung, wie im Beitrag zur GoBD-konformen Aufbewahrung von Rechnungen erklärt wird.

Noch wichtiger im Alltag ist die E-Rechnung. Im Bau wird das oft durcheinandergeworfen. GAEB ist für Ausschreibung und Abrechnung im Bauprozess. Die gesetzliche E-Rechnung ist ein eigenes strukturiertes Format nach EN 16931. Genau diese Trennung muss Deine Software sauber beherrschen, wie der Fachbeitrag zur E-Rechnungspflicht im Bau sehr treffend einordnet.

Wenn ein Tool nur PDF kann, hast Du ein Problem. Wenn es nur E-Rechnung kann, aber kein LV, auch.

Rechnungsprogramme im Vergleich nach Einsatzzweck und Betriebsgröße

Montag, 16:30 Uhr. Die Kolonne ist zurück, im Büro fragt ein Kunde nach der Abschlagsrechnung, und auf dem Tisch liegt noch ein LV aus einer Ausschreibung. Genau in solchen Momenten merkst Du schnell, ob Du ein reines Rechnungsprogramm gekauft hast oder ein System, das den Baualltag wirklich mitträgt.

Für Bauunternehmen zählt nicht, wie schick eine Rechnung aussieht. Entscheidend ist, ob GAEB-Import, Aufmaß, mobile Zeiterfassung und E-Rechnung nach EN 16931 zusammenlaufen. Wenn jedes Thema in einem anderen Tool steckt, baust Du Dir jeden Tag neue Nacharbeit.

Rechnungsprogramme für Bauunternehmen nach Einsatzzweck im Vergleich

Kriterium	Einfaches Rechnungs-Tool	Handwerker-Komplettlösung	Für wen geeignet
Angebots- und Rechnungsstellung	Ja, meist einfach	Ja, mit Projektbezug	Einfaches Tool für sehr kleine Betriebe mit wenig Baustellen. Komplettlösung für laufende Projekte
GAEB und LV-Arbeit	Oft schwach oder gar nicht vorhanden	Je nach Anbieter vorhanden	Wichtig für Bau, Ausbau, öffentliche Aufträge, größere Objekte
E-Rechnung nach EN 16931	Teilweise vorhanden	Häufig besser in den Prozess eingebunden	Relevant, wenn Du nicht nur PDFs verschicken willst
Mobile Zeiterfassung	Selten Kernfunktion	Meist enthalten	Für Teams auf der Baustelle fast Pflicht
Baustellendokumentation	Meist gar nicht oder nur Dateiablage	Mit Fotos, Notizen, Projektbezug	Wichtig bei Nachträgen, Mängeln, Abschlägen
Plantafel und Einsatzplanung	Kaum vorhanden	Häufig vorhanden	Sinnvoll ab mehreren Teams und parallelen Baustellen
Skalierbarkeit	Für Einzelkämpfer und kleine Büros okay	Deutlich besser bei Wachstum	Wenn Du mehrere Projekte gleichzeitig steuerst
Gefahr von Doppelpflege	Hoch	Geringer, wenn alles in einem System läuft	Entscheidender Punkt im Alltag

Einfaches Rechnungs-Tool

Ein schlichtes Tool reicht, wenn Du wenige Vorgänge hast, kaum mit LV arbeitest und die Baustelle meist überschaubar bleibt. Das trifft auf manche kleinen Betriebe zu. Auf Dauer wird es im Bau aber oft eng.

Der Haken liegt fast nie bei der Rechnung selbst. Der Haken liegt davor.

• Zeiten liegen separat
• Aufmaß liegt separat
• Nachträge kommen per Mail oder WhatsApp
• Fotos landen im Handy
• Das Büro tippt alles noch einmal ab

Dann kostet die Software wenig, aber der Ablauf frisst Zeit. Vor allem am Monatsende.

Handwerker-Komplettlösung

Sobald Angebot, Baustelle und Abrechnung zusammenhängen, brauchst Du mehr als ein Rechnungsfenster. Du brauchst ein System, in dem der Auftrag vom ersten LV bis zur Schlussrechnung durchläuft.

Ein Beispiel aus dem Alltag. Beim Elektrobetrieb kommt das Leistungsverzeichnis per GAEB rein. Auf der Baustelle erfasst der Monteur Stunden mobil, ergänzt Material und hält Änderungen fest. Daraus entsteht das Aufmaß, daraus der Nachtrag, daraus später die prüfbare Rechnung. Wenn das Programm an einer dieser Stellen abreißt, fängt Dein Büro mit Zetteln, Excel oder Rückrufen an.

Genau deshalb lohnt sich vor der Auswahl auch ein Blick auf diesen Beitrag zur Software für Bauunternehmen, wenn Du Rechnungsprogramm, Baustellenprozess und Teamgröße zusammen bewerten willst.

Welche Lösung zu welchem Betrieb passt

Kleiner Malerbetrieb mit 2 bis 5 Leuten
Wenn Ihr überwiegend Privatkunden habt, selten mit Ausschreibungen arbeitet und kurze Projekte abrechnet, reicht oft eine einfache bis mittlere Lösung. Achte aber darauf, dass Zeiten vom Handy sauber in den Auftrag laufen. Sonst schreibst Du abends wieder Stundenzettel ab. Für Malerbetriebe passt oft eine Lösung mit klaren Vorlagen, mobiler Zeiterfassung und einfacher Projektakte, wie bei der Software für Maler und Ausbau bei Craftivo.

SHK-Betrieb mit Service und Baustellen
Hier laufen Kundendienst, Wartung, kleinere Baustellen und Materialbewegungen parallel. Ein isoliertes Rechnungs-Tool hilft Dir da zu wenig. Du brauchst Terminübersicht, Rückmeldungen vom Einsatz und eine Abrechnung, die Arbeitszeit, Material und Zusatzleistungen sauber trennt. Sonst stimmt die Rechnung zwar formal, aber der Weg dorthin ist jeden Tag unnötig teuer.

Elektrobetrieb mit LV und Objektgeschäft
Sobald Ausschreibungen und LV-Dateien regelmäßig reinkommen, ist GAEB kein Extra mehr, sondern Arbeitsgrundlage. Dazu kommt oft: Aufmaß nach Baufortschritt, Nachträge bei Planänderungen und am Ende eine E-Rechnung im geforderten Format. Wenn Dein Tool nur Rechnungen schreibt, fehlt genau die Mitte im Prozess.

Dachdecker oder GaLaBau mit mehreren Kolonnen
Hier entscheidet die Baustellenrückmeldung über den Büroaufwand. Wenn jede Kolonne Stunden, Fotos, Mengen und kurze Notizen direkt zum Projekt meldet, ist die Abschlagsrechnung schnell vorbereitet. Wenn das nicht zusammenläuft, telefonierst Du jeden Nachmittag hinterher. Für Dachdecker gibt es dazu passende Infos auf der Dachdecker-Seite von Craftivo.

Mein Rat ist einfach: Vergleiche nicht zuerst Preise oder Oberflächen. Prüfe, ob Dein Ablauf von LV oder Auftrag über Aufmaß und Zeit bis zur E-Rechnung in einem Stück funktioniert. Genau dort trennen sich brauchbare Bau-Software und reine Rechnungstools.

Was ein Rechnungsprogramm für Bauunternehmen wirklich kostet

Viele schauen zuerst auf den Monatspreis. Das ist zu kurz gedacht. Beim Rechnungsprogramm für Bauunternehmen zählt, was Du am Ende wirklich bezahlen musst, damit Büro und Baustelle damit arbeiten können.

Zur Orientierung hier ein typisches Modell mit drei Stufen:

Der Preis ist nur die halbe Wahrheit

Starter, Premium und Business klingen sauber. In der Praxis kommen oft weitere Punkte dazu:

• Zusätzliche Nutzer: Das Büro ist im Paket drin, aber jede Kolonne kostet extra.
• Zusatzmodule: Zeiterfassung, API-Zugang oder Projektfunktionen gibt es nicht immer im Grundpaket.
• Einrichtung und Migration: Kundenstamm, Artikel, Vorlagen und Altdaten müssen übernommen werden.
• Support und Schulung: Gerade beim Start entscheidend.

Wenn Du fair vergleichen willst, rechne nicht nur den Einstiegspreis. Rechne den Betrieb so, wie Du ihn wirklich nutzt.

So rechnest Du sauber über zwei Jahre

Nimm zwei Angebote und stelle sie nebeneinander. Dann prüfst Du:

Kostenpunkt	Darauf musst Du achten
Grundpreis	Monatlich oder jährlich zahlbar
Nutzer	Wer braucht wirklich Zugriff. Büro, Bauleiter, Monteure
Module	Zeiterfassung, Projektakte, E-Rechnung, Schnittstellen
Einmalkosten	Einrichtung, Datenimport, Schulung
Laufzeit	Kündigungsfrist und Mindestlaufzeit
Archiv	Wie Rechnungen und Belege langfristig abgelegt werden

Die Aufbewahrung darfst Du nicht vergessen. Seit Anfang 2025 gelten für Rechnungen und andere Buchungsbelege acht Jahre Aufbewahrungsfrist, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres der Ausstellung. Das gehört bei der Auswahl dazu, weil Dein System die Unterlagen nicht nur erzeugen, sondern auch ordentlich verfügbar halten muss.

Wo versteckte Kosten entstehen

Die teuerste Software ist oft nicht die mit dem höchsten Preis. Es ist die, die Dein Team nicht sauber nutzt.

Typische Kostentreiber:

• Das Büro arbeitet im System, die Baustelle aber weiter auf Papier
• GAEB-Dateien werden importiert, später aber manuell neu aufgebaut
• E-Rechnungen brauchen Zusatzschritte außerhalb des Systems
• jeder ruft beim Support an, weil der Ablauf nie sauber eingeführt wurde

Rechne immer den kompletten Ablauf. Nicht nur die Lizenz. Wenn Du doppelt pflegst, zahlst Du jeden Monat drauf, auch wenn der Preis auf der Website harmlos aussieht.

Wenn ein Anbieter eine Testphase ohne Kreditkarte anbietet, ist das praktisch. Noch wichtiger ist aber, ob Du in dieser Zeit einen echten Auftrag durchspielen kannst. Nur dann siehst Du die wahren Kosten.

So wählst Du aus und führst Dein neues Rechnungsprogramm ein

Die Auswahl scheitert selten an Funktionen. Sie scheitert daran, dass Betriebe zu groß einkaufen, zu schnell umstellen oder mit Testdaten statt mit echtem Alltag prüfen.

Diese Reihenfolge funktioniert in der Praxis:

Erst den Ablauf klären, dann das System

Schreib auf einer halben Seite auf, wie ein Auftrag heute bei Dir läuft.

Zum Beispiel:

1. Anfrage kommt rein
2. Angebot wird erstellt
3. Auftrag wird geplant
4. Kolonne erfasst Zeiten
5. Fotos und Notizen landen am Projekt
6. Abschlags- oder Schlussrechnung geht raus

Dann markierst Du die Stellen, an denen heute etwas hängen bleibt. Nicht theoretisch, sondern konkret. Etwa: Stunden kommen zu spät, Positionen werden doppelt erfasst, Bilder sind nicht am Auftrag.

Nur mit echtem Projekt testen

Teste keine Fantasiedaten. Nimm einen echten Auftrag, gern einen typischen.

Gut geeignet ist zum Beispiel:

• ein Angebot für ein Mehrfamilienhaus mit mehreren Positionen
• ein SHK-Auftrag mit Material und Arbeitszeit
• ein Elektroprojekt mit Objektadresse, Nachtrag und Abschlagsrechnung

Dabei prüfst Du vor allem diese Punkte:

• GAEB-Test: Lässt sich eine echte LV-Datei sauber importieren und weiterbearbeiten
• Rollen und Rechte: Kann das Büro mehr sehen als der Monteur
• Mobile Nutzung: Können Mitarbeiter Zeiten und Fotos direkt im Einsatz erfassen
• Schnittstellen: Passen Microsoft, Google oder andere genutzte Systeme dazu
• Datenmigration: Lassen sich Kunden, Artikel und Vorlagen übernehmen

Wenn Du für den allgemeinen Auswahlprozess noch eine zweite Perspektive willst, hilft Dir der Beitrag zur Rechnungssoftware für Handwerker.

Einführung ohne Betriebsunterbrechung

Du musst nicht alles an einem Tag umstellen. Besser ist ein schlanker Start.

Woche 1
Kunden, Stammdaten, Vorlagen und Benutzer anlegen. Zwei bis drei echte Projekte vorbereiten.

Woche 2
Büro arbeitet Angebote und Rechnungen im neuen System. Eine Kolonne erfasst Zeiten mobil.

Woche 3
Baustellendoku dazunehmen. Fotos, Notizen und Fortschrittsmeldungen am Projekt sammeln.

Woche 4
Abschlags- oder Schlussrechnung vollständig aus dem Projektprozess erzeugen.

Wichtig ist, dass Du Doppelpflege verbietest. Wenn Zeiten im neuen System erfasst werden, dann nicht parallel noch auf Papier. Sonst verzieht sich der ganze Start.

Lieber ein klarer Start mit einem Team und echten Aufträgen als ein großer Rollout, bei dem alle halb mitmachen und keiner Verantwortung übernimmt.

Wie Craftivo Deinen Büroalltag zwischen Baustelle und Büro vereinfacht

Montag, 6:45 Uhr. Im Büro fragt der Bauherr nach dem Stand der Abschlagsrechnung, draußen auf der Baustelle meldet die Kolonne Zusatzarbeiten, und irgendwo liegt noch ein Aufmaß als Foto im Handy. Genau in solchen Momenten merkst Du schnell, ob Dein System zusammenarbeitet oder ob Du Informationen aus WhatsApp, Excel, Papierzetteln und Rechnungsmaske zusammensuchen musst.

Im Bau reicht ein isoliertes Rechnungsprogramm nicht. Du brauchst einen Ablauf, bei dem GAEB-Import, Aufmaß, mobile Zeiterfassung und E-Rechnung nach EN 16931 am selben Auftrag hängen. Sonst tippst Du Positionen doppelt ab, verlierst Nachträge und baust die Rechnung später mühsam von Hand zusammen.

Craftivo ist auf genau diesen Alltag ausgelegt. Aus einer Anfrage oder einem Leistungsverzeichnis wird erst das Angebot und danach direkt das Projekt. Objektadresse, Dokumente, Zuständigkeiten, Zeiten, Fotos und Abrechnung bleiben an einer Stelle.

So läuft das in der Praxis: Das Büro übernimmt ein LV, kalkuliert das Angebot und legt den Auftrag an. Die Bauleitung sieht Termine und offenen Stand. Die Kolonne erfasst Stunden mobil, macht Fotos vom Baufortschritt und meldet Zusatzleistungen direkt am Projekt. Beim Aufmaß muss dann nichts mehr aus drei Quellen zusammengesucht werden, weil die Infos schon am richtigen Auftrag liegen.

Der Unterschied zeigt sich am Ende bei der Rechnung. Wenn Zeiten, Aufmaß und Leistungsstand im Projekt gepflegt sind, entstehen Abschlags- und Schlussrechnungen deutlich sauberer. Und wenn der Auftraggeber eine E-Rechnung nach EN 16931 verlangt, darf das kein Fremdkörper sein, sondern muss in den Ablauf passen.

Craftivo bündelt dafür Angebote, Rechnungen, Projekte, Zeiterfassung, Plantafel und Dokumentation in einem System. Das passt vor allem für kleinere und mittlere Bau- und Handwerksbetriebe, die nicht noch ein Extra-Tool neben fünf anderen pflegen wollen.

Mein Rat ist klar: Nimm keine Software, die nur Rechnungen schreibt. Nimm eine Lösung, mit der Auftrag, Baustelle und Abrechnung wirklich zusammenlaufen. Genau dann sparst Du Dir Rückfragen, Nacharbeit und Zettelwirtschaft.

Häufige Fragen zum Rechnungsprogramm für Bauunternehmen

Was ist der Unterschied zwischen GAEB und E-Rechnung

GAEB ist der Standard für den Datenaustausch im Bau, etwa bei Leistungsverzeichnissen, Ausschreibung und Abrechnung. Die E-Rechnung nach EN 16931 ist dagegen das gesetzlich geforderte strukturierte Rechnungsformat. Beides gehört im Bau zusammen, ist aber nicht dasselbe.

Muss mein Betrieb seit 2025 E-Rechnungen können

Ja, im deutschen B2B-Bereich gilt seit dem 1. Januar 2025 die Pflicht, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Für den Versand gibt es Übergangsfristen. 2025 und 2026 bleiben Papier und sonstige elektronische Rechnungen wie PDF mit Zustimmung des Empfängers zulässig. Ab 2027 gilt diese Ausnahme nur noch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro. Das erklärt die IHK Stuttgart zur E-Rechnung.

Was bedeutet GoBD-konforme Ablage einfach erklärt

Deine Rechnungen und Belege müssen vollständig, nachvollziehbar und ordentlich aufbewahrt werden. Einfach gesagt: nicht irgendwo in privaten Mailpostfächern, auf USB-Sticks oder in unsortierten Ordnern, sondern sauber im System.

Was ist eine Leitweg-ID

Die Leitweg-ID brauchst Du vor allem bei öffentlichen Auftraggebern. Das ist eine Kennung, damit eine elektronische Rechnung beim Empfänger richtig zugeordnet und verarbeitet werden kann.

Können Monteure so ein System wirklich auf der Baustelle nutzen

Ja, wenn die mobile Erfassung einfach gehalten ist. Monteure brauchen keine Bürosoftware auf dem Handy. Sie müssen Zeiten, Fotos, Notizen und vielleicht einen Status zum Auftrag erfassen können. Mehr nicht.

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Wenn Du ein Rechnungsprogramm für Bauunternehmen suchst, das Angebot, Baustelle und Abrechnung in einem Ablauf zusammenbringt, ist Craftivo einen Blick wert. Du kannst damit Angebote und Rechnungen erstellen, Zeiten mobil erfassen, Projekte dokumentieren und den Überblick zwischen Büro und Baustelle behalten. craftivo 14 Tage kostenlos testen.