Preiskalkulation Excel-Vorlage kostenlos: 10 im Vergleich

Du sitzt abends vor einer Excel-Datei fürs Mehrfamilienhaus. Die Materialpreise sind eingetragen, aber Du weißt nicht, ob Dein Stundensatz noch passt und ob nach dem Auftrag genug übrig bleibt. Eine kostenlose Vorlage hilft, wenn sie die richtige Aufgabe erledigt.

Zehn Vorlagen, drei Aufgaben: Was Du wirklich brauchst. Für einen belastbaren Stundensatz brauchst Du andere Eingaben als für einen Positionspreis. Und eine Angebotsvorlage stellt Deine Preise ordentlich dar, prüft aber nicht automatisch, ob Du damit Geld verdienst.

Die Auswahl lässt sich deshalb einfach eingrenzen:

• Stundensatz ermitteln: Handwerker-Rechner und STREIT helfen Dir, Kosten auf tatsächlich verrechenbare Arbeitszeit umzulegen.
• Positionen kalkulieren: BauDock, ExcelWelt, WHK Controlling und ExcelVorlage.de unterstützen unterschiedliche Rechentiefen, von direkten Kosten bis zur Zuschlagskalkulation.
• Angebot fertigstellen: Die Angebotsvorlagen von BauDock, HandwerkPapierlos, LC-TOP und SORBA bringen bereits kalkulierte Preise in eine versandfähige Form.

Wenn Du für Deine Preiskalkulation eine Excel-Vorlage kostenlos suchst, entscheide also zuerst: Fehlt Dir der richtige Preis oder nur das fertige Dokument? Lade nicht gleich alles herunter. Nimm eine typische Leistung aus Deinem Betrieb, etwa das Streichen eines Treppenhauses oder den Austausch eines Heizkörpers, und prüfe daran die passende Vorlage.

Inhaltsverzeichnis

• 1. Handwerker-Rechner – Stundensatz- und Angebotskalkulation
  • Erst eigene Kosten, dann Marktvergleich
• 2. STREIT Software – Stundensatzermittlung
  • Die entscheidende Eingabe ist die verfügbare Zeit
• 3. BauDock – Kalkulation Handwerk
  • Material und Arbeitszeit zusammenführen
• 4. ExcelWelt – Handwerks-Kalkulationsvorlagen
  • Nicht die umfangreichste Datei wählen, sondern die passende
• 5. WHK Controlling – Preiskalkulation Excel
  • Gewinnaufschlag und Marge auseinanderhalten
• 6. ExcelVorlage.de – einfache Positionskalkulation
  • Gut für die Kostenliste, unvollständig fürs Angebot
• 7. BauDock – Angebotsvorlage
  • Kalkulation und Kundenansicht getrennt halten
• 8. HandwerkPapierlos – Angebotsvorlage für Handwerker
  • Zusatzleistungen eindeutig darstellen
• 9. LC-TOP – Angebotsvorlage
  • Vor dem Versand die Ausgabe prüfen
• 10. SORBA – kostenlose Offertenvorlage
  • Excel-Datei oder Browserwerkzeug
• Was die Vorlagen rechnen und wo sie aufhören
• Die Vorlage ist der Anfang, nicht das Ende
  • So bleibt Deine Kalkulation brauchbar
• Häufige Fragen zu kostenlosen Excel-Vorlagen
  • Welche kostenlose Excel-Vorlage passt zu meinem Betrieb?
  • Kann ich mit einer Angebotsvorlage meinen Stundensatz berechnen?
  • Muss ich jede Vorlage vor dem Einsatz testen?
  • Wann reicht Excel nicht mehr aus?

1. Handwerker-Rechner – Stundensatz- und Angebotskalkulation

Für Dich passend, wenn Du Stundensatz und Angebot zusammen rechnen möchtest. Der Handwerker-Rechner verbindet die betriebliche Kostenrechnung mit einem Angebotsblatt. Das ist hilfreicher als eine Tabelle, in der Du nur Mengen mit bereits festgelegten Preisen multiplizierst.

Die kostenlose Arbeitsmappe enthält laut Handwerker-Rechner vier Tabellenblätter sowie einen Preisvergleich für neun Gewerke: Anleitung, Stundensatz, Angebot und Preisindex 2026. Die XLSX-Datei ist laut Anbieter mit Excel, LibreOffice und Google Sheets kompatibel und ohne Anmeldung erhältlich.

Erst eigene Kosten, dann Marktvergleich

Für den Stundensatz berücksichtigst Du Lohnkosten, Gemeinkosten, produktive Stunden, Wagnis und Gewinn. Wagnis meint einen kalkulierten Zuschlag für betriebliche Risiken. Im Angebotsblatt kommen Material und Fahrtkosten dazu.

• Stärke: Du übernimmst einen selbst ermittelten Stundensatz in die Angebotsrechnung, statt ihn bei jedem Auftrag neu zu schätzen.
• Grenze: Die Arbeitsmappe verwaltet weder laufende Projekte noch Auftragsstände.
• Wichtige Prüfung: Kontrolliere beim Wechsel zwischen Tabellenprogrammen Formeln, Zellbezüge und Druckansicht.

Für ein Malerangebot am Mehrfamilienhaus kannst Du damit zunächst den notwendigen Arbeitsstundensatz bestimmen und anschließend Material und Anfahrt ergänzen. Prüfe dabei, welche Kosten bereits im Stundensatz stecken, damit Du sie nicht nochmals aufschlägst.

Ein Marktpreis ist ein Vergleichswert. Ob Dein Betrieb davon leben kann, ergibt sich erst aus Deinen eigenen Kosten.

Mein Urteil: Ein sinnvoller Einstieg, wenn Deine bisherige Datei zwar Angebote summiert, aber die Herkunft des Stundensatzes offenlässt.

2. STREIT Software – Stundensatzermittlung

Dein Monteur ist beschäftigt. Das heißt noch nicht, dass Du seine gesamte Arbeitszeit einem Kunden berechnen kannst. Genau deshalb ist die Stundensatzermittlung von STREIT interessanter als eine reine Lohntabelle.

Die kostenlose Excel-App von STREIT Software berücksichtigt Lohnkosten, Gemeinkosten und produktive Netto-Arbeitstage. Sie richtet sich insbesondere an Dachdecker-, Elektro- und SHK-Betriebe. Wagnis und Gewinn lassen sich als Betrag oder prozentual eintragen.

Die entscheidende Eingabe ist die verfügbare Zeit

Trage nicht einfach die bezahlte Anwesenheit als verrechenbare Arbeitszeit ein. Urlaub, Krankheit, Weiterbildung und Büroarbeit müssen in Deine Kapazitätsplanung passen. Fahrt- und Rüstzeiten behandelst Du danach, ob Du sie gesondert abrechnest oder über andere Preise decken musst.

Der Leitfaden zur Kalkulation im Handwerk von STREIT erläutert, warum tatsächlich fakturierbare Stunden und der Vergleich geplanter mit tatsächlichen Zeiten für eine belastbare Rechnung wichtig sind.

• Das funktioniert: Einen notwendigen Stundenverrechnungssatz aus Kosten und nutzbarer Arbeitszeit ableiten.
• Das fehlt: Eine umfassende Material- und Projektkalkulation.
• Das brauchst Du zusätzlich: Microsoft Excel, das nicht zum kostenlosen Download gehört.

Wenn Du die Grundlagen neben der Datei prüfen möchtest, hilft Dir die Anleitung zum Stundenverrechnungssatz berechnen.

Meine Empfehlung: Nimm diese Vorlage, wenn Dein Hauptproblem ein unsicherer Stundensatz ist. Für ein fertiges Kundenangebot brauchst Du anschließend noch ein Angebotsblatt.

3. BauDock – Kalkulation Handwerk

Beim Austausch eines Heizkörpers reicht der Einkaufspreis allein nicht. Du brauchst Arbeitszeit, passende Zuschläge und eine klare Einheit. BauDocks Kalkulationsvorlage setzt auf dieser Positionsebene an.

Die kostenlose Datei für die Angebotskalkulation findest Du bei den BauDock-Vorlagen für Bau und Handwerk. Sie berücksichtigt Material, Lohnminuten und Zuschläge sowie Einzel- und Gesamtpreise. Auf derselben Downloadseite stehen ergänzende Formulare für Angebot, Aufmaß und Abschlagsrechnung bereit.

Material und Arbeitszeit zusammenführen

Praktisch ist die Verbindung von Material und Lohnminuten. So kannst Du eine Leistung als wiederverwendbare Position aufbauen, statt bei jedem Angebot dieselben Bestandteile neu zusammenzusuchen.

Entscheidend bleibt die Bezugsgröße. Beziehen sich die Lohnminuten auf einen Heizkörper, einen Meter Leitung oder die gesamte Position? Halte diese Einheit eindeutig fest.

• Gut geeignet: Wiederkehrende Handwerksleistungen mit Material- und Arbeitsanteil.
• Vorher prüfen: Zuschlagsbasis, Rundung und Übernahme der Einzelpreise in die Gesamtsumme.
• Klare Grenze: Die Kurzbeschreibung erlaubt keine vollständige Beurteilung sämtlicher Formeln.

Rechne deshalb eine bekannte Leistung parallel von Hand nach. Ändere anschließend Menge und Materialpreis und kontrolliere, ob das Ergebnis nachvollziehbar mitgeht.

Für den Aufbau Deiner Kostenbestandteile findest Du ergänzend eine Anleitung zur Kalkulation für Handwerker.

Mein Urteil: Passender als eine allgemeine Preistabelle, wenn Du echte Leistungspositionen kalkulieren willst. Einen gemeinsamen Arbeitsstand für Büro und Baustelle bekommst Du mit einzelnen Dateien allerdings nicht.

4. ExcelWelt – Handwerks-Kalkulationsvorlagen

ExcelWelt ist interessant, wenn Du nach dem Auftrag genauer werden willst. Neben der Vorkalkulation bietet eine Variante den Vergleich zwischen geplanten und tatsächlichen Kosten. Damit kannst Du feststellen, warum ein Auftrag weniger eingebracht hat als erwartet.

Die Handwerks-Kalkulationsvorlagen von ExcelWelt stehen als kostenlose XLSX-Dateien bereit. Je nach Variante berücksichtigen sie Arbeit, Material, Geräte und Fremdleistungen. Beschrieben sind außerdem Berechnungen für Gewinnzuschlag, Risiko, Rabatt und Umsatzsteuer.

Nicht die umfangreichste Datei wählen, sondern die passende

Für einen kleinen Reparaturauftrag brauchst Du nicht dieselbe Tiefe wie für eine Dachsanierung mit Gerüst und Fremdleistungen. Wähle die Variante danach aus, welche Kosten Du tatsächlich getrennt erfassen kannst.

Beim Plan-Ist-Vergleich gehst Du so vor:

• Plan sichern: Speichere die freigegebene Kalkulation vor Ausführung.
• Ist-Kosten erfassen: Übernimm tatsächliche Materialkosten, Arbeitszeiten, Geräte- und Fremdleistungskosten.
• Abweichungen erklären: Unterscheide zwischen falscher Zeitannahme, Mehrverbrauch und zusätzlicher Leistung.
• Nächste Kalkulation verbessern: Passe gezielt den betroffenen Ansatz an.

Ein Zeiteintrag der Kolonne hilft dabei nur, wenn er dem richtigen Auftrag zugeordnet ist. Sammelstunden ohne Projektbezug erklären Dir nicht, welche Position zu knapp kalkuliert war.

Die Stärke ist die Auswahl, die Schwäche ebenfalls. Du musst erst die passende Datei finden und Beispieldaten sowie Formeln mit eigenen Fällen prüfen. Für Betriebe, die ihre Preise systematisch nachkalkulieren möchten, ist dieser Aufwand sinnvoller als das bloße Kopieren alter Angebotssummen.

5. WHK Controlling – Preiskalkulation Excel

Du kennst die direkten Kosten einer Leistung und willst daraus einen Verkaufspreis ableiten. Dafür ist WHK Controlling eine kompakte Wahl. Die Vorlage konzentriert sich auf Zuschläge statt auf die gesamte Auftragsabwicklung.

Die kostenlose Preiskalkulation von WHK Controlling führt von direkten Kosten über Gemeinkostenzuschlag und Gewinnmarge zu Selbstkosten, Nettoverkaufspreis und Umsatzsteuer. Ergänzend bietet die Seite einen Online-Rechner und Erläuterungen zur Preisformel.

Gewinnaufschlag und Marge auseinanderhalten

Hier lohnt sich genaues Hinsehen. Ein Aufschlag auf die Kosten ist nicht dasselbe wie eine Marge vom Verkaufspreis. Prüfe deshalb, welche Bezugsgröße das jeweilige Eingabefeld verwendet.

Für eine Materialposition im Elektrobetrieb ist die Logik gut nachvollziehbar: Einkauf und direkt zurechenbare Kosten bilden den Ausgangspunkt. Danach berücksichtigst Du die vorgesehenen Gemeinkosten und den Gewinn.

• Vorteil: Ein überschaubarer Rechenweg für einzelne Produkte oder Leistungen.
• Nachteil: Produktive Jahresstunden und vollständige Handwerksprojekte stehen nicht im Mittelpunkt.
• Prüfpunkt: Enthält Dein eingesetzter Arbeitskostensatz bereits Gemeinkosten oder Gewinn?

Rechenregel: Schlage dieselben Kosten nicht nochmals auf, nur weil die nächste Vorlage dafür ein Eingabefeld hat.

Wenn Du bereits mit einem vollständig kalkulierten Stundenverrechnungssatz arbeitest, musst Du dessen Bestandteile beim weiteren Rechnen berücksichtigen. Sonst rechnest Du zwar sauber, aber auf der falschen Grundlage.

Mein Urteil: Gut zum Verstehen und Prüfen einer Preislogik. Für Projektsteuerung, Angebotsverwaltung oder Nachkalkulation brauchst Du zusätzliche Werkzeuge.

6. ExcelVorlage.de – einfache Positionskalkulation

Diese Vorlage summiert Kosten. Sie ermittelt nicht automatisch Deinen wirtschaftlich richtigen Angebotspreis. Gerade diese klare Begrenzung kann nützlich sein, wenn Du zunächst Mengen und Einzelpreise ordentlich erfassen möchtest.

Die Kalkulationsvorlage von ExcelVorlage.de enthält laut Anbieter 100 vorbereitete Datenzeilen. Du trägst Position, Beschreibung, Menge, Einheit und Einzelpreis ein. Die makrofreie XLSX-Datei berechnet die Kosten automatisch und ist ohne Registrierung erhältlich.

Gut für die Kostenliste, unvollständig fürs Angebot

Eingaben und Ergebnisse sind optisch getrennt. Das erleichtert die Arbeit, wenn Du etwa für ein GaLaBau-Projekt Pflanzen, Substrat, Randsteine und Transport zusammenträgst.

Gewinn-, Zuschlags- und Steuerberechnungen sind laut Anbieter nicht automatisch enthalten. Die Summe unten ist deshalb zunächst eine Kostenübersicht, kein vollständig kalkulierter Verkaufspreis.

• Sinnvoller Einsatz: Materialbedarf und direkte Kosten strukturiert sammeln.
• Eigene Ergänzung nötig: Gemeinkosten, Arbeitsleistung, Gewinn und steuerliche Darstellung.
• Fehlerquelle: Eine vorhandene Summenzelle als fertigen Angebotspreis übernehmen.

Wenn Du zusätzliche Formeln einbaust, kennzeichne Eingabezellen eindeutig und schütze Rechenzellen gegen versehentliches Überschreiben. Prüfe auch, ob neu eingefügte Zeilen in der Gesamtsumme landen.

Meine Empfehlung: Verwende die Datei als Vorstufe oder interne Kostenliste. Wenn Du regelmäßig Zuschläge ergänzen musst, ist eine dafür vorbereitete Kalkulationsvorlage die bessere Wahl. Selbst gebaute Erweiterungen brauchen Pflege, besonders wenn mehrere Personen dieselbe Datei nutzen.

7. BauDock – Angebotsvorlage

Der Preis für die Treppenhausrenovierung steht fest. Jetzt brauchst Du ein Angebot, das der Kunde versteht. Dafür ist die BauDock-Angebotsvorlage gedacht, nicht für die vorgelagerte Kostenrechnung.

Sie stellt Positionen und Angebotsgesamtsummen dar und weist Netto, Umsatzsteuer und Brutto aus. Dazu kommen Angaben zu Zahlungsbedingungen. Du findest sie auf derselben BauDock-Downloadseite wie die Kalkulationsvorlage; laut Anbieter ist der Zugang kostenlos und ohne Anmeldung möglich.

Kalkulation und Kundenansicht getrennt halten

Intern möchtest Du Einkaufspreise, Arbeitsansätze und Zuschläge sehen. Dein Kunde braucht dagegen eine eindeutige Leistungsbeschreibung, Mengen, Einheiten und Preise. Diese Trennung verhindert, dass interne Rechennotizen versehentlich im Angebot landen.

Für das Mehrfamilienhaus sollten die Positionen klar benennen, welche Flächen und Arbeiten enthalten sind. Schreibe nicht nur Malerarbeiten, sondern beschreibe Untergrundvorbereitung, Beschichtung und vereinbarte Nebenleistungen passend zum Auftrag.

• Stärke: Einheitliche Darstellung bereits kalkulierter Preise.
• Grenze: Keine eigene Ermittlung von Lohn-, Material- und Gemeinkosten.
• Handarbeit bleibt: Änderungen aus der Kalkulation musst Du zuverlässig ins Angebot übernehmen.

Dass digitaler Versand noch keinen durchgängigen Ablauf bedeutet, zeigt die Bitkom-Befragung Handwerk 2025: Unter den befragten deutschen Handwerksbetrieben nutzten 68 % digitalen Angebotsversand.

Mein Urteil: Gut, wenn Dir ein ordentliches Ausgabedokument fehlt. Wenn Du Preise mehrfach zwischen Dateien überträgst, bleibt das Übertragungsrisiko bestehen. Sichere deshalb die tatsächlich versendete Angebotsfassung und ändere sie später nicht stillschweigend.

8. HandwerkPapierlos – Angebotsvorlage für Handwerker

Eine zusätzliche Beschichtung im Treppenhaus soll als Wahlleistung ins Angebot. Der Kunde soll ihren Preis sehen, aber sie soll nicht unbemerkt in der Auftragssumme landen. Hier hat HandwerkPapierlos einen praktischen Vorteil.

Die kostenlose Angebotsvorlage von HandwerkPapierlos bietet bis zu 20 Positionen mit Menge, Einheit und Einzelpreis. Als optional markierte Leistungen fließen nicht in die Gesamtsumme ein. Der Download benötigt laut Anbieter weder Anmeldung noch E-Mail-Adresse.

Zusatzleistungen eindeutig darstellen

Neben Netto-, Umsatzsteuer- und Bruttobeträgen enthält die Vorlage Felder für Angebotsgültigkeit, Konditionen und Unterschrift. Damit geht sie über eine einfache Positionssumme hinaus.

Für Wahlleistungen solltest Du sauber unterscheiden:

• Grundumfang: Leistungen, die zur angebotenen Gesamtsumme gehören.
• Option: Eine zusätzliche Leistung mit erkennbarer Kennzeichnung und eigenem Preis.
• Beauftragung: Dokumentation darüber, welche Wahlleistung der Kunde tatsächlich bestellt hat.

Ein ausgefülltes Feld zur Auftragserteilung ersetzt keine eindeutige Beschreibung des vereinbarten Umfangs. Prüfe vor dem Versand außerdem, ob die optionalen Positionen in der Druckansicht verständlich bleiben.

Wenn Dir passende Formulierungen fehlen, hilft ein Beispiel für ein Angebot beim Aufbau der Kundenansicht.

Die Grenze bleibt die Kostenbasis. Gemeinkosten und Gewinn musst Du vorher kalkulieren. Für umfangreiche Leistungsverzeichnisse kann außerdem die vorbereitete Positionszahl zu knapp sein. Erweitere die Datei nur, wenn Du anschließend Summen, Seitenumbrüche und die Behandlung optionaler Zeilen prüfst.

9. LC-TOP – Angebotsvorlage

LC-TOP passt, wenn Du im Browser starten und anschließend eine PDF oder Excel-Datei ausgeben möchtest. Die Vorlage öffnet sich zunächst in Google Sheets. Das ist praktisch, wenn Du nicht direkt mit einer lokalen Excel-Datei beginnen willst.

Die kostenlose Angebotsvorlage von LC-TOP berechnet aus Mengen und Einzelpreisen die Positions- und Gesamtsummen. Sie weist Netto, Mehrwertsteuer und Brutto aus und lässt sich mit Firmendaten und Logo anpassen. Ein Export als PDF oder lokale Excel-Datei ist möglich.

Vor dem Versand die Ausgabe prüfen

Zum Erstellen einer eigenen Kopie kann ein Google-Konto erforderlich sein. Wenn Du ausschließlich lokal arbeiten möchtest, ist der zusätzliche Schritt über Google Sheets eher ein Umweg.

Für ein einfaches Elektroangebot kannst Du die kalkulierten Leistungen eintragen und danach die Kundenfassung exportieren. Kontrolliere dabei nicht nur die Summe:

• Darstellung: Sind Leistungsbeschreibungen vollständig lesbar?
• Seitenwechsel: Bleiben Positionsangaben und zugehörige Preise zusammen?
• Projektbezug: Stimmen Kunde, Objektadresse und Angebotsbezeichnung?
• Version: Ist eindeutig, welche Fassung Du verschickt hast?

Eine sauber gestaltete PDF bestätigt nicht, dass der Preis kostendeckend ist.

Die Vorlage berechnet Angebotsbeträge, nicht Deine vollständige Kostenbasis. Arbeitszeit, Materialaufschläge und Gemeinkosten musst Du daher vorher belastbar bestimmen.

Mein Urteil: Eine brauchbare Lösung für einfache Angebote und den Weg vom Browser zum versandfähigen Dokument. Wenn Du danach wieder eine lokale Datei weiterbearbeitest, lege bewusst fest, welche Fassung künftig gilt. Sonst pflegst Du Browserkopie und Excel-Datei parallel.

10. SORBA – kostenlose Offertenvorlage

Offerte bedeutet hier Angebot. SORBA richtet seine kostenlose Excel-Vorlage auf Bau- und Handwerksprojekte aus und lehnt sie an die Offerten- und Rechnungslösung mySORBA an.

Auf der Seite zur kostenlosen SORBA-Offertenvorlage findest Du außerdem ein webbasiertes Angebotstool. Für dieses Online-Werkzeug nennt der Anbieter einen PDF-Export. Übertrage diese Funktionsangabe nicht automatisch auf die Excel-Datei.

Excel-Datei oder Browserwerkzeug

Der Unterschied zu einem direkten Download ist wichtig: Die Excel-Vorlage wird laut Seite per E-Mail angefordert. Wenn Du ohne Angabe Deiner E-Mail-Adresse sofort loslegen möchtest, passt ein anderes Angebot aus der Auswahl besser.

• Für Excel-Nutzer: Eine Angebotsvorlage mit Bezug zu Bau- und Handwerksprojekten.
• Als Alternative: Ein zusätzliches browserbasiertes Werkzeug zur Angebotserstellung.
• Nicht beschrieben: Eine umfassende Vorkalkulation von Gemeinkosten und Gewinn.

Für Deinen deutschen Betrieb prüfst Du vor dem ersten Einsatz Firmendaten, Währung, Steuerdarstellung, Zahlungsbedingungen und die verwendeten Begriffe. Eine Vorlage aus einem anderen sprachlichen oder geschäftlichen Umfeld solltest Du nicht unverändert an Kunden schicken.

Mein Urteil: Interessant, wenn Du zwischen Tabellenangebot und Browserwerkzeug wählen möchtest. Für die Frage, was Deine Arbeitsstunde oder eine konkrete Leistung kosten muss, brauchst Du weiterhin eine eigene Kalkulationsgrundlage.

Auch bei dieser Vorlage gilt: Sichere die versendete Fassung mit eindeutigem Projektbezug. Eine Datei mit Objektadresse und erkennbarem Bearbeitungsstand ist im Büroalltag hilfreicher als mehrere Kopien mit unklaren Zusätzen im Dateinamen.

Was die Vorlagen rechnen und wo sie aufhören

Vorlage	Schwerpunkt	Stundensatz	Angebot	Grenze
Handwerker-Rechner – Stundensatz- und Angebotskalkulation	Kosten- und Angebotskalkulation fürs Handwerk	Berechnung mit Lohn-, Gemein- und Produktivkosten	Kalkulation mit Material und Fahrtkosten	Keine laufende Auftragsverwaltung; Marktwerte nur zur Orientierung
STREIT Software – Stundensatzermittlung	Stundenverrechnungssatz fürs Handwerk	Berechnung mit Kosten, Arbeitstagen, Wagnis und Gewinn	Keine umfassende Angebotskalkulation	Schwerpunkt auf Stundensatz; Excel erforderlich
BauDock – Kalkulation Handwerk	Material- und Lohnminutenkalkulation	Lohnminuten fließen in die Kalkulation ein	Einzel- und Gesamtpreise vorgesehen	Formeln und Tabellenlogik nur eingeschränkt prüfbar
ExcelWelt – Handwerks-Kalkulationsvorlagen	Verschiedene Kalkulationstiefen und Plan-Ist-Vergleich	Arbeitsleistung kann berücksichtigt werden	Kosten- und Zuschlagskalkulation möglich	Passende Vorlage muss ausgewählt und geprüft werden
WHK Controlling – Preiskalkulation Excel	Klassische Zuschlagskalkulation	Arbeitszeit nicht als Kernfunktion genannt	Netto- und Bruttopreis aus direkten Kosten, Zuschlag und Marge	Keine vollständige Projekt- oder Nachkalkulation
ExcelVorlage.de – einfache Positionskalkulation	Mengen und direkte Kosten aufschlüsseln	Nicht als Funktion genannt	Positionssummen aus Menge und Einzelpreis	Zuschläge, Gewinn und Steuern müssen ergänzt werden
BauDock – Angebotsvorlage	Handwerksangebote übersichtlich darstellen	Keine Kosten- oder Stundensatzermittlung	Positionen sowie Netto, Steuer und Brutto	Keine Kostenbasis oder automatische Auftragsabwicklung
HandwerkPapierlos – Angebotsvorlage für Handwerker	Angebote mit optionalen Zusatzleistungen	Keine Kosten- oder Stundensatzermittlung	Bis zu 20 Positionen mit Netto, Steuer und Brutto	Keine Gemeinkosten- und Gewinnkalkulation; begrenzte Positionszahl
LC-TOP – Angebotsvorlage	Angebote berechnen und als PDF ausgeben	Keine Kosten- oder Stundensatzermittlung	Positionssummen, Netto, Steuer und Brutto	Google Sheets kann ein Konto erfordern; keine Kostenbasis
SORBA – kostenlose Offertenvorlage	Offerten für Bau- und Handwerksprojekte	Keine umfassende Stundensatzermittlung	Excel-Vorlage oder webbasiertes Angebotstool	Excel-Vorlage per E-Mail; keine umfassende Vorkalkulation

Die Vorlage ist der Anfang, nicht das Ende

Eine Kalkulation ist nur so gut wie die Zahlen, die Du hineinschreibst. Starte mit dem Stundensatz aus Deiner letzten Abrechnung als Prüfwert, nicht als automatisch richtige Vorgabe. Vergleiche ihn mit Deinen aktuellen Kosten und tatsächlich verrechenbaren Stunden.

Rechne danach eine typische Position durch und erst dann das vollständige Angebot. Für das Mehrfamilienhaus bedeutet das: Arbeitsansatz und Material je Leistung klären, Mengen prüfen und anschließend die Kundenfassung erstellen.

So bleibt Deine Kalkulation brauchbar

• Preisstand festhalten: Hinterlege, wann Materialpreise und Lohnansätze zuletzt geprüft wurden.
• Kosten getrennt pflegen: Ändere Material, Lohn und Gemeinkosten nicht pauschal mit demselben Zuschlag.
• Freigabe sichern: Bewahre die angebotene Fassung getrennt von späteren Änderungen auf.
• Nachträge dokumentieren: Ergänze zusätzliche Leistungen nachvollziehbar, statt das ursprüngliche Angebot zu überschreiben.
• Nachkalkulieren: Vergleiche tatsächliche Zeiten und Kosten mit Deinen Annahmen.

Dazu gehört eine saubere Ablage. Die GoBD, die Grundsätze für elektronische Buchführung und Aufbewahrung, betreffen den nachvollziehbaren Umgang mit steuerlich relevanten elektronischen Unterlagen. Eine überschriebene Excel-Datei ist kein belastbarer Änderungsverlauf.

Eine Kalkulationsdatei ersetzt außerdem keine Rechnungsoriginale. Laut den FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung musst Du Rechnungsdoppel grundsätzlich acht Jahre aufbewahren; bei E-Rechnungen muss der strukturierte Datenteil in seiner ursprünglichen Form unversehrt erhalten bleiben.

Wenn Du jedes Angebot neu in Excel bauen musst, lohnt sich der Blick auf craftivo. Unsere KI erstellt aus Deinem Leistungsverzeichnis oder Deiner Auftragsbeschreibung ein Angebot mit Positionen, Mengen und Preisen und nutzt dabei Deine hinterlegten Textbausteine, Kalkulationssätze und Vorlagen. Die fachliche Prüfung vor dem Versand bleibt bei Dir.

Häufige Fragen zu kostenlosen Excel-Vorlagen

Welche kostenlose Excel-Vorlage passt zu meinem Betrieb?

Das hängt von Deiner offenen Aufgabe ab. Für den Stundensatz passen Handwerker-Rechner oder STREIT, für Positionspreise eher Kalkulationsvorlagen und für die Kundenausgabe eine Angebotsvorlage.

Kann ich mit einer Angebotsvorlage meinen Stundensatz berechnen?

Nur wenn sie dafür ausdrücklich eine Kostenrechnung enthält. Eine Tabelle mit Menge, Einzelpreis und Gesamtsumme übernimmt Deinen Stundensatz, prüft aber nicht, ob er Lohn, Gemeinkosten und Gewinn deckt.

Muss ich jede Vorlage vor dem Einsatz testen?

Ja. Rechne eine bekannte Position von Hand nach und prüfe anschließend Mengenänderungen, Rabatte, Steuerdarstellung und Druckansicht. Entferne Beispieldaten und schütze Formeln, bevor Du die Datei im Betrieb weitergibst.

Wann reicht Excel nicht mehr aus?

Wenn Du dieselben Preise mehrfach überträgst, niemand den aktuellen Dateistand kennt oder tatsächliche Baustellenzeiten nicht zur Kalkulation zurückfinden. Dann fehlt Dir weniger eine weitere Vorlage als ein gemeinsamer Ablauf für Angebot, Auftrag und Abrechnung.

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