Kalkulation Vorlage: 10 Vorlagen für dein Handwerk 2026

Nie wieder draufzahlen: Die richtige Kalkulation Vorlage finden

Du schreibst ein Angebot, der Preis wirkt stimmig, der Auftrag kommt rein. Erst auf der Baustelle merkst Du, was fehlt: Rüstzeit, Fahrzeit, Verschnitt oder ein zu knapp gerechneter Stundensatz. Am Ende ist der Auftrag voll, aber der Ertrag mager.

Genau deshalb lohnt sich eine saubere Kalkulation. Sie zeigt Dir früh, ob ein Preis trägt, wo Deine Marge kippt und welche Positionen regelmäßig untergehen. Im Handwerk reicht dafür oft schon eine gute Vorlage. Aber nur so lange, wie Dein Ablauf überschaubar bleibt und nicht jeder zweite Auftrag Sonderfälle mitbringt.

In diesem Vergleich geht es deshalb nicht nur um kostenlose Excel-Vorlagen. Ich stelle sie einer spezialisierten Handwerker-Software wie Craftivo gegenüber. Der Unterschied ist im Alltag schnell spürbar: Excel ist gut für einzelne Angebote, einfache Preislogik und einen klaren Start. Software lohnt sich, wenn Du wiederkehrende Leistungen, Materialpreise, Zuschläge, Nachkalkulation und Teamarbeit sauber zusammenhalten willst.

Hier findest Du zehn Werkzeuge, mit denen Du Deine Kalkulation aufsetzen oder verbessern kannst. Mit klarem Blick auf die Praxis. Wann eine Vorlage reicht, und wann der Umstieg auf eine Komplettlösung Zeit spart und Fehler vermeidet.

Inhaltsverzeichnis

• 1. Craftivo
  • Wann Craftivo stärker ist als jede Excel-Datei
• 2. sevDesk – Preiskalkulation Vorlage (Excel)
  • Gut für einfache Preislogik
• 3. STREIT V.1 – Excel-App zur Stundensatzermittlung im Handwerk
  • Stark beim Mindeststundensatz
• 4. Excel Planung – Kalkulation (Excel-Vorlage 2026)
  • Sinnvoll für strukturierte Angebotsblätter
• 5. Excel Für Alle – Excel Kalkulation Vorlage
  • Praktisch, wenn Du lokal arbeiten willst
• 6. ExcelWelt – Kostenkalkulation Excel-Vorlage
  • Gut für schnelle Vorabkalkulationen
• 7. Vorlagen.com – Excel-Vorlage zur Kalkulation im Handwerk
  • Einfacher Start ohne viel Einarbeitung
• 8. Rechnungswesen-Portal – Excel-Tools Kostenrechnung (Marktplatz)
  • Für Betriebe mit mehr Controlling-Bedarf
• 9. Buchhalter‑Stellen.de – Excel-Stundenverrechnungssatzkalkulator
  • Sinnvoll für die Untergrenze. Zu wenig für die komplette Angebotskalkulation
• 10. Formularbox – Stundensatz berechnen (Excel-Vorlage für Freelancer)
  • Minimalistisch, aber sehr begrenzt
• Kurzvergleich: Top 10 Kalkulationsvorlagen (Excel & Tools)
• Fazit: Von der Excel-Liste zur automatisierten Kalkulation
• FAQ zur Kalkulation Vorlage
  • Welche Kalkulationsart ist die beste für meinen Betrieb?
  • Wie berechne ich meinen Stundensatz richtig?
  • Kann ich Daten aus einer Excel-Vorlage in Craftivo importieren?
  • Was sind GoBD und warum sind sie für meine Kalkulation wichtig?
  • Wann sollte ich von Excel auf eine Handwerker-Software umsteigen?

1. Craftivo

Wenn Du heute noch Angebot, Stundenzettel, Baustellenfotos und Nachträge auf mehrere Orte verteilst, verlierst Du vor allem eins: Zeit. Craftivo setzt genau da an. Es ist keine einzelne Kalkulation Vorlage, sondern eine komplette Handwerker-Software für Angebot, Rechnung, Zeiterfassung, Projekte und Plantafel. Also genau die Stellen, an denen Excel oft auseinanderfällt.

Der größte Unterschied zu einer klassischen Vorlage ist der gemeinsame Arbeitsstand. Büro und Baustelle arbeiten im selben System. Zeiten kommen direkt vom Einsatz rein, Fotos und Berichte hängen am Auftrag, und die Kalkulation sitzt nicht mehr in einer Datei auf einem Büro-PC.

Wann Craftivo stärker ist als jede Excel-Datei

Besonders stark ist Craftivo bei der Angebotserstellung. Du kannst Kalkulationssätze, Textbausteine und Vorlagen zentral hinterlegen. Dazu kommt die KI-gestützte Angebotserstellung. Aus einer freien Beschreibung oder aus einem Leistungsverzeichnis per GAEB-Import erstellt das System komplette Angebote mit Positionen, Mengen und Preisen auf Basis Deiner hinterlegten Logik.

Praxisregel: Wenn Du bei jeder neuen Anfrage erst die letzte Excel-Datei kopierst, bist Du schon im falschen System.

GAEB ist im Bauumfeld der Standard für den Austausch von Leistungsverzeichnissen. Wenn Du öffentliche oder größere Bauprojekte bearbeitest, spart Dir das viel Handarbeit. Gerade da zeigen kostenlose Vorlagen ihre Schwäche, weil sie solche Eingänge meist nicht sauber aufnehmen.

Craftivo läuft im Browser und per App für Monteure. Dazu kommen API-Zugang sowie Microsoft- und Google-Integration. Für kleine und mittlere Betriebe ist das praxisnah. Für einen Malerbetrieb mit mehreren Baustellen, einen SHK-Betrieb mit Serviceeinsätzen oder einen Elektrobetrieb mit wiederkehrenden Angebotsarten ist das deutlich alltagstauglicher als eine einzelne Kalkulation Vorlage. Wenn Du nach Gewerken schauen willst, findest Du passende Infos für Malerbetriebe, SHK-Betriebe, Elektrobetriebe und Dachdecker.

Bei den Preisen ist Craftivo transparent: Starter kostet 59 Euro pro Monat, jährlich ab 39 Euro pro Monat. Premium kostet 79 Euro pro Monat, jährlich ab 59 Euro pro Monat. Business kostet 179 Euro pro Monat, jährlich ab 139 Euro pro Monat. Zusätzliche Büro-Nutzer kosten 29 Euro pro Monat, mobile Nutzer 9 Euro pro Monat. Es gibt eine 14-tägige Testphase ohne Kreditkarte.

Was gut funktioniert

• Angebote schneller bauen: Freie Beschreibung oder GAEB-Datei statt tippen von Hand.
• Nachweise direkt am Auftrag: Fotos, Berichte und Fortschritte landen sauber im Projekt.
• Zeiten ohne Zettel: Monteure erfassen direkt mobil statt später aus dem Gedächtnis.
• Mitwachsendes System: Für kleine Teams genauso brauchbar wie für mehrere Kolonnen.

Was Du wissen solltest

• Zusatznutzer kosten extra: Bei vielen Mitarbeitern solltest Du das vorab sauber durchrechnen.
• Nicht alles bis ins letzte Detail öffentlich beschrieben: Tiefe Buchhaltungsanbindungen sind auf der Produktseite nicht vollständig ausgerollt.
• Mehr System als Vorlage: Wer nur eine einfache Einmal-Kalkulation will, braucht den Umfang vielleicht noch nicht.

2. sevDesk – Preiskalkulation Vorlage (Excel)

Die sevDesk Preiskalkulation Vorlage ist eine gute Wahl, wenn Du erstmal sauber in Preislogik reinkommen willst. Sie ist kostenlos, läuft in Excel und bringt eine verständliche Anleitung mit. Für Einsteiger ist das hilfreich, weil die Datei nicht nur rechnet, sondern auch zeigt, warum sie so rechnet.

Im Alltag passt sie besser zu einfacher Stück- oder Produktkalkulation als zu einer typischen Baustellenkalkulation mit Kolonne, Fahrzeit, Nachtrag und wechselnden Stundenanteilen. Das ist kein Fehler der Vorlage. Sie hat einfach einen anderen Schwerpunkt.

Gut für einfache Preislogik

Du trägst Jahres- und Stückmengen, Einzelkosten und Gemeinkosten ein. Daraus werden Netto- und Bruttopreise abgeleitet. Gewinnaufschläge sind ebenfalls vorgesehen. Wenn Du zum Beispiel regelmäßig dieselbe Leistung in ähnlicher Form anbietest, etwa standardisierte Wartungspakete oder wiederkehrende Kleinaufträge, kommst Du damit schnell zu einer brauchbaren Grundkalkulation.

Wer noch zwischen Einstandspreis, Gemeinkosten und Verkaufspreis springt, bekommt hier eine ordentliche Lernkurve ohne Fachbuch.

Der Haken liegt eher im Download-Prozess. Die Vorlage gibt's nicht einfach per Klick, sondern gegen E-Mail-Opt-in. Außerdem ersetzt sie keine Handwerker-Software. Sobald Du wissen willst, welche Lösung insgesamt besser zu Deinem Betrieb passt, ist ein direkter Blick in diesen Vergleich von Handwerker-Software sinnvoll.

Passt gut, wenn Du

• Preislogik üben willst: Die Anleitung ist nachvollziehbar.
• Mit Excel sicher bist: Die Datei ist klassisch aufgebaut.
• Noch keinen großen Prozess brauchst: Für Einzelfälle reicht das oft.

Weniger passend, wenn Du

• nach Stundenverrechnung im Handwerk kalkulierst
• Baustellenbezogen arbeitest
• Angebot, Zeiterfassung und Rechnung verbinden willst

3. STREIT V.1 – Excel-App zur Stundensatzermittlung im Handwerk

Wenn Du erst einmal wissen musst, was Deine Stunde überhaupt kosten muss, ist STREIT V.1 zur Stundensatzermittlung deutlich treffender als eine allgemeine Excel-Kalkulation. Die Vorlage richtet sich klar an Handwerksbetriebe. Also an Betriebe, die Lohnkosten, Gemeinkosten und produktive Tage realistisch zusammenbringen müssen.

Genau da scheitern viele einfache Vorlagen. Sie rechnen zwar hübsch, aber sie rechnen nicht handwerklich.

Stark beim Mindeststundensatz

Die Excel-App berücksichtigt Netto-Arbeitstage, Gemeinkosten sowie Wagnis und Gewinn. Das passt gut zur klassischen Zuschlagskalkulation im Handwerk. Dazu gehört auch, dass Gewinn, Risiko, Wagnis, Rabatt und Skonto typischerweise auf den netto Verrechnungsstundensatz aufgeschlagen werden, bevor die gesetzliche Umsatzsteuer von 19 Prozent hinzukommt. Material wird mit individuellem Aufschlag kalkuliert. Handwerk Digitalisieren beschreibt diesen Aufbau sauber für die Praxis (Kalkulation im Handwerk bei Handwerk Digitalisieren).

Wenn Du ein Angebot für die Sanierung eines Mehrfamilienhauses kalkulierst, hilft Dir so ein Tool vor allem beim Fundament. Du weißt danach eher, ob Dein Lohnanteil überhaupt trägt. Für die spätere Baustellensteuerung ersetzt die Datei aber keine echte Rückmeldung aus dem Alltag. Genau deshalb ist eine saubere Zeiterfassung für Handwerker später der nächste logische Schritt.

Wofür die Vorlage gut ist

• Mindeststundensatz sichtbar machen: Du siehst schneller, wo Deine Untergrenze liegt.
• Betriebsrealität einbauen: Produktive Tage und Gemeinkosten werden mitgedacht.
• Kostenargumente sauber erklären: Auch intern im Büro oder mit dem Steuerberater.

Grenzen der Datei

• Kein Angebotsaufbau mit Positionen
• Keine Verknüpfung zur Baustelle
• Excel-Kenntnisse bleiben nötig, wenn Du mehr anpassen willst

4. Excel Planung – Kalkulation (Excel-Vorlage 2026)

Excel Planung Kalkulation ist die Vorlage für Leute, die Ordnung in der Datei schätzen. Eingabe, Auswertung, Stammdaten und Anleitung sind getrennt. Das klingt banal, ist im Alltag aber Gold wert. Vor allem dann, wenn nicht nur Du selbst mit der Datei arbeitest, sondern auch jemand aus dem Büro.

Sie ist universeller gebaut als eine reine Handwerksvorlage. Das macht sie flexibel, aber eben nicht von Haus aus handwerksscharf.

Sinnvoll für strukturierte Angebotsblätter

Die Stärke liegt in der Positionskalkulation. Material, Lohn und Fremdleistung lassen sich sauber nebeneinander kalkulieren. Zuschläge, Zielmargen und Rabatte sind ebenfalls angelegt. Wenn Du also ein Angebot für Dacharbeiten oder eine Elektroinstallation mit mehreren Positionen schreiben willst, bekommst Du eine brauchbare Struktur.

Praktisch ist auch die getrennte Stammdatenlogik. Wenn Du Deine Standardpreise und Zuschläge einmal ordentlich hinterlegst, musst Du nicht jedes Angebot neu zusammenbauen. Genau an dem Punkt wird aber auch sichtbar, wann eine Vorlage an ihre Grenze kommt. Wenn Du aus dieser Logik direkt ein fertiges Angebot erzeugen willst, ist eine spezialisierte Angebotssoftware für Handwerker der bequemere Weg.

Eine gute Vorlage spart Rechenfehler. Sie spart aber keine Rückfragen, wenn Kolonne, Büro und Chef in unterschiedlichen Dateien arbeiten.

Stärken

• Saubere Dateistruktur: Weniger Chaos bei Eingabe und Auswertung.
• Ordentliche Angebotslogik: Material, Lohn und Fremdleistung sind getrennt.
• Aktuell gepflegt: Das ist bei freien Vorlagen nicht selbstverständlich.

Schwächen

• Nicht speziell für Handwerksprozesse gebaut
• Eigene Preislogik musst Du selbst sauber einrichten
• Kein direkter Übergang zu Einsatzplanung oder Rechnung

5. Excel Für Alle – Excel Kalkulation Vorlage

Die Excel Kalkulation Vorlage von Excel Für Alle ist praktisch, wenn Du bewusst lokal arbeiten willst. Keine Makros, kein Account, keine Webmaske. Datei öffnen, Werte eintragen, fertig. Gerade kleinere Betriebe mögen das, weil nichts eingerichtet werden muss.

Dazu kommt eine für Deutschland passende Formatlogik mit Dezimalkomma und Umsatzsteuer-Sätzen. Das wirkt unspektakulär, verhindert aber typische Flüchtigkeitsfehler.

Praktisch, wenn Du lokal arbeiten willst

Die Vorlage rechnet mit Zuschlägen, Rabatt und Skonto. Blattschutz und Plausibilitätsprüfungen helfen gegen versehentlich kaputte Formeln. Das ist besonders nützlich, wenn mehrere Leute im Büro mal eben etwas ändern. Für ein Angebot über Malerarbeiten in einem Treppenhaus oder für eine kleinere SHK-Reparatur kann das schon reichen.

Ein echter Vorteil ist die lokale Nutzung. Wer keine Cloud möchte oder vorerst keine Software einführen will, bekommt hier eine solide Basis. Trotzdem bleibt es eben eine allgemeine Kalkulation Vorlage. Deine handwerksspezifischen Regeln, zum Beispiel Rüstzeit, Fahrtkosten oder typische Materialaufschläge je Gewerk, musst Du selbst ergänzen.

Gut gelöst

• Fehlervermeidung im Alltag: Plausibilitäten und Blattschutz helfen wirklich.
• Deutsche Logik: USt und Rundungen sind sauber angelegt.
• Lokal einsetzbar: Für sensible Betriebe oft ein Pluspunkt.

Nicht so gut gelöst

• Keine Gewerkelogik ab Werk
• Keine fertige Firmenoptik
• Keine Verbindung zu Projekt, Kunde oder Rechnung

6. ExcelWelt – Kostenkalkulation Excel-Vorlage

Die Kostenkalkulation von ExcelWelt ist kompakt. Keine Spielereien, keine überladene Datei. Material, Arbeit und Nebenkosten sind getrennt, dazu eine Übersichtsseite für Preis und Marge. Genau das macht sie interessant für schnelle Vorabkalkulationen.

Wenn morgens eine Anfrage reinkommt und Du erstmal grob wissen willst, ob sich der Auftrag lohnt, ist so eine Datei oft schneller als ein großes System.

Gut für schnelle Vorabkalkulationen

Die Vorlage eignet sich gut als eigener Rohling. Viele Betriebe bauen sich daraus ihre persönliche Schnellkalkulation für Kleinaufträge. Etwa für einen Zaunabschnitt im GaLaBau, eine kleine Dachreparatur oder einen zusätzlichen Stromkreis im Altbau. Du trägst Material, Stunden und Nebenkosten ein und hast flott ein erstes Bild.

Der Nachteil liegt auf der Hand. Tiefe Auswertung fehlt. Kennzahlen, Nachkalkulation oder Dokumentation sind nicht der Fokus. Für schnelle Entscheidungen okay. Für saubere Steuerung über mehrere Projekte hinweg zu dünn.

Für die erste Bauchprüfung ist eine schlanke Datei oft besser als eine überfrachtete Vorlage. Für den echten Deckungsbeitrag reicht Bauchgefühl aber nicht.

Dafür taugt sie

• Schneller Einstieg
• Eigene Anpassungen sind leicht
• Kein Makro-Ballast

Dafür eher nicht

• Nachkalkulation
• umfangreiche Auswertung
• handwerksspezifische Kennzahlen

7. Vorlagen.com – Excel-Vorlage zur Kalkulation im Handwerk

Die Excel-Vorlage zur Kalkulation im Handwerk von Vorlagen.com spricht direkt Handwerksbetriebe an. Das ist ihr Vorteil. Du musst die Grundidee nicht erst von Produktkalkulation auf Baustellenarbeit umdenken.

Die Datei ist einfach aufgebaut und meist schnell einsatzbereit. Für viele Betriebe ist genau das entscheidend.

Einfacher Start ohne viel Einarbeitung

Arbeitszeit und Materialkosten stehen im Mittelpunkt. Damit kannst Du einfache Angebote und Kostenübersichten schnell aufbauen. Für einen kleineren Innenausbau-Auftrag oder eine überschaubare Reparaturserie reicht das oft aus. Gerade wenn jemand im Büro keine Lust auf komplexe Excel-Modelle hat, ist so eine reduzierte Datei sympathisch.

Die Kehrseite ist die geringe Transparenz der Rechenlogik. Wenn Du verstehen willst, wie genau Zuschläge, Reserve oder Gewinn eingepreist werden, musst Du oft selbst in die Formeln schauen. Dazu kommt, dass Downloads häufig an Newsletter-Einwilligungen hängen. Das ist nicht dramatisch, aber auch nicht jedermanns Sache.

Vorteile im Alltag

• Schnell nutzbar
• Handwerksbezug vorhanden
• Für einfache Angebote ausreichend

Nachteile im Alltag

• Wenig Dokumentation
• Formeln oft nicht selbsterklärend
• Bei größeren Aufträgen schnell zu einfach

8. Rechnungswesen-Portal – Excel-Tools Kostenrechnung (Marktplatz)

Der Marktplatz für Excel-Tools zur Kostenrechnung beim Rechnungswesen-Portal ist keine einzelne Kalkulation Vorlage, sondern eher ein Werkzeugregal. Das ist interessant, wenn Dir kostenlose Standarddateien zu flach werden, Du aber noch nicht direkt in eine komplette Handwerker-Software wechseln willst.

Hier findest Du eher betriebswirtschaftlich orientierte Modelle. Also mehr Vollkosten, Kapazität und Deckungsbeitrag, weniger Baustellenalltag.

Für Betriebe mit mehr Controlling-Bedarf

Für Inhaber, die ihre Zahlen tiefer verstehen wollen, kann das sinnvoll sein. Vor allem dann, wenn Du nicht nur Angebote schreiben, sondern auch Preisuntergrenzen, Auslastung oder Stundenkapazitäten sauber herleiten willst. Das passt eher zu Betrieben, die regelmäßig größere Entscheidungen aus Zahlen ableiten.

Im Handwerk ist das hilfreich, aber nicht immer bequem. Die Modelle sind oft fundierter, verlangen dafür aber mehr Einarbeitung. Außerdem variiert die Qualität je nach Anbieter im Marktplatz. Du solltest also genau hinschauen, ob das Tool wirklich zu Deinem Gewerk und Deinem Büroalltag passt.

Dafür lohnt sich ein Blick

• Mehr Tiefe als Gratisvorlagen
• Anleitungen sind oft vorhanden
• Gut für betriebswirtschaftlich stärkere Betriebe

Worauf Du achten solltest

• Meist kostenpflichtig
• Nicht jedes Tool ist handwerksspezifisch
• Mehr Rechenlogik heißt auch mehr Pflegeaufwand

9. Buchhalter‑Stellen.de – Excel-Stundenverrechnungssatzkalkulator

Der Excel-Stundenverrechnungssatzkalkulator von Buchhalter‑Stellen.de ist vor allem dann nützlich, wenn Du eine konkrete Frage klären willst: Was muss Deine produktive Stunde mindestens bringen, damit der Betrieb sich trägt?

Genau dafür ist so ein Rechner gut. Er hilft Dir, Fixkosten, Gemeinkosten und verfügbare Produktivstunden in eine belastbare Untergrenze zu übersetzen. Das ist im Alltag oft hilfreicher als eine hübsche Angebotsvorlage, weil Du erst wissen musst, wo Deine Preisunterkante liegt, bevor Du sauber aufschlagen kannst.

Sinnvoll für die Untergrenze. Zu wenig für die komplette Angebotskalkulation

Die Vorlage passt, wenn Du Deine Stundenverrechnung intern sauber herleiten willst. Etwa vor einer Preisanpassung, bei Diskussionen mit Kunden über Stundensätze oder wenn Du prüfen willst, ob bestimmte Serviceaufträge überhaupt noch Geld bringen.

Für die eigentliche Angebotsarbeit bleibt sie aber schmal. Du kalkulierst hier keinen Auftrag mit Positionen, Material, Fremdleistung und Zuschlägen, sondern vor allem Deinen rechnerischen Mindeststundensatz. Das ist ein wichtiger Baustein, aber noch keine vollständige Kalkulation.

Genau daran sieht man den Unterschied zwischen Excel und einer Lösung wie Craftivo. Eine einzelne Vorlage beantwortet eine Teilfrage oft ordentlich. Sobald Du aus dem Stundensatz direkt Angebote, Nachkalkulation und wiederkehrende Preislogik ableiten willst, wird die Excel-Datei schnell zur Zwischenlösung.

Gewinn solltest Du dabei immer bewusst einplanen. Wer nur auf Selbstkosten schaut, arbeitet schnell sauber gerechnet und trotzdem zu billig.

Stärken

• Klare Ausrichtung auf den Stundenverrechnungssatz
• Preisuntergrenze wird nachvollziehbar
• Gut für interne Kalkulationsentscheidungen

Schwächen

• Keine Kalkulation kompletter Angebotspositionen
• Kein direkter Weg zum fertigen Angebot
• Eher Rechentool als Arbeitslösung für den Büroalltag

10. Formularbox – Stundensatz berechnen (Excel-Vorlage für Freelancer)

Die Excel-Vorlage von Formularbox zum Stundensatz berechnen ist die einfachste Lösung in dieser Liste. Drei Seiten, kein Makro, kein Account, sofort nutzbar. Wenn Du solo unterwegs bist oder erstmal nur ein Gefühl für Deine Stundensatzlogik brauchst, kannst Du damit anfangen.

Für einen echten Handwerksbetrieb ist das aber eher eine Notlösung als eine dauerhafte Kalkulation Vorlage.

Minimalistisch, aber sehr begrenzt

Du gibst Kosten- und Zeitparameter ein und bekommst einen rechnerischen Vorschlag für den Stundensatz. Das ist okay für Einzelunternehmer oder sehr einfache Dienstleistungen. Sobald Material, Kolonnenzeiten, Fremdleistung oder Angebotspositionen dazukommen, wird es zu dünn.

Trotzdem hat die Vorlage ihren Platz. Wer gerade startet, kann damit erstmal Ordnung in die eigenen Basiszahlen bringen. Mehr sollte man davon aber nicht erwarten. Für echte Angebotskalkulation im Handwerk fehlt schlicht die Tiefe.

Passt, wenn Du

• eine extrem einfache Lösung willst
• ohne Anmeldung starten möchtest
• nur den groben Stundensatz suchst

Passt nicht, wenn Du

• Angebote mit Positionen kalkulierst
• mit Material und Nachunternehmern arbeitest
• mehrere Baustellen parallel steuerst

Kurzvergleich: Top 10 Kalkulationsvorlagen (Excel & Tools)

Lösung	Kernfunktionen	Qualität / UX	Wert / Preis	Zielgruppe	Alleinstellungsmerkmal
Craftivo 🏆	Angebote & Rechnungen, KI-Angebot (GAEB), Plantafel, Zeiterfassung, Baustellendoku, App	★★★★★ – Cloud + Mobile, einheitlicher Arbeitsstand	💰 Starter 59€/Monat (39€/Monat p.a.), Premium 79€/Monat (59€ p.a.), Business 179€/Monat (139€ p.a.); 14 Tage Test	👥 Kleine–mittlere Handwerksbetriebe, Büro & Monteure	✨ KI-generierte Komplett‑Angebote aus Beschreibung/GAEB; integrierte Projektkommunikation
sevDesk – Preiskalkulation Vorlage (Excel)	Stück-/Gemeinkosten, Netto/Brutto, Gewinnaufschlag, Anleitung	★★★☆☆ – einsteigerfreundlich Excel	💰 Kostenlos (E‑Mail‑Opt‑in)	👥 Gründer, Bürokräfte, einfache Produktkalkulation	✨ Schritt‑für‑Schritt Anleitung für Preiskalkulation
STREIT V.1 – Excel-App zur Stundensatzermittlung	Verrechnungslohn, Lohn+Gemeinkosten, Wagnis & Gewinn, Produktivtage	★★★★☆ – handwerksspezifisch, praxisnah	💰 Kostenloser Download	👥 Handwerksbetriebe (Elektro, SHK, Dach)	✨ Speziell für Stundensatz/Verrechnungslohn im Handwerk
Excel Planung – Kalkulation (2026)	Positionskalkulation, Zuschläge, Stammdaten, Auswertung & Diagramme	★★★★☆ – strukturiert, aktuell gepflegt	💰 Kostenlos	👥 Projektorientierte Anwender, KMU	✨ Umfangreiche Tabs & Visualisierungen
Excel Für Alle – Excel Kalkulation Vorlage	USt-Berechnung (19/7%), Gemeinkosten, Plausibilitäten, Blattschutz	★★★★☆ – lokal & DSGVO‑freundlich	💰 Kostenlos (lokal, ohne Makros)	👥 Anwender, die lokale DSGVO‑Lösung bevorzugen	✨ Plausibilitätsprüfungen & Blattschutz
ExcelWelt – Kostenkalkulation Vorlage	Material/Arbeit/Nebenkosten, Margen, Endpreisübersicht	★★★☆☆ – kompakt, schnell	💰 Kostenlos	👥 Schnelle Projektkalkulationen, Einsteiger	✨ Leichtgewichtiges XLSX ohne Makros
Vorlagen.com – Kalkulation im Handwerk	Arbeits- & Materialkosten, .xlsx‑Vorlage für Angebote	★★★☆☆ – basisvorlage, wenig Doku	💰 Kostenlos (meist Newsletter‑Opt‑in)	👥 Handwerksbetriebe, die schnelle Vorlage wollen	✨ Speziell fürs Handwerk zugeschnitten
Rechnungswesen‑Portal – Excel-Tools (Marktplatz)	Stundensatz, Preiskalkulation, Muster, bwl‑Modelle	★★★★☆ – fundiert, betriebswirtschaftlich	💰 Meist kostenpflichtig	👥 KMU, Betriebe mit Controlling‑Bedarf	✨ Professionelle, betriebswirtschaftliche Tools
Buchhalter‑Stellen.de – Stundenverrechnungskalkulator	Vollkosten‑Stundensatz, Fix-/Gemeinkosten, Produktivstunden	★★★☆☆ – spezialisiert, kaufbasiert	💰 Kaufdownload (kostenpflichtig)	👥 Betriebe, die Mindestpreise & Deckungsbeiträge benötigen	✨ Vollkostenbasierte Stundenkalkulation
Formularbox – Stundensatz (Freelancer)	Kosten‑ und Zeitparameter, Stundensatzvorschlag, schlank	★★★☆☆ – sehr niedrigschwellig	💰 Kostenlos, kein Account	👥 Freelancer & Selbstständige	✨ Sofort downloadbar, ohne Anmeldung

Fazit: Von der Excel-Liste zur automatisierten Kalkulation

Montagmorgen, zwei Rückfragen zum Angebot, ein geänderter Materialpreis und auf der Baustelle fehlt noch die Rückmeldung zu den Stunden. Solange Du mit einer Excel-Liste arbeitest, ziehst Du Dir diese Infos oft aus verschiedenen Dateien, Notizen und Chats zusammen. Für kleine, einfache Aufträge kann das funktionieren. Auf Dauer kostet es aber Zeit und Nerven.

Eine gute Kalkulation Vorlage bleibt trotzdem ein sinnvoller Start. Du bekommst Struktur in Material, Lohn, Zuschläge und Verkaufspreise. Wenn Du allein arbeitest oder nur wenige ähnliche Aufträge kalkulierst, reicht eine saubere Excel-Datei oft länger, als viele denken.

Sobald Angebote, Zeiterfassung, Baustelle und Rechnung zusammenhängen sollen, stößt Excel im Alltag an Grenzen. Dann entstehen doppelte Eingaben, unterschiedliche Dateistände und Rückfragen, weil Zahlen zwar irgendwo stehen, aber nicht zentral gepflegt sind. Genau das bremst Betriebe, die viele kleine und mittlere Aufträge parallel abwickeln.

Hier liegt auch der eigentliche Unterschied in diesem Vergleich. Die kostenlosen Vorlagen aus der Liste helfen Dir beim Rechnen. Craftivo löst das Folgeproblem im Prozess. Kalkulationssätze liegen zentral, Angebote bauen darauf auf, und dieselben Daten laufen später in Zeiterfassung, Baustellendokumentation, Plantafel und Rechnung weiter. Das spart nicht nur Schreibarbeit. Es macht Deine Abläufe verlässlicher.

Praktisch heißt das: Excel ist gut, wenn Du eine einfache, günstige Lösung für einen klaren Zweck brauchst. Eine spezialisierte Handwerker-Software lohnt sich, wenn Deine Kalkulation kein Einzelblatt mehr ist, sondern die Grundlage für Angebot, Auftrag und Abrechnung.

Wenn Du heute noch mit Vorlagen arbeitest, ist das kein Fehler. Du solltest nur wissen, ab welchem Punkt die Datei mehr Arbeit macht, als sie spart. Dann ist der Umstieg keine Technikfrage mehr, sondern eine betriebliche Entscheidung.

Wenn Du prüfen willst, ob dieser Punkt bei Dir erreicht ist, teste die automatisierte Kalkulation einfach im Alltag mit einer kostenlosen 14-tägigen Testphase von Craftivo.

FAQ zur Kalkulation Vorlage

Welche Kalkulationsart ist die beste für meinen Betrieb?

Das hängt von Deinem Alltag ab. Wenn Du viele ähnliche Kleinaufträge hast, reicht oft eine einfache Zuschlagslogik mit Material, Lohn und Gemeinkosten. Wenn Du komplexe Projekte kalkulierst, brauchst Du zusätzlich saubere Stundenverrechnungssätze, Positionslogik und später eine Nachkalkulation.

Wie berechne ich meinen Stundensatz richtig?

Im Handwerk wird der Stundenverrechnungssatz aus den jährlichen Gesamtkosten geteilt durch die produktiven Arbeitsstunden pro Jahr berechnet. Dafür musst Du realistische Arbeitstage ansetzen und Feiertage, Urlaub und Krankheit mitdenken. Danach kommen je nach Betrieb Gewinn, Risiko und Wagnis dazu.

Kann ich Daten aus einer Excel-Vorlage in Craftivo importieren?

Wenn Du heute mit Excel arbeitest, kannst Du Deine Kalkulationslogik und Stammdaten als Grundlage für den Umstieg nutzen. Entscheidend ist weniger die alte Datei als die Frage, welche Preise, Textbausteine und Standards Du künftig zentral pflegen willst. Einen Überblick über die Funktionen findest Du auf den Craftivo Funktionen und zu den Paketen auf den Craftivo Preisen.

Was sind GoBD und warum sind sie für meine Kalkulation wichtig?

GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Vereinfacht gesagt: Deine Unterlagen müssen für das Finanzamt nachvollziehbar, vollständig und sauber dokumentiert sein. Das betrifft zwar nicht nur die Kalkulation, aber auch sie sollte so aufgebaut sein, dass Änderungen und Zusammenhänge später verständlich bleiben.

Wann sollte ich von Excel auf eine Handwerker-Software umsteigen?

Sobald mehrere Leute an denselben Aufträgen arbeiten, Zeiten von der Baustelle zurückkommen, Nachweise gebraucht werden oder Angebote regelmäßig aus Leistungsverzeichnissen entstehen, wird Excel mühsam. Dann lohnt sich der Umstieg meistens schneller, als viele denken.

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Wenn Du weg willst von kopierten Excel-Dateien und hin zu einer Kalkulation, die direkt mit Angebot, Zeiterfassung, Baustellendoku und Rechnung zusammenarbeitet, schau Dir Craftivo an. Die Software wurde mit Handwerksbetrieben entwickelt und hilft Dir genau bei diesem Übergang. craftivo 14 Tage kostenlos testen.