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Excel Vorlage Kalkulation: 10 Vorlagen im Vergleich

// craftivo  ·  22 Min  ·  06.10.2026

Ein Angebot für ein Mehrfamilienhaus muss heute noch raus. Du hast die Mengen aus dem Leistungsverzeichnis, aber Stunden, Materialpreise, Zuschläge und die letzte Nachkalkulation liegen in verschiedenen Tabellen. Am Ende rechnest Du Positionen doppelt, suchst nach der richtigen Version und hoffst, dass die Marge noch stimmt.

Eine Excel Vorlage für Kalkulationen kann dieses Problem lösen, wenn sie zu Deiner Aufgabe passt. Sie ersetzt aber nicht automatisch die Übergabe an Angebot, Zeiterfassung, Rechnung und Nachkalkulation. Gerade kleinere Betriebe nutzen Tabellen oft als Zwischenstufe zwischen Papierlisten und integrierter Software. In Deutschland setzten laut einer repräsentativen Bitkom-Research-Erhebung aus dem Jahr 2022 68 % der Handwerksbetriebe digitale Technologien und Anwendungen ein. 2017 waren es 45 %. Die Erhebung des Zentralverbands des Deutschen Handwerks zeigt zugleich, dass der Digitalisierungsstand stark von der Betriebsgröße abhängt.

Ich ordne die zehn Vorlagen deshalb nicht nur nach Funktionen. Entscheidend sind Gewerketauglichkeit, Rechenlogik, Anpassbarkeit, GAEB- oder DIN-Bezug, Übergabe in Software-Workflows sowie die Nutzung im Browser, in der Cloud und auf dem Smartphone. Die Vergleichstabelle am Ende hilft Dir bei der schnellen Vorauswahl.

Inhaltsverzeichnis

1. GAEB-Online 2025, Excel-Kalkulationsvorlage und Excel-EFB

Wenn Du regelmäßig mit Leistungsverzeichnissen arbeitest, ist der GAEB-Import der entscheidende Punkt. GAEB-Online erzeugt aus einem GAEB-LV eine vorkonfigurierte Excel-Kalkulation. Positionen, Mengen und Einheiten müssen dann nicht erst manuell aus dem Leistungsverzeichnis übertragen werden.

Das passt vor allem zu Bau- und Ausbauarbeiten mit VOB- oder GAEB-Prozessen. Mit dem Zusatzmodul Excel-EFB-Kalkulation lassen sich außerdem Urkalkulationen und EFB-Formblätter wie EFB 221 und EFB 223 in Excel erstellen. Deine eigenen Zuschläge und Preislogiken kannst Du anpassen, bevor Du die Einheitspreise ermittelst.

Für Ausschreibungen stark, für freie Angebote überdimensioniert

Der größte Vorteil liegt im kurzen Weg vom LV zur Kalkulation. Wenn Du ein umfangreiches Leistungsverzeichnis für ein Mehrfamilienhaus bekommst, sparst Du Dir die manuelle Anlage jeder einzelnen Position. Das reduziert Übertragungsfehler und hält die Positionsstruktur näher am Original.

  • Geeignet für: Bauunternehmen, Dachdecker, Elektro- und SHK-Betriebe mit GAEB-LVs.
  • Stark bei: Einheitspreisermittlung, Urkalkulation und EFB-Formblättern.
  • Zu beachten: Das Excel-EFB-Zusatzmodul ist kostenpflichtig und lohnt sich hauptsächlich, wenn Du tatsächlich mit GAEB-LVs arbeitest.

Die Vorlagen sind mit Microsoft Excel und OpenOffice kompatibel. Für einen kleinen Malerbetrieb, der überwiegend freie Angebote nach Aufmaß erstellt, brauchst Du diese Tiefe wahrscheinlich nicht. Wenn Du dagegen regelmäßig wissen musst, wie Du eine GAEB-Datei öffnest, ist der spezialisierte Ablauf praxisnäher als eine leere Excel-Datei.

Website: GAEB-Online

GAEB-Online 2025, Excel-Kalkulationsvorlage und Excel-EFB

2. STREIT, Excel-Vorlage zur Stundensatzermittlung

Bei der Stundensatzermittlung entscheidet die Kostenbasis darüber, ob Deine Arbeitszeit tatsächlich Geld verdient. Die kostenlose STREIT Excel-App zur Stundensatzermittlung richtet sich besonders an Dachdecker, Elektro- und SHK-Betriebe. Sie verbindet Verrechnungslohn und Gemeinkosten und führt zu einem nachvollziehbaren Stundenverrechnungssatz.

Der Stundenlohn eines Mitarbeiters bildet dabei nur einen Teil der Rechnung. Im Verrechnungssatz müssen auch Fahrzeuge, Büro, Werkzeuge, Versicherungen und Verwaltung Platz finden. Genau diese Kosten bleiben bei einer einfachen Lohnberechnung mit pauschalem Aufschlag schnell unberücksichtigt.

Als Basis für die eigene Kalkulation

STREIT liefert branchenbezogene Annahmen und passende Eingabefelder. Du ersetzt die Vorgaben durch Deine Betriebswerte und kannst den Rechenweg prüfen. Eine Anleitung auf der Downloadseite erleichtert den Wechsel von einer selbst gebauten Liste zur Vorlage.

Sinnvoll ist der Einsatz, wenn Du Deinen Satz einmal sauber herleiten und anschließend als Arbeitsgrundlage in Angebote übernehmen möchtest. Bei einem Elektrofachbetrieb mit mehreren Monteuren lohnt sich eine genaue Prüfung: Produktive Arbeitszeit, Fahrtzeit und unproduktive Bürozeit sollten getrennt in die Rechnung einfließen.

Pluspunkt: Die Vorlage ist kostenlos und auf ausgewählte Handwerksgewerke zugeschnitten.
Grenze: Sie erstellt keine vollständige Angebots- oder Nachkalkulation. Material, einzelne Positionen, Nachträge und Projektabweichungen gehören in einen weiteren Kalkulationsschritt.
Technik: Für die Bearbeitung wird Excel benötigt. Makrosperren oder Blattschutz können Änderungen erschweren.

Für Malerarbeiten, SHK-Montage und Elektroinstallationen entsteht damit zügig ein brauchbarer Ausgangswert. Bei anderen Gewerken prüfst Du Annahmen und Kostenfelder besonders sorgfältig.

Website: STREIT Stundensatzermittlung

STREIT, Excel-Vorlage zur Stundensatzermittlung im Handwerk

3. Excel-Manager, Vorlage zur Kalkulation des Stundensatzes

Die Vorlage von Excel-Manager ist makrofrei und dadurch leicht zu öffnen und zu verändern. Sie richtet sich nicht nur an ein bestimmtes Gewerk, sondern an Selbstständige und Handwerksbetriebe, die ihren Stundensatz aus produktiven Stunden, Fixkosten und Wunschgewinn ableiten wollen.

Der transparente Rechenweg ist der wichtigste Vorteil. Du erkennst, welche Eingabe das Ergebnis verändert. Das ist sinnvoll, wenn Du nicht einfach einen fertigen Satz übernehmen willst, sondern prüfen möchtest, wie sich eine andere Auslastung oder höhere Fixkosten auswirken.

Gut zum Verstehen, nicht für den vollständigen Auftrag

Die Vorlage eignet sich als Arbeitsblatt für eine jährliche Überprüfung. Du trägst Deine Kosten ein, setzt die erwartete produktive Arbeitszeit an und prüfst anschließend, welcher Satz kostendeckend ist. Sensitivitätsfelder helfen dabei, unterschiedliche Auslastungsannahmen zu vergleichen.

Ein Auftrag für ein Mehrfamilienhaus braucht allerdings mehr. Dort musst Du Material, Arbeitszeit je Position, Nachträge, Rabatte und Gemeinkosten sauber miteinander verbinden. Dafür liefert die Vorlage keinen GAEB- oder EFB-Anschluss.

Praktische Regel: Nutze eine Stundensatzvorlage als Preisbasis. Übertrage den Satz danach nicht blind in jedes Angebot, sondern prüfe Materialrisiko, Fremdleistungen und besondere Baustellenbedingungen.

Die Lösung bleibt allgemein gehalten. Das ist beim Einstieg ein Vorteil, weil Du keine überladene Branchenlogik entschlüsseln musst. Es wird zur Grenze, sobald Du mehrere Kolonnen, unterschiedliche Tätigkeiten oder eine laufende Nachkalkulation abbilden willst.

Für die Grundlagen findest Du zusätzlich eine Anleitung zum Stundenverrechnungssatz berechnen. Die Vorlage selbst ist kostenlos und schnell modifizierbar.

Website: Excel-Manager Stundensatz-Vorlage

Excel-Manager, Vorlage zur Kalkulation des Stundensatzes

4. Clean-Invoice, Stundenlohn- und Stundensatz-Kalkulation

Clean-Invoice kombiniert eine kostenlose Excel-Vorlage mit einem Begleitartikel zur eigenen Kalkulation. Fixe und variable Kosten werden getrennt erfasst, die Auslastung fließt in die Berechnung ein. Beispiel-Sheets zeigen den Aufbau, sodass Du die Logik nicht aus einer leeren Datei entwickeln musst.

Für einen kleinen Malerbetrieb ist das praktisch: Aus einer langen Kostenliste werden klar getrennte Bereiche für Eingaben, Formeln und Ergebnisse. Die Vorlage eignet sich damit als nachvollziehbare Basis für den Stundensatz, solange die zugrunde liegenden Werte regelmäßig gepflegt werden.

Vier Blätter, ein sauberer Pflegeprozess

Kosten, Auslastung, Stundensatz und Ergebnis lassen sich getrennt betrachten. Das verbessert die Übersicht, schafft aber eine zusätzliche Fehlerstelle. Ändert jemand einen Wert im falschen Blatt oder zieht eine Formel nicht weiter, stimmt das Ergebnis trotz ordentlicher Darstellung nicht mehr.

Vor dem Einsatz markierst Du alle Eingabefelder, sperrst die Formeln und legst fest, wer Preise ändern darf. Materialpreise, Lohnkosten und Zuschläge sollten denselben Bearbeitungsstand haben. Sonst rechnen zwei Mitarbeiter mit unterschiedlichen Grundlagen.

  • Sinnvoll für: Stundensatzermittlung und eine erste Kostenstruktur.
  • Weniger passend für: GAEB-Ausschreibungen und detaillierte Auftragsnachkalkulation.
  • Vor der Nutzung prüfen: Welche Kosten sind fix, welche hängen vom Auftrag ab, und wie wird die Auslastung angesetzt?

Die Datei ersetzt keine zentrale Projektakte. Sie bringt jedoch Ordnung in die Preisermittlung, ohne sofort ein umfangreiches System einzuführen. Wer die Vorlage selbst weiterentwickeln möchte, findet einen brauchbaren Ausgangspunkt. Für den Einstieg hilft die Anleitung von Clean-Invoice Stundenlohn-Kalkulation.

Website: Clean-Invoice Stundenlohn-Kalkulation

5. Excel-Planung, Baukosten-Excel nach DIN 276

Bei einem Bauprojekt mit Architekt oder Planer geht es nicht nur um Deinen Verkaufspreis. Die Beteiligten müssen Kosten nach einer gemeinsamen Struktur einordnen. Die kostenlose Vorlage von Excel-Planung bildet Baukosten nach DIN 276 ab und ordnet sie in entsprechende Kostengruppen ein.

Das ist etwas anderes als eine klassische Handwerkerkalkulation. Du berechnest damit nicht automatisch den Stundenverrechnungssatz für Deine Kolonne. Die Vorlage hilft Dir eher dabei, Budgets zu strukturieren, Kosten fortzuschreiben und Angaben im Projektumfeld verständlich zuzuordnen.

Nützlich bei Baukosten, begrenzt bei Auftragsdetails

Für ein Mehrfamilienhaus kann die DIN-276-Struktur eine gemeinsame Gesprächsgrundlage mit Planern und Bauherren schaffen. Du kannst ein Startbudget eintragen und spätere Anpassungen dokumentieren. Die Blattstruktur bleibt anpassbar, wenn Dein Projekt zusätzliche interne Unterteilungen braucht.

Was fehlt, ist die Verbindung zu einer detaillierten Angebots- und Nachkalkulation. Arbeitszeiten der Kolonne, Materialbelege und Nachträge musst Du separat führen. Auch eine EFB- oder GAEB-Anbindung ist nicht vorgesehen.

Eine Budgetstruktur zeigt, wohin Kosten gehören. Sie erklärt noch nicht, ob Deine einzelne Leistungsposition wirtschaftlich kalkuliert ist.

Die Vorlage passt daher eher in die frühe Kostenplanung oder in die Zusammenarbeit mit Planern. Für die tägliche Preisermittlung im Maler-, SHK- oder Elektroauftrag brauchst Du zusätzliche Positionen mit Einheit, Menge, Einzelpreis und Arbeitszeit.

Eine praktische Ergänzung ist die Anleitung zur Kalkulationsvorlage im Handwerk. Dort wird deutlich, warum eine klare Trennung zwischen Eingabewerten, Rechenlogik und Ergebnis wichtig ist.

Website: Excel-Planung Baukosten-Excel

6. BKI, Excel-Formulare zur Kostenplanung nach DIN 276

Die BKI-Formulare sind für professionelle Kostenplanung und Kostenkontrolle nach DIN 276 gedacht. Ihre Stärke liegt in der festgelegten Struktur. Arbeitest Du mit Architekturbüros, Planern oder Auftraggebern, die diese Einteilung erwarten, musst Du Kostenstände nicht erst in eine eigene Systematik übertragen.

Die Formulare werden als Excel-Dateien für Kostenermittlung und Kostenkontrolle angeboten. Je nach Angebot erhältst Du sie als Download oder auf Datenträger. Die Nutzung ist kostenpflichtig. Vor dem Kauf solltest Du prüfen, welche Version und welcher Lieferweg zu Deinem Arbeitsablauf passen.

Klare Kostenstruktur, wenig Werkstattlogik

Ein typischer Einsatz ist ein größeres Bauprojekt, bei dem interne Werte regelmäßig nach DIN 276 weitergegeben werden. Die Struktur erleichtert Anpassungen und die Fortschreibung von Kostenständen. Eigene Unterteilungen lassen sich in Excel ergänzen, verändern aber unter Umständen die Vergleichbarkeit mit der ursprünglichen Ordnung.

Für die Kalkulation eines einzelnen Elektroauftrags oder einer SHK-Reparatur reicht dieser Ansatz meist nicht aus. Kolonnenzeiten, Materialverbrauch, Nachträge und Baustellendokumentation werden nicht in der für den Tagesbetrieb nötigen Tiefe abgebildet. Formeln für Einheitspreise, Arbeitszeiten und Verkaufspreise musst Du gegebenenfalls ergänzen. Auch eine GAEB- oder EFB-Anbindung ist nicht vorgesehen. Import, Export, Cloud- und mobile Nutzung solltest Du deshalb vorab im konkreten Angebot prüfen.

Stark bei: normbezogener Kostenplanung und Kostenkontrolle.
Passt zu: Architektur, Bauplanung und größeren DACH-Bauprojekten.
Grenze: wenige handwerksspezifische Details und keine GAEB- oder EFB-Anbindung.

Wenn Du vor allem Selbstkosten und Verkaufspreise berechnen willst, ist eine schlankere Vorlage zweckmäßiger. Für regelmäßige Kostenübergaben an Planer bietet die etablierte Struktur dagegen eine nachvollziehbare Grundlage.

Website: BKI Formulare nach DIN 276

7. KIDESK, Kalkulation im Handwerk als Excel- und Word-Vorlage

KIDESK ist näher am täglichen Handwerksgeschäft als reine Budgetvorlagen. Der Praxisleitfaden verbindet Excel- und Word-Vorlagen für Angebots- und Auftragskalkulation. Berücksichtigt werden Arbeitszeiten je Funktion, Material, Fremdleistungen, Nebenkosten, Zuschläge und der Deckungsbeitrag.

Das ist ein guter Aufbau, wenn Du nicht nur einen Stundensatz suchst. Ein Auftrag für eine Heizungsanlage besteht schließlich aus Monteurstunden, Material, Anfahrt, Fremdleistungen und möglichen Zusatzarbeiten. Diese Bestandteile sollten sichtbar bleiben, statt in einem pauschalen Gesamtbetrag zu verschwinden.

Verständliche Logik, aber Deutschland-Anpassung nötig

Die Herleitung des Stundensatzes und die Stundenansätze je Gewerk machen die Vorlage nachvollziehbar. Du kannst sie an Deine eigenen Tätigkeiten anpassen, etwa an Montage, Service, Aufmaß oder Dokumentation. Der Rechenweg hilft auch dabei, typische Fehler in eigenen Tabellen zu finden.

KIDESK stammt aus der Schweiz. Deshalb solltest Du rechtliche und steuerliche Details für Deutschland prüfen, bevor Du die Vorlage als verbindlichen Prozess einsetzt. Das betrifft nicht nur Rechnungsfelder, sondern auch die Art, wie Du Belege, Korrekturen und abgeschlossene Aufträge ablegst.

Trenne in Deiner Datei immer Selbstkosten und Verkaufspreis. Sonst erkennst Du später nicht mehr, ob eine Änderung den Einkauf, den Aufwand oder nur Deine Marge betroffen hat.

Die Vorlage ist nicht GAEB-spezifisch. Für freie Angebote im Ausbau, bei Serviceaufträgen oder kleineren Bauleistungen kann sie trotzdem eine brauchbare Grundlage sein. Für öffentliche oder stark standardisierte Ausschreibungen brauchst Du einen zusätzlichen GAEB-Prozess.

Website: KIDESK Kalkulation im Handwerk

8. XEVARIA, Excel-Projektkalkulation für Angebot und Nachkalkulation

Ein Dachdeckerauftrag kann im Angebot rentabel wirken und durch zusätzliche Fahrten, höheren Materialverbrauch oder mehr Arbeitszeit aus dem geplanten Ergebnis laufen. XEVARIA setzt deshalb nicht nur bei der Angebotsabgabe an. Die kostenpflichtige Projektkalkulation Excel verbindet Angebotskalkulation, Projektwerte und Nachkalkulation in einer Datei.

Für die Auswertung stehen Deckungsbeitrag und Marge im Mittelpunkt. Eine Ampellogik mit fünf Stufen macht sichtbar, ob sich die Wirtschaftlichkeit eines Auftrags in die gewünschte Richtung entwickelt. Die Warnung ist jedoch nur so belastbar wie die Sollwerte und Ist-Daten, die Du einträgst.

In der Praxis entsteht die größte Schwachstelle oft außerhalb der Formel. Trägt die Kolonne Arbeitszeiten erst Tage später aus dem Gedächtnis ein und liegen Materialbelege separat, reagiert die Ampel verspätet. Bei mobiler Nutzung, Importen aus anderen Dateien oder der Übertragung von Belegen können zusätzliche Medienbrüche entstehen. Lege deshalb vor dem Start fest, wer welche Werte wann pflegt und welche Daten manuell übernommen werden.

Passend ist die Vorlage für Betriebe mit wiederkehrenden Angeboten und einem festen Nachkalkulationsablauf. Ihre Stärke liegt in der schnellen Margenprüfung über mehrere Aufträge. Für gelegentliche Angebote kann der Aufbau dagegen zu umfangreich sein und Einarbeitung verlangen.

Teste jede Formel zunächst mit einem abgeschlossenen Auftrag. So erkennst Du, ob Arbeitszeit, Material und Zusatzleistungen korrekt einfließen und ob die Warnstufen zu Deiner betrieblichen Bewertung passen. Wer nachvollziehen möchte, warum ein Auftrag an der Kundenadresse weniger eingebracht hat als geplant, erhält dafür eine brauchbare Auswertungsgrundlage.

Website: XEVARIA Projektkalkulation Excel

9. FORMBlitz, Excel für Preis- und Angebotskalkulation

FORMBlitz verbindet die Ermittlung fakturierbarer Stunden, den Stundensatz und die Angebotserstellung in einem Tabellenpaket. Die selbstrechnenden Excel-Tabellen richten sich an Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe, die ohne umfangreiche Software starten möchten.

Bei einem Malerangebot lassen sich Arbeitszeit, Material und weitere Positionen in einer Vorlage zusammenführen. Für einen Standardauftrag spart das einen zusätzlichen Arbeitsschritt. Eigene Gewerke, Einheiten, Zuschlagsarten oder mehrere Preislisten passen jedoch nicht immer direkt zum vorgesehenen Aufbau. Dann musst Du Felder, Formeln und Bezugswerte anpassen.

Prüfe die Datei vor dem produktiven Einsatz mit einem bereits abgeschlossenen Auftrag. Achte dabei auf Rundungen, Rabatte, Umsatzsteuer sowie die klare Trennung von Netto- und Bruttopreisen. Auch der Austausch mit anderen Dateien sollte getestet werden. Bei Import und Export können Spalten, Einheiten oder Formeln verloren gehen. Cloud- und mobile Nutzung lösen zudem nicht automatisch die Frage, wer Änderungen speichert und welche Version aktuell ist.

Die Vorlage ist kostenpflichtig. Dafür erhältst Du einen vorbereiteten Standardaufbau, statt die Kalkulation vollständig selbst zu entwickeln. Gut für: schnelle Preisfindung und einfache Angebotsprozesse. Weniger gut für: komplexe Ausschreibungen mit GAEB- oder EFB-Anforderungen. Prüfe zuerst: ob die Kalkulationslogik Deines Betriebs zum Aufbau passt.

Eine Excel-Datei berechnet ein Angebot, erzeugt aber nicht automatisch eine gültige E-Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Eine PDF gilt dabei nicht als strukturierte E-Rechnung. Das Bundesfinanzministerium erklärt die Regeln zur E-Rechnung und die Übergangsregelungen für B2B-Umsätze.

Website: FORMBlitz Preis- und Angebotskalkulation

10. Buzzard Handwerker OS, Vorlagenpaket mit Excel-Nachkalkulation

Das kostenlose Buzzard Handwerker OS Vorlagenpaket eignet sich als Einstieg, wenn ein kleiner Betrieb mehrere Auftragsdokumente ohne eigenen Aufbau nutzen möchte. Enthalten sind Vorlagen für Angebot, Rechnung, Aufmaß und Übergabeprotokoll sowie ein Excel-Blatt für die Soll-Ist-Nachkalkulation.

Bei einem Malerauftrag lassen sich damit beispielsweise geplante Arbeitszeit und Materialverbrauch den später erfassten Ist-Werten gegenüberstellen. So wird sichtbar, ob die Abweichung aus mehr Stunden, höherem Materialeinsatz oder einer ungenauen Angebotsschätzung entsteht.

Der praktische Vorteil liegt im vorbereiteten Start. Die Sammlung deckt typische Büro- und Baustellenschritte ab. Die Dateien bilden jedoch keinen durchgängigen Projektstand. Angebot, Rechnung, Aufmaß und Nachkalkulation bleiben getrennte Vorlagen. GAEB- und EFB-Prozesse sind nicht enthalten. Kommen Daten von der Baustelle oder arbeiten mehrere Personen an verschiedenen Dateien, entstehen Medienbrüche.

Vor dem produktiven Einsatz sollten zentrale Bezeichnungen in allen Dateien gleich aufgebaut sein:

  • Auftragsnummer: Verwende sie einheitlich in Angebot, Zeiterfassung, Belegen und Nachkalkulation.
  • Positionen: Lege eindeutige Einheiten wie Stunden, Quadratmeter, Stück oder Meter fest.
  • Status: Kennzeichne Entwurf, freigegeben, abgeschlossen und korrigiert.
  • Verantwortlichkeit: Bestimme, wer Preise ändert und wer Ist-Werte nachträgt.

Eine Datei, in der versendete Werte überschrieben werden, ist nicht automatisch GoBD-sicher. Die GoBD betreffen die ordnungsmäßige elektronische Aufzeichnung und Aufbewahrung. Die geänderte GoBD-Fassung des Bundesfinanzministeriums beschreibt unter anderem Nachvollziehbarkeit, Belegbezug und die Rückbeziehbarkeit von Korrekturen.

Website: Buzzard Handwerker OS Vorlagen

Kurzvergleich: 10 Excel‑Vorlagen zur Kalkulation

Produkt Kernfunktion ✨ Einzigartiges Merkmal 👥 Zielgruppe ★ Qualität 💰 Preis/Value
GAEB‑Online 2025 – Excel‑Kalkulationsvorlage und Excel‑EFB GAEB → Excel‑Kalkulation & EFB‑Formblätter ✨ Direkter GAEB‑Import & EFB‑Export 🏆 👥 VOB/GAEB‑Anwender, Bauunternehmen ★★★★★ 💰 Kostenpflichtig (Zusatzmodul)
STREIT – Stundensatzermittlung (Handwerk) Stundenverrechnungssatz mit Gemeinkosten ✨ Branchenbezogene Annahmen (Dach, Elektro, SHK) 👥 Kleine Handwerksbetriebe ★★★★ 💰 Kostenlos
Excel‑Manager – Kalkulation Stundensatz (kostenlos) Makrofreie Stundenkalkulation ✨ Keine Makros, transparenter Rechenweg 👥 Selbstständige & Handwerk ★★★★ 💰 Kostenlos
Clean‑Invoice – Stundenlohn‑Kalkulation Stundenlohn- und Stundensatz‑Berechnung ✨ Begleitartikel + 4 Beispiel‑Sheets 👥 Kleine Betriebe, Einsteiger ★★★★ 💰 Kostenlos
Excel‑Planung – Baukosten nach DIN 276 Baukostenstruktur nach DIN 276 ✨ Normgerechte Kostengruppierung (DIN) 👥 Planer, Architekten, Bauprojekte DACH ★★★★ 💰 Kostenlos
BKI – Excel‑Formulare Kostenplanung nach DIN 276 Offizielle DIN‑276‑Formulare & Kostenplanung ✨ Anerkannte Standardformulare 🏆 👥 Architekten, Planer, Institutionen ★★★★★ 💰 Kostenpflichtig
KIDESK – „Kalkulation im Handwerk" (Excel/Word) Leitfaden + Vorlagen für Angebots‑ & Auftragskalkulation ✨ Detaillierte Herleitung von Stundensatz & Zuschlägen 👥 Handwerksbetriebe (anpassbar) ★★★★ 💰 In der Regel kostenpflichtig
XEVARIA – Projektkalkulation Excel Angebots‑, Projekt‑ und Nachkalkulation ✨ Ampel‑Warnlogik für Wirtschaftlichkeit 🏆 👥 Bau & Handwerk mit Fokus Marge ★★★★ 💰 Kostenpflichtig
FORMBlitz – Preis‑ und Angebotskalkulation Selbstrechnende Preis‑ & Angebotsblätter ✨ Komplettlösung von Stundensatz bis Angebot 👥 KMU & Handwerksbetriebe ★★★★ 💰 Kostenpflichtig
Buzzard Handwerker OS – Vorlagenpaket Sammlung Vorlagen + Excel‑Nachkalkulation (Soll/Ist) ✨ Starter‑Bundle: Angebot, Rechnung, Aufmaß etc. 👥 Kleine Betriebe & Starter ★★★ 💰 Kostenlos

Von der Excel-Tabelle zum klaren Arbeitsstand

Die beste Vorlage hängt davon ab, was Du heute wirklich kalkulieren musst. Für GAEB-Leistungsverzeichnisse und EFB-Formblätter ist GAEB-Online die passendere Wahl. Für den Stundenverrechnungssatz reichen STREIT, Excel-Manager oder Clean-Invoice, wenn Du die Werte selbst prüfen und pflegen willst.

Bei Baukosten nach DIN 276 passen Excel-Planung und BKI besser als eine klassische Angebotsvorlage. KIDESK ist handwerksnah, FORMBlitz verbindet Stundensatz und Angebot, XEVARIA legt den Schwerpunkt auf Angebots- und Nachkalkulation. Buzzard Handwerker OS ist interessant, wenn Du mehrere einfache Dokumentvorlagen als Einstieg suchst.

Vor dem Anpassen einer Datei solltest Du Deine Grundlagen klären. Sonst baust Du nur Deine bisherigen Annahmen in eine schönere Tabelle ein.

Diese Eingaben gehören zuerst auf den Prüfstand

  • Produktive Stunden: Trenne Arbeitszeit auf der Baustelle von Fahrt, Rüstzeit, Verwaltung und anderen nicht produktiven Tätigkeiten.
  • Gemeinkosten: Erfasse Fahrzeuge, Werkstatt, Büro, Versicherungen, Werkzeuge und Software getrennt.
  • Material: Pflege Einkaufspreis, Einheit, Lieferkosten und Preisstand nachvollziehbar.
  • Zuschläge: Trenne Gemeinkosten, Wagnis und Gewinn, statt alles in einem pauschalen Prozentsatz zu verstecken.
  • Rundungen: Prüfe, ob die Vorlage auf Positions-, Netto- oder Bruttoebene rundet.
  • Verantwortlichkeiten: Lege fest, wer Kalkulationssätze, Materialpreise und freigegebene Angebote ändern darf.

Auch die Zeitdaten müssen sauber sein. Nach dem Arbeitszeitgesetz zählt Arbeitszeit als Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne Ruhepausen. Das Gesetz zur Regelung der Arbeitszeit ist deshalb ein guter Grund, in Deiner Vorlage Beginn, Ende und Pause getrennt zu erfassen. Für die Nachkalkulation sollten produktive Arbeitszeit, Fahrtzeit und gegebenenfalls Rüstzeit ebenfalls getrennt sichtbar sein.

Wann Excel noch genügt

Excel passt, wenn eine Person kalkuliert, die Preislogik überschaubar bleibt und abgeschlossene Versionen sauber abgelegt werden. Eine makrofreie Vorlage kann für einen kleinen Betrieb ein sinnvoller Anfang sein. Sie macht Kosten sichtbar und zwingt Dich, Material, Arbeitszeit und Zuschläge zu trennen.

Schwierig wird es, wenn mehrere Personen gleichzeitig arbeiten. Das gilt auch, wenn Monteure Zeiten mobil erfassen, Materialpreise zentral gepflegt werden müssen oder Angebot, Auftrag, Rechnung und Nachkalkulation dieselben Daten verwenden sollen. Dann entstehen leicht doppelte Eingaben, verschiedene Dateistände und Lücken zwischen Büro und Baustelle.

Die E-Rechnung verschärft diesen Übergang. Eine Excel-Kalkulation kann den Angebotspreis berechnen, erzeugt aber nicht automatisch strukturierte Rechnungsdaten, Prüfregeln, Archivierung oder einen belastbaren Workflow für Ein- und Ausgangsrechnungen. Für B2B-Umsätze gelten seit dem 1. Januar 2025 neue Regeln, während weitere Ausstellungspflichten stufenweise ab 2027 beziehungsweise 2028 greifen. Der ZDH erklärt den Übergang von der Kalkulation zur E-Rechnung.

Wo eine integrierte Lösung Medienbrüche verhindert

Wenn Du Angebote, Rechnungen, Kalkulationssätze, Projekte, Plantafel und mobile Zeiterfassung in einem Arbeitsstand führen willst, ist eine cloudbasierte Handwerker-Software der nächste sinnvolle Schritt. craftivo verbindet diese Bereiche im Browser und in einer mobilen App. Leistungspositionen aus Excel können importiert werden, wobei Mengen, Einheiten und Preise automatisch erkannt werden können.

Du kannst eigene Kalkulationssätze mit Jahres- und Stückmengen, Einzelkosten, Gemeinkosten und Gewinnaufschlägen hinterlegen. Daraus entstehen Netto- und Bruttopreise für Angebote. Für Betriebe aus Maler, SHK, Elektro oder Dachdecker ist das besonders hilfreich, wenn die Excel-Datei nicht mehr nur rechnen, sondern in den laufenden Auftrag übergeben soll.

Die praktische Entscheidung lässt sich einfach treffen:

  1. Nur Stundensatz berechnen: Nutze eine schlanke Excel-Vorlage und dokumentiere Deine Annahmen.
  2. GAEB oder EFB bearbeiten: Nimm eine spezialisierte Lösung mit passendem Export.
  3. Angebote und Baukosten strukturieren: Wähle die Vorlage nach DIN-, GAEB- oder Handwerksbezug.
  4. Angebot gegen Ist-Aufwand prüfen: Achte auf Nachkalkulation und mobile Zeiterfassung.
  5. Mehrere Mitarbeiter und Aufträge verbinden: Prüfe eine zentrale Lösung mit Cloud- und App-Zugriff.

FAQ zur Excel Vorlage für Kalkulationen

Welche Excel-Vorlage eignet sich für den Stundenverrechnungssatz?

Für eine reine Stundensatzermittlung eignen sich STREIT, Excel-Manager oder Clean-Invoice. Entscheidend ist nicht die Optik, sondern ob die Vorlage produktive Stunden, Lohnkosten, Gemeinkosten und Gewinn getrennt abbildet. Prüfe außerdem, ob Du die Formeln ohne Makros nachvollziehen kannst.

Welche Vorlage passt zu GAEB-Leistungsverzeichnissen?

Für GAEB-LVs und EFB-Formblätter ist GAEB-Online die passendste der vorgestellten Lösungen. Der Vorteil liegt darin, dass Positionen aus dem Leistungsverzeichnis in eine vorbereitete Excel-Kalkulation überführt werden. Eine allgemeine Stundensatzvorlage kann diesen Prozess nicht ersetzen.

Kann ich mit Excel eine E-Rechnung erstellen?

Eine Excel-Kalkulation kann Deine Preise und Positionen vorbereiten. Sie erzeugt aber nicht automatisch eine strukturierte E-Rechnung im erforderlichen Format. Eine PDF-Datei ist nicht automatisch eine E-Rechnung. Prüfe deshalb, wie Deine Kalkulationsdaten in einen geeigneten Rechnungsprozess übergeben werden.

Ist eine Excel-Datei automatisch GoBD-konform?

Nein. Die GoBD betreffen unter anderem vollständige, richtige, zeitgerechte und nachvollziehbare Aufzeichnungen. Du brauchst klare Versionen, Belegbezug, geregelte Korrekturen und eine Ablage, in der abgeschlossene Werte nicht unkontrolliert überschrieben werden.

Wann sollte ich von Excel auf Software wechseln?

Der Wechsel lohnt sich, wenn mehrere Personen Daten pflegen, Baustellenzeiten mobil erfasst werden oder Angebot, Auftrag, Rechnung und Nachkalkulation dieselben Werte benötigen. Auch häufige Versionsprobleme und doppelte Eingaben sind klare Warnzeichen. Dann bringt eine zentrale Lösung mehr als eine weitere Excel-Datei.

Craftivo bündelt Angebote, Rechnungen, Kalkulationssätze, Projekte, Plantafel und mobile Zeiterfassung in einem System. Wenn Du Deine Excel-Kalkulation weiter nutzen, aber Excel-Positionen in einen zentralen Arbeitsstand überführen willst, kannst Du craftivo 14 Tage kostenlos testen.

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