Apps zur Zeiterfassung im Handwerk: 10 Praxistests

Die Kolonne steht auf der Baustelle, aber der Stundenzettel fehlt. Am Monatsende rekonstruiert jemand die Zeiten aus Chats, Fotos und Notizzetteln. Das kostet Bürozeit und erschwert Rechnungen, Nachkalkulation und Nachweise.

Welche Apps zur Zeiterfassung passen zum Handwerk? Hier findest Du zehn Lösungen, eingeordnet nach dem, was auf Baustellen zählt: mobile Bedienung, Offline-Nutzung, Projektzuweisung, Nachweise, Buchhaltung und mögliche Zusatzkosten.

Inhaltsverzeichnis

• 1. Craftivo
  • Zeiten mit Auftrag und Büroablauf verbinden
  • Preise und Grenzen
• 2. Clockodo
  • Sinnvoll für Projektstunden und Abwesenheiten
• 3. timr
  • Mobil erfassen, Projekte prüfen
• 4. TimeTac
  • Mehrere Wege zur Erfassung
• 5. Crewmeister
  • Auf diese Extras solltest Du achten
• 6. Papershift
  • Wenn Schichtplanung wichtiger ist als Auftragsbearbeitung
• 7. 123erfasst (NEVARIS)
  • Baustelle und Personal gemeinsam betrachten
• 8. ZMI – People
  • Paketumfang und Planung abklären
• 9. mite
  • Einfach statt umfangreich
• 10. clockin
  • Für Teams, die draußen arbeiten
• Vergleich der 10 besten Apps zur Zeiterfassung
• Welche App passt zu Deinem Betrieb?

1. Craftivo

Craftivo verbindet erfasste Arbeitszeiten mit dem Auftrag und den anschließenden Büroabläufen. Deine Monteure halten Zeiten, Fotos und Fortschritte mobil am Projekt fest. Das Büro greift über den Browser auf denselben Projektstand zu und hat die Einträge für Nachkalkulation und Abrechnung beisammen.

Zeiten mit Auftrag und Büroablauf verbinden

Arbeitet eine Kolonne an einem Mehrfamilienhaus, bleiben Arbeitszeiten, Baustellendokumentation, Projektdateien und Kommunikation am Auftrag. Im Büro lässt sich dadurch nachvollziehen, welche Arbeiten vor Ort erfasst wurden. Das erleichtert die Prüfung vor der Rechnung und spart das Zusammensuchen einzelner Nachrichten.

Zum Umfang gehören Angebote, Rechnungen, Plantafel, Projektkommunikation und Einsatzplanung. Die KI-Angebotserstellung kann aus einer Beschreibung oder einem GAEB-Leistungsverzeichnis Positionen, Mengen und Preise erzeugen. Eigene Kalkulationssätze, Textbausteine und Vorlagen helfen, die betriebliche Preislogik beizubehalten. Prüfe erzeugte Angebote vor dem Versand auf passende Mengen, Leistungen und Preise.

Für die Baustelle zählt: Lass Deine Monteure Zeiten an einem echten Auftrag buchen. Prüfe dabei die Projektzuweisung und kläre, wie Offline-Erfassung und GPS im benötigten Ablauf unterstützt werden.

Preise und Grenzen

Craftivo wurde gemeinsam mit Handwerksbetrieben entwickelt und richtet sich an kleine und mittlere Teams, von zwei Personen bis zu mehreren Kolonnen.

Die monatlichen Pläne kosten laut Craftivo-Website 59 € für Starter, 79 € für Premium und 179 € für Business; bei jährlicher Zahlung sind es 39 €, 59 € und 139 € pro Monat. Die Preise gelten zuzüglich Mehrwertsteuer. Zusätzliche Büro- und Mobilnutzer kosten extra, deshalb solltest Du mit der tatsächlichen Besetzung Deiner Kolonnen und des Büros rechnen.

Für reine Stempelzeiten kann der Funktionsumfang zu groß sein. Willst Du auch Angebote, Rechnungen, Einsatzplanung und Baustellendokumentation zusammenführen, teste den Ablauf bis zur Abrechnung. Kläre dabei, wie Daten in Deine Buchhaltung gelangen. Die 14-tägige Testphase benötigt keine Kreditkarte und ist jederzeit kündbar.

Stärken: Projektbezogene Zeit- und Baustellendokumentation, KI-Angebote aus Freitext oder GAEB, Web- und App-Nutzung, API sowie Microsoft- und Google-Integrationen.

Grenzen: Zusatznutzer erhöhen die Kosten. Für reine Arbeitszeiterfassung ist die Gesamtlösung möglicherweise umfangreicher als nötig.

2. Clockodo

Clockodo passt zu Betrieben, die Arbeitszeit und Kundenprojekte erfassen und anschließend auswerten wollen. Mitarbeitende starten eine Stoppuhr oder tragen Zeiten manuell ein. Im Büro kannst Du Stunden und Projektbudgets prüfen und Zeiten für die Rechnungsstellung weitergeben, etwa an sevdesk oder easybill.

Sinnvoll für Projektstunden und Abwesenheiten

Ein Malerbetrieb kann Clockodo nutzen, um die Arbeitszeit einzelner Mitarbeitender und die Stunden auf Kundenprojekte getrennt auszuwerten. Die Software bietet außerdem Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung sowie Stunden- und Überstundenkonten. Mobile Apps unterstützen die Erfassung auch dann, wenn gerade keine Verbindung verfügbar ist. API und Webhooks bieten weitere Wege, Daten mit anderen Systemen zu verbinden.

Clockodo ist eine deutsche Cloud-Lösung mit Hosting und Support auf Deutsch. Für Solo-Selbstständige gibt es einen Free-Tarif für eine Person. Die nutzerbasierten Preise sind transparent, und Du kannst die Vollversion 14 Tage ohne Zahlungsdaten testen.

Baustellenprobe: Teste die mobile App dort, wo Dein Team tatsächlich arbeitet. Ein Offline-Modus nützt nur, wenn Mitarbeitende auch später noch nachvollziehen können, welchem Projekt sie ihre Zeit zugeordnet haben.

Die Grenze liegt beim Umfang der Projektsteuerung: Erweiterte Funktionen gibt es erst in höheren Tarifen, und Projektzeiterfassung kostet mehr als reine Arbeitszeiterfassung. Clockodo ist deshalb interessant, wenn Du Zeiten und Budgets kontrollieren willst, aber nicht unbedingt Deine gesamte Einsatzplanung und Baustellendokumentation in derselben Software brauchst. Für einen weiteren Vergleich von Arbeitszeitlösungen findest Du praktische Hinweise im Beitrag über Software für Zeiterfassung. Anbieterinfos gibt es auf der Clockodo-Website.

3. timr

Wenn Dein Betrieb Arbeitszeit, Projektstunden und Fahrten an einem Ort erfassen will, kommt timr infrage. Die DACH-Lösung aus Österreich richtet sich an Teams, deren Beschäftigte oft unterwegs sind. Auf der Baustelle lässt sich die Zeit live buchen; im Büro kannst Du Budgets, Soll-Ist-Werte und Warnungen prüfen.

Mobil erfassen, Projekte prüfen

Die iOS- und Android-Apps bieten Offline-Funktionen und eine optionale GPS-Positionsdokumentation. Das kann für einen Servicetechniker nützlich sein, der an wechselnden Kundenstandorten arbeitet und später nachvollziehen muss, welche Zeiten zu welchem Projekt gehören. Ein elektronisches Fahrtenbuch lässt sich bei Bedarf ergänzen. Berichte sowie Rollen- und Berechtigungsverwaltung helfen, Aufgaben zwischen Team, Bauleitung und Büro aufzuteilen.

Die Kombination ist praktisch, wenn Fahrtenbuch und Zeiterfassung im Betrieb gemeinsam gebraucht werden. Prüfe aber vorab, welche Module Du tatsächlich benötigst. Das Preismodell ist modular; Kontopauschalen können die Kostenübersicht komplizierter machen. Auch der kostenlose Plan ist eingeschränkt auf eine Person und eine Funktion.

Ein guter Testfall ist ein Auftrag mit Fahrt, Arbeitszeit vor Ort und anschließender Projektprüfung im Büro. Erfasse jede dieser Tätigkeiten so, wie Dein Team sie später wirklich buchen soll. Dann siehst Du, ob die Auswahl der Projekte und Tätigkeiten auf dem Handy schnell genug geht und die Auswertung Deinen Arbeitsablauf abbildet.

timr kann 14 Tage kostenlos getestet werden und bietet flexible Laufzeiten. Die Details zum Funktionsumfang und zu den Modulen findest Du auf der timr-Website.

4. TimeTac

TimeTac richtet sich an Teams, die Arbeitszeit, Projektzeit und Baustellenzeiten erfassen wollen, ohne dass jede Person dafür am Büro-PC sitzen muss. Eine Bauleitung kann beispielsweise Zeiten mehrerer Beschäftigter einer Kolonne direkt erfassen. Für Werkstatt, Baustelle und Außendienst gibt es neben mobilen Apps auch optionale Hardware.

Mehrere Wege zur Erfassung

Die Module decken Arbeitszeit, Projektzeit, Urlaubsverwaltung und Reports ab. TimeTac bietet außerdem optionale Terminals und NFC-Erfassung. Eine Multiuser-Android-App kann als Software-Terminal dienen, wenn mehrere Personen an einem gemeinsam genutzten Gerät buchen sollen.

Das kann in einem Betrieb helfen, in dem Beschäftigte nicht alle ein eigenes Diensthandy nutzen. Eine Kolonne kann die Zeiten etwa am gemeinsamen Gerät erfassen, während Büro oder Bauleitung die Buchungen anschließend prüfen. Vor der Einführung solltest Du klären, ob einzelne Mitarbeitende selbst stempeln oder eine verantwortliche Person die Zeiten für die Gruppe einträgt. Die Lösung muss zu Eurem Ablauf passen, sonst entstehen Korrekturen statt weniger Büroarbeit.

TimeTac bietet strukturierte Einführung und umfangreiches Support-Material. Der Preis ist allerdings modular aufgebaut und häufig nur auf Anfrage erhältlich. Basisgebühr und zusätzliche Module können es schwer machen, die Gesamtkosten allein anhand einer einzelnen Funktion einzuschätzen.

Prüfe vor dem Angebot: Welche Module braucht Dein Team tatsächlich, sind Hardware oder Terminals enthalten, und welche Kosten kommen für weitere Nutzende hinzu? Wenn die Antworten klar sind, lässt sich TimeTac gut mit einer schlanken App vergleichen.

Informationen zu Modulen und Erfassungswegen findest Du auf der TimeTac-Website.

5. Crewmeister

Crewmeister ist eine schlanke Option für kleine und mittlere Betriebe, die vor allem Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Überstunden verwalten wollen. Mitarbeitende können per App oder Terminal erfassen. GPS-Standort und Projektzeiten ergänzen den Einsatz, wenn Du wissen musst, welche Stunden zu einer Baustelle oder einem Kunden gehören.

Ein typischer Einsatz: Ein Elektrobetrieb will tägliche Arbeitszeiten erfassen und Abwesenheiten zentral verwalten, ohne gleich die gesamte Auftragsbearbeitung umzustellen. Crewmeister hält diesen Einstieg vergleichsweise einfach. Schichtplanung und DATEV-Anbindung sind als optionale Funktionen erhältlich. Damit kannst Du den Funktionsumfang ausbauen, solltest aber die Zusatzkosten in den Vergleich einbeziehen.

Auf diese Extras solltest Du achten

Der Einstiegspreis ist niedrig, und Du kannst Crewmeister 14 Tage ohne Zahlungsdaten testen. Der Anbieter nennt einen Serverstandort in Deutschland und einen Fokus auf Datenschutz. Die genaue Monatsgebühr hängt von Nutzerzahl und Zahlweise ab. Schichtplanung und DATEV-Integration kosten zusätzlich.

Wenn Dein Büro DATEV nutzt, frag konkret, ob der Export im gewählten Tarif enthalten ist und welche Daten übertragen werden. Eine Schnittstelle hilft nur, wenn sie den Ablauf Deines Lohnbüros abdeckt und niemand die Werte danach noch manuell nachbearbeiten muss.

Crewmeister konzentriert sich auf Zeiterfassung und Personalverwaltung. Ein vollständiges Auftragsmanagement mit Angeboten und Rechnungen ist nicht der Schwerpunkt. Wenn Du eine einfache Stempeluhr mit Projektbezug suchst, kann das genügen. Für den Vergleich weiterer Lösungen lies den Beitrag zur digitalen Zeiterfassung für Mitarbeitende. Weitere Funktionen und Tarife stehen auf der Crewmeister-Website.

6. Papershift

Papershift verbindet Zeiterfassung mit Dienst- und Schichtplanung. Das ist vor allem dann interessant, wenn Du Mitarbeitende und Dienste regelmäßig einteilen musst und nicht nur Baustellenstunden dokumentieren willst. Erfasst wird per App, Browser-Stempeluhr, Terminal-App oder Kiosk.

Wenn Schichtplanung wichtiger ist als Auftragsbearbeitung

Die Plattform kombiniert Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung mit Dienstplanung. Integrationen und Exporte können Daten für Rechnungs- und Buchhaltungsprozesse weitergeben. Paket- und Lizenzmodelle richten sich nach Mitarbeiterzahl und Funktionsumfang.

Für ein Handwerksteam mit wechselnden Arbeitszeiten kann die Verbindung von Planung und Erfassung praktisch sein. Die Bauleitung plant den Einsatz, und das Team erfasst die tatsächliche Zeit im vorgesehenen System. Bei der Auswahl solltest Du aber prüfen, wie direkt sich eine Buchung einem konkreten Auftrag oder einer Objektadresse zuweisen lässt. Eine Schichtübersicht ersetzt keine saubere Projektzuordnung, wenn Du Stunden für die Nachkalkulation brauchst.

Die verschiedenen Erfassungswege sind ein Plus, besonders wenn nicht alle Mitarbeitenden dieselben Geräte nutzen. Weniger übersichtlich sind die Preise: Sie hängen vom Paket und der Mitarbeiterzahl ab und sind nicht immer klar aufgeschlüsselt. Lass Dir daher ein Angebot mit genau den benötigten Funktionen geben, bevor Du den Preis mit einer einfachen Zeiterfassungs-App vergleichst.

Papershift wird unter anderem in Gastronomie, Handel, Pflege und Dienstleistungen eingesetzt. Für einen Handwerksbetrieb lohnt sich der Test vor allem dann, wenn Dienstplanung und Abwesenheiten im Alltag ebenso wichtig sind wie die Arbeitszeiterfassung. Details findest Du auf der Papershift-Website.

7. 123erfasst (NEVARIS)

123erfasst ist auf Bau und Handwerk ausgerichtet. Neben Personal- und Baustellenzeiten umfasst die Plattform Abwesenheiten, Zeitkonten, Baustellendokumentation und weitere Projektprozesse. Das ist hilfreich, wenn Dein Betrieb Zeiten nicht isoliert betrachtet, sondern zusammen mit Fotos, Bautagebuch oder Geräteplanung verwalten will.

Baustelle und Personal gemeinsam betrachten

Das Personalmodul unterstützt Zeiterfassung, Abwesenheiten und Zeitkonten. Im Pro-Tarif gibt es eine Baulohn-Option. Für die Baustellendokumentation stehen Fotos, Bautagebuch und Formulare zur Verfügung. Disposition, Planung sowie Im- und Exporte ergänzen die Funktionen. Rollen- und Rechteverwaltung kann dabei helfen, Zugriffe zwischen Büro, Bauleitung und Baustellenteam zu ordnen.

Für einen Betrieb mit mehreren Gewerken oder größeren Bauabläufen kann es praktisch sein, Baustellendokumentation und Zeitbuchungen gemeinsam zu führen. Prüfe dabei, ob die Mitarbeitenden die benötigten Daten unterwegs schnell genug erfassen können. Eine umfangreiche Plattform bringt wenig, wenn die Kolonne nach dem Arbeitstag Fotos und Zeiten trotzdem in getrennte Systeme einträgt.

Es gibt kostenlose Einstiegsstufen mit Nutzerlimit. Die Gesamtkosten hängen davon ab, welche Module Du kombinierst. Für branchenspezifische Funktionen wie Baulohn kann ein höherer Tarif nötig sein. Bitte deshalb um eine Aufstellung, die Deinen tatsächlichen Ablauf abbildet, statt nur den Preis eines einzelnen Moduls zu betrachten.

123erfasst eignet sich für Betriebe, die neben der Zeiterfassung auch Bau- und Projektprozesse digitalisieren wollen. Prüfe die Tarifgrenzen und den benötigten Funktionsumfang direkt beim Anbieter auf der 123erfasst-Website.

8. ZMI – People

ZMI – People kombiniert Arbeitszeiterfassung mit Funktionen für Abwesenheiten und Lohnprozesse. Zeiten lassen sich über Web und mobil erfassen. Für Betriebe, die Daten an die Lohnabrechnung weitergeben müssen, sind DATEV- und Lohnexporte sowie optionale Hardware-Terminals und RFID-Transponder relevant.

Ein SHK-Betrieb könnte die Lösung nutzen, um Überstunden und Urlaub im Büro zu verwalten und die Arbeitszeiten mobil zu erfassen. Wenn Mitarbeitende am selben Standort starten oder eine zentrale Erfassungsstelle brauchen, kommen Terminals und RFID-Transponder infrage. Prüfe vorab, ob Deine Monteure ihre Stunden individuell auf Kundenaufträge buchen können oder ob die Lösung eher die allgemeine Arbeitszeit abbildet.

Paketumfang und Planung abklären

ZMI nennt einen Einstiegspreis ab 1,16 € pro Nutzer und Monat, eine 14-tägige Testphase und eine ISO-27001-Zertifizierung. Funktionsumfang und Paketdetails können je nach Angebot variieren. Personaleinsatzplanung ist ein Add-on oder muss angefragt werden.

Damit ist ein reiner Einstiegspreis kein vollständiger Kostenvergleich. Bitte um ein Angebot, in dem mobile Erfassung, DATEV-Export, Terminalbedarf und Personalplanung getrennt aufgeführt sind. Frage auch, wie Korrekturen dokumentiert werden und wer sie freigibt. Diese Punkte bestimmen, ob das System im Alltag zu Deinem Betrieb passt.

ZMI – People betont Datenschutz und rechtliche Anforderungen. Ob die Lösung für Deine Baustellenabläufe passt, zeigt sich vor allem beim Test der Projektzuordnung und des Exports. Anbieterinformationen findest Du auf der ZMI-Website.

9. mite

mite ist eine schlanke Web-App für Arbeits- und Projektzeiterfassung. Sie eignet sich für kleine Teams, Freiberufler und Betriebe, die Kunden, Projekte und Leistungen verwalten wollen, ohne zugleich eine umfangreiche Personal- oder Schichtplanung einzuführen.

Einfach statt umfangreich

Die App bietet Wochen- und Monatsübersichten, Berichte und Exporte. Es gibt offizielle Apps für iOS und Android sowie das Mac-Helferlein mite.nano. Die Datenhaltung erfolgt in Deutschland. Der Tarif ist übersichtlich: 5 € pro aktivem Nutzer und Monat inklusive Mehrwertsteuer in Deutschland, monatlich kündbar.

Das passt etwa zu einem kleinen Malerbetrieb, der Zeiten auf Kundenprojekte buchen und anschließend auswerten möchte. Wenn Du vor allem eine einfache Bedienung und einen klaren Tarif suchst, kann mite ein guter Einstieg sein. Berechnet werden nur aktive Nutzer, was bei wechselnder Nutzung relevant sein kann.

Die Grenze liegt im bewusst schmalen Funktionsumfang. Umfangreiche HR- und Schichtplanungsfunktionen gibt es nicht; mite konzentriert sich auf Arbeits- und Projektzeit. Auch vor einer Einführung auf Baustellen solltest Du die mobile Bedienung im tatsächlichen Empfangsgebiet testen und prüfen, ob die vorhandenen Projektfunktionen für Deine Nachkalkulation reichen.

Wenn Dein Betrieb hauptsächlich wissen will, wer wie lange an welchem Kundenprojekt gearbeitet hat, kann diese Einfachheit ausreichen. Für Einsatzplanung, Baustellendokumentation oder Rechnungsstellung brauchst Du gegebenenfalls weitere Werkzeuge. Tarife und Funktionen findest Du auf der mite-Website.

10. clockin

clockin richtet sich besonders an Handwerk und Bau. Die App und Web-Anwendung erfassen Arbeits- und Projektzeiten, auch offline. Zur Baustellendokumentation gehören Fotos, Notizen, Checklisten und Unterschriften, die in Projektakten abgelegt werden können.

Für Teams, die draußen arbeiten

Ein Servicetechniker kann seine Arbeitszeit einem Projekt zuordnen und vor Ort Fotos oder Notizen ergänzen. Die App kann Zeiten auch ohne Verbindung erfassen. Je nach Bedarf sind außerdem Terminal- oder Kiosk-Erfassung möglich. KI-Funktionen umfassen einen Telefonassistenten, Gesprächsnotizen und Videodokumentation.

Die Verbindung von Zeiterfassung und Baustellendokumentation ist praktisch, wenn Belege sonst auf dem Handy, in Papierakten und in Chats landen. Prüfe aber, ob die Funktionen, die Du tatsächlich einsetzen willst, im gewählten Paket enthalten sind. Der Anbieter nennt eine 14-tägige Vollnutzung; Kosten hängen teilweise von Paket und Laufzeit ab, und eine Plattformpauschale kann zusätzlich anfallen.

clockin kann für einen Handwerksbetrieb passen, der eine mobile Arbeitszeiterfassung und Dokumentation braucht, aber Angebote und Rechnungen an anderer Stelle erledigt. Wenn Du daneben auch Einsatzplanung oder Auftragsmanagement suchst, rechne den Aufwand für mehrere Systeme mit ein. Mehr zur Auswahl einer Lösung für kleine Betriebe findest Du im Beitrag über eine Zeiterfassungs-App für Kleinbetriebe. Tarifdetails stehen auf der clockin-Website.

Vergleich der 10 besten Apps zur Zeiterfassung

Lösung	Kernfunktionen	Besonderheit & Qualität	Zielgruppe	Preis & Mehrwert
🏆 Craftivo	Angebote, Rechnungen, Planung, Zeiterfassung, Baustellendoku & Kommunikation	★ Gemeinsamer Projektstand; ✨ KI-Angebote aus Freitext oder GAEB	👥 Handwerksbetriebe von kleinen Teams bis mehreren Kolonnen	💰 59–179 €/Monat; jährlich ab 39 €/Monat. 14 Tage testen
Clockodo	Arbeits- und Projektzeiten, Abwesenheiten, Auswertungen	★ Offline-App, API und Übergabe an Buchhaltung	👥 KMU und Solo-Selbstständige	💰 Gratis-Tarif für eine Person; weitere Tarife nutzerbasiert
timr	Arbeits- und Projektzeiten, Budgets, Fahrtenbuch	✨ Offline-Erfassung und optionale GPS-Dokumentation	👥 Mobile Teams mit Projekt- oder Fahrtenverwaltung	💰 Modulares Preismodell; 14 Tage testen
TimeTac	Arbeits-, Projekt- und Baustellenzeiten, Abwesenheiten	★ Kolonnenerfassung; ✨ Apps und optionale Terminals/NFC	👥 Handwerks- und Bauteams im Außeneinsatz	💰 Modulare Preise, oft auf Anfrage
Crewmeister	Zeiterfassung, Abwesenheiten, Überstunden, optional Schichtplanung	★ Schneller Einstieg; DATEV-Anbindung optional	👥 Kleine und mittlere Betriebe	💰 Niedriger Einstiegspreis; Zusatzkosten für Extras
Papershift	Zeiterfassung, Dienst- und Schichtplanung, Abwesenheiten	✨ Erfassung per App, Browser oder Terminal	👥 Gastronomie, Handel, Pflege und Dienstleistung	💰 Paketpreis abhängig von Umfang und Teamgröße
123erfasst (NEVARIS)	Zeiterfassung, Baustellendoku, Planung und Abwesenheiten	✨ Bau- und Handwerksmodule, optional Baulohn	👥 Bau- und Handwerksbetriebe	💰 Kostenlose Einstiegsstufen; Module beeinflussen den Preis
ZMI – People	Arbeitszeiten, Urlaub, Überstunden, Lohn- und DATEV-Exporte	★ DSGVO-Fokus und ISO-27001-Zertifizierung	👥 Unternehmen mit Lohnprozessen und Terminalbedarf	💰 Ab 1,16 € je Person/Monat; Ausstattung abhängig vom Paket
mite	Arbeits- und Projektzeiterfassung, Berichte und Exporte	★ Einfach und übersichtlich; ✨ deutsche Datenhaltung	👥 Kleine Teams, Agenturen und Freiberufler	💰 5 € je aktivem Nutzer/Monat inkl. MwSt.
clockin	Arbeits- und Projektzeiten, Baustellendoku, Checklisten	✨ Offline-Erfassung und KI-Funktionen	👥 Handwerk und Baugewerbe mit Außeneinsätzen	💰 Preis je nach Paket und Laufzeit; ggf. Plattformpauschale

Welche App passt zu Deinem Betrieb?

Für einen schlanken Einstieg sind mite oder Crewmeister einen Blick wert. mite konzentriert sich auf Arbeits- und Projektzeiten mit übersichtlichem Tarif. Crewmeister ergänzt Arbeitszeit und Abwesenheiten um optionale Schichtplanung und DATEV-Anbindung. Wenn Du Dich für eine der beiden Lösungen interessierst, prüfe im Test, wie schnell Mitarbeitende eine Zeit einem Auftrag oder einer Baustelle zuordnen können.

Stehen Offline-Nutzung, GPS und flexible Projektzeiten im Vordergrund, sind timr oder Clockodo interessant. TimeTac bietet mehrere Erfassungswege, darunter Kolonnenerfassung und optionale Hardware. Papershift verbindet Dienstplanung und Arbeitszeit, während ZMI – People zusätzliche Lohnprozesse und Terminals abdeckt. Bei diesen Systemen solltest Du die Paketgrenzen und Zusatzkosten genau abklären.

123erfasst ist eine naheliegende Option, wenn Baustellendokumentation, Personal und Bauprozesse zusammengehören sollen. clockin passt, wenn Du mobile Zeiten mit Fotos, Notizen und Checklisten verbinden willst. Die passende Wahl hängt nicht nur davon ab, welche Funktionen auf einer Liste stehen. Entscheidend ist, ob Deine Monteure sie vor Ort tatsächlich nutzen und das Büro die Daten anschließend ohne doppelte Eingabe weiterverarbeiten kann.

Craftivo ist passend, wenn Dein Betrieb neben der Zeiterfassung auch Angebote, Rechnungen, Plantafel und Baustellendokumentation in einem System führen möchte. Die Einträge bleiben am Projekt, sodass Büro und Baustelle auf denselben Stand zugreifen können. Das ist besonders nützlich, wenn heute Zeitbuchungen, Fotos und Absprachen über verschiedene Kanäle verteilt sind.

Prüfe vor der Einführung diese Punkte:

• GPS: Muss der Standort bei einer Zeitbuchung dokumentiert werden, und ist das für Deinen Ablauf sinnvoll?
• Offline-Nutzung: Lassen sich Zeiten bei schlechtem Empfang erfassen und später synchronisieren?
• Nachweise: Kannst Du Korrekturen nachvollziehen und freigeben lassen?
• Buchhaltung: Erfüllt der Export Deine DATEV- oder sonstigen Lohnanforderungen, und ist er im Tarif enthalten?
• Kosten: Was kosten zusätzliche Nutzer, Module, Terminals oder Plattformpauschalen?

Die rechtliche Grundlage solltest Du ebenfalls kennen. Am 13. September 2022 stellte das Bundesarbeitsgericht im Verfahren 1 ABR 22/21 klar, dass Arbeitgeber in Deutschland grundsätzlich Arbeitszeiten systematisch erfassen müssen. Das Gericht leitete die Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz ab; Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit müssen dabei besonders erfasst werden. Die frühere Regelung des § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz verlangte nur Aufzeichnungen über die werktägliche Höchstarbeitszeit hinaus. Schon im Mai 2019 hatte der Europäische Gerichtshof eine objektive, verlässliche und zugängliche Zeiterfassung gefordert. Die FAQ des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales zur Arbeitszeiterfassung erläutern den deutschen Hintergrund.

Die Arbeitszeitregeln sind auch für den Alltag relevant. Grundsätzlich gilt eine werktägliche Höchstarbeitszeit von acht Stunden. Unter bestimmten Voraussetzungen ist eine Verlängerung auf bis zu zehn Stunden möglich, wenn der Durchschnitt innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen wieder höchstens acht Stunden werktäglich beträgt. Nach dem Ende der täglichen Arbeitszeit ist außerdem eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden einzuhalten. Wenn eine SHK-Kolonne am Dienstag um 7:00 Uhr startet und um 18:00 Uhr endet, muss der Betrieb Arbeitszeit und Pause sauber prüfen. Ein neuer Start am Mittwoch um 5:00 Uhr würde die Ruhezeit unterschreiten. Eine App ersetzt keine arbeitsrechtliche Prüfung, kann aber helfen, tatsächliche Zeiten und mögliche Warnsignale sichtbar zu machen. Den Gesetzestext zum Arbeitszeitgesetz findest Du online.

Unternehmen müssen außerdem die praktische Einführung mitdenken. In einer repräsentativen Bitkom-Research-Befragung unter 602 Unternehmen ab 20 Beschäftigten gaben 74 % an, Arbeitszeiten zu erfassen; weitere 21 % planten die Einführung 2025. Unter den bereits erfassenden Unternehmen nutzten 18 % eine Smartphone-App und 31 % computerbasierte elektronische Systeme. Die Erhebung zeigt auch, dass 16 % weiterhin Excel und 13 % handschriftliche Stundenzettel verwendeten. Bitkom beschreibt die Ergebnisse zur Arbeitszeiterfassung in Unternehmen.

Die Einführung kann trotzdem Aufwand machen. In einer repräsentativen Bitkom-Research-Erhebung unter 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten berichteten 66 % von erheblichem finanziellem und administrativem Mehraufwand. 59 % hielten eine genaue Erfassung in der Praxis für schwer umsetzbar, und 60 % sahen die Einführung durch fehlende oder unklare gesetzliche Konkretisierung erschwert. Die Bitkom-Erhebung zum Mehraufwand bei der Arbeitszeiterfassung macht deutlich, warum einfache Buchungen, geregelte Korrekturen und ein klarer Export wichtig sind.

Starte nicht mit allen Baustellen gleichzeitig. Nimm ein echtes Projekt, etwa das Angebot für ein Mehrfamilienhaus, und teste die App mit einer Kolonne. Lass die Mitarbeitenden Arbeitsbeginn, Ende, Pausen und Projektzuordnung erfassen. Prüfe danach im Büro, ob die Daten verständlich sind und sich für Nachkalkulation und Abrechnung nutzen lassen. Informiere Dich über Craftivos Funktionen und Preise, bevor Du entscheidest, welche Abläufe Du zusammenführen möchtest.

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Craftivo verbindet mobile Zeiterfassung mit Projekten, Angeboten, Rechnungen, Einsatzplanung und Baustellendokumentation. Teste Craftivo 14 Tage kostenlos und prüfe den Ablauf mit einer echten Kolonne und einem laufenden Auftrag.